A virada de ano é um momento propício para estabelecer novas metas. Para as empresas, organizar o e-mail deve fazer parte das prioridades.
A gente sabe que manter a caixa de e-mails em ordem nem sempre é fácil. Com a correria do dia a dia, falta tempo para se dedicar à organização de um volume grande de mensagens recebidas.
No entanto, saiba que isso é fundamental para as equipes.
A seguir, vamos falar um pouquinho mais sobre a importância dessa organização e oferecer dicas que vão facilitar a sua vida. Confira!
Entenda a importância de organizar o e-mail
No mundo dos negócios, o e-mail é um dos meios de comunicação mais usados. Por isso, o fluxo de mensagens costuma ser intenso, não é mesmo?
Sendo assim, não deixe a tarefa de organizar o e-mail para depois, pois ela vai facilitar a sua rotina de trabalho.
Você evita perder tempo buscando as informações que precisa, melhora a comunicação com a equipe e os clientes, aumenta a sua produtividade e não corre o risco de deixar um e-mail importante passar batido.
Portanto, organizar o e-mail corporativo é algo que você não deve encarar como mais uma obrigação.
Ao adotar os processos adequados, você só vai se beneficiar. Sem contar que, depois de um tempo, tais processos se tornam automáticos, fazendo suas horas de trabalho renderem muito mais.
Como organizar o e-mail de forma simples
1. Reserve um momento para ler e responder e-mails
Para não deixar as mensagens acumularem, separe um tempo no seu dia apenas para ler e responder e-mails. É um hábito que vai tornar seu dia mais tranquilo, já que você fica a par de tudo o que está acontecendo.
Quem tem um fluxo muito intenso na caixa de entrada pode fazer isso duas vezes por dia, pela manhã e depois do almoço, por exemplo.
2. Priorize os assuntos urgentes
Uma regra na hora de organizar o e-mail é não deixar para responder as mensagens importantes depois. O que você sabe que é prioridade deve ser resolvido o quanto antes.
Além de facilitar o seu próprio trabalho, isso é positivo para o seu relacionamento com a equipe, clientes e parceiros.
3. Categorize os e-mails
Sabe o que vai te ajudar de verdade a organizar o e-mail? Criar categorias de classificação para as mensagens. Você pode, por exemplo, separá-los de acordo com a prioridade, frentes de trabalho, projetos, etc.
Outra sugestão é agrupar os e-mails que dependem de alguém para serem respondidos ou que valem a pena ser salvos para consultas futuras. Porém, vale dizer que é você que precisa definir a melhor maneira de categorizá-los.
4. Defina prazos para as respostas
Responder e-mails em até 24 horas é uma das regras de ouro. Se você demora muito mais dar uma resposta, pode passar uma impressão de descaso ou até de desorganização.
Portanto, estabeleça prazos para responder às mensagens de acordo com o grau de urgência de cada uma delas. Isso vai ajudar você a não deixar nada para trás.
5. Faça uma faxina de vez em quando
Limpar a sua caixa com certa frequência também é um processo importante para organizar o e-mail. Afinal, não tem por que guardar todas as mensagens. Além disso, é uma forma de desocupar espaço na sua conta.
Tente parar uma vez por mês para fazer essa faxina. E saiba que esse trabalho pode ser adiantado a partir da categorização, separando os e-mails que possivelmente serão excluídos daqui um tempo.
6. Use as ferramentas apropriadas
Fique sabendo que existem ferramentas especiais que ajudam a otimizar as suas rotinas e organizar o e-mail. Com a ajuda da inteligência artificial, elas funcionam como um assistente virtual.
Esse tipo de solução analisa seu histórico de e-mails, prioriza os mais importantes e direciona as mensagens para os lugares certos.
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