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21/mar
Cristina Cruz
Software de gestão: quando devo trocá-lo?

Em um organismo, cabe ao cérebro ser o grande responsável por obter, armazenar, processar e distribuir todos os dados e funções para a saúde e desenvolvimento daquele ser vivo. Essa realidade pode ser aplicada a uma empresa moderna, na qual seu Sistema de Gestão Empresarial (ERP) pode ser, metaforicamente, classificado como o grande órgão que comanda a rotina produtiva daquele negócio.

Grandes corporações estão sempre atrás do desenvolvimento. Por trás desse patamar progressivo de evolução, é essencial ter uma tecnologia de gestão moderna e coerente com a realidade da empresa. Usar um bom ERP é essencial para que se atinja todas as potencialidades competitivas.

Uma média ou grande empresa possui uma série de processos divididos por departamentos muito bem definidos. Um bom sistema é o responsável por transformar todas essas fatias de produção em uma integrada e compartilhada fonte de informações processadas.

Existem incontáveis opções de sistemas no mercado, com soluções personalizadas para o porte e segmento de cada tipo de negócio. Todas as características que envolvem uma companhia devem ser respeitadas no momento da escolha da ferramenta de TI mais adequada. Caso contrário, o resultado prático é uma perda gigantesca de produtividade e, consequentemente, de lucro.

No entanto, colocada a importância de trabalhar com um software eficiente, é comum surgir um dilema na mente dos gestores: devo trocar ou atualizar meu atual  sistema?

Por um lado, fechar um contrato com novo servidor pode significar uma inovação sem precedentes na história da empresa, aumentando significativamente suas potencialidades. Por outro, exige investimentos financeiros consideráveis, tempo de adaptação e capacitação da equipe.

É justamente a necessidade desse planejamento estratégico, somada aos substanciais aportes financeiros demandados, que faz com que muitos administradores optem por continuar com seus sistemas antigos, promovendo atualizações esporádicas em suas funções, sem classificar os reais efeitos em toda a cadeia produtiva daquele negócio.

Contudo, como saber avaliar com coerência todo o cenário tecnológico que envolve sua corporação para decidir a diretriz mais viável, aliando gastos com efetividade? Confira um roteiro de quatro etapas que vão garantir a melhor escolha possível:

Análise das funcionalidades

Para avaliar a competência de qualquer ferramenta de TI, é necessário destrinchar todas as suas funcionalidades. Ou seja, contrabalancear o que o sistema se propõe a fazer e o que ele é capaz de executar na prática. O primeiro passo é conhecer, de fato, todos os recursos disponibilizados por aquele ERP. Isso pode ser feito em um contato direto com fornecedores ou por meio do próprio manuseio diário do programa.

Colhidos todos os componentes do software, é hora de voltar os olhos à sua real aplicação dentro da empresa. É fundamental, portanto, montar um documento que explicita a rotina produtiva da corporação, catalogando quais processos corporativos dependem, parcial ou integralmente, da existência daquela tecnologia. Nesse momento, o auxílio dos chefes departamentais é de grande importância para uma análise efetiva.

Por fim, é o momento de identificar quais são as deficiências e limitações do sistema. Em outras palavras, descobrir os processos executados pela ferramenta que não conseguem cumprir ao que ela se propõe. Além dessa análise qualitativa, é preciso interpretar quais as técnicas utilizadas no dia a dia da companhia ainda não são contempladas pelo sistema, reunindo os métodos feitos manualmente ou de forma rudimentar. Isso permite identificar o que pode ser altamente otimizado com a implementação de novos recursos computacionais.

Descobrindo as atualizações

Finalizada a primeira etapa de análise, o gestor tem plena noção do que precisa ser melhorado no sistema. Agora é o momento de se reunir com parceiros para que se encontre os problemas, e, consequentemente, as soluções viáveis e mais eficientes.

Um bom software possui durabilidade. Ou seja, é naturalmente flexível e possível de ser remodelado diante da singularidade de cada negócio. Já os sistemas obsoletos, quase sempre, são limitados diante do rápido desenvolvimento tecnológico e corporativo, pois não conseguem acrescentar complementos eficientes.  

Um hábil ERP é aquele inteiramente modelado para atender às especificidades culturais e produtivas da empresa. Quando essa realidade é invertida, no qual cabe à corporação o papel de se modificar radicalmente para fazer uso da ferramenta, há uma escolha claramente equivocada.  

Portanto, o fornecedor tem o dever de apontar, de maneira transparente, até que ponto é capaz de oferecer atualizações que realmente se configurem como soluções a curto, médio e longo prazo para as pretensões corporativas. Só assim será possível classificar a eficiência daquela parceria.

Calculando o custo-benefício

Assim que um gestor tiver em mãos o resultado das funcionalidades do ERP e até que ponto elas podem ser aprimoradas, é a hora de passar o diagnóstico para o campo financeiro, considerando todo o valor acarretado pela utilização do seu atual sistema. Isso é fundamental para definir seu custo benefício. Essa etapa deve começar pela definição dos gastos regulares de utilização, provenientes de sua aquisição, instalação, manutenção e atualização.

O próximo fator de análise gera mais tempo e cuidado. Com a lista de toda a aplicação do software na cadeia produtiva da corporação, é o momento de calcular quanto o seu uso gera de lucro prático em cada processo. Por exemplo: quanto o programa proporciona de economia (de mão de obra, tempo etc) no processo de organização do estoque de uma grande rede de varejo?

Dadas as respostas, é hora de constatar o que a companhia tem de prejuízo com as limitações do sistema. Ou seja, definir qual a perda de receita obtida nos métodos ainda realizados manualmente ou por meio de uma tecnologia ultrapassada. É fundamental incluir no diagnóstico não apenas os processos maiores. Afinal, um sistema pode se tornar uma opção inviável justamente por não contemplar os detalhes e as especificidades de um grande empreendimento.

Retorno sobre Investimento

Nesta última fase, um gestor ou especialista em TI já conhece inteiramente a utilização do ERP, até que ponto seu uso pode ser aprimorado e o que ele gera de custos e ganhos financeiros para a empresa. A fase derradeira objetiva descobrir novas soluções no mercado e comparar suas efetividades com aquela proporcionada pelo atual sistema.

É fundamental fazer pesquisas, conversar com outros gestores e, sobretudo, conhecer melhor os inúmeros produtos disponíveis. É preciso se atentar para o histórico desses desenvolvedores no mercado de TI, evitando parcerias com empresas incapazes de fazer o que cumprem. Depois de selecionar as melhores opções, deves ser feito um Retorno sobre Investimento (ROI).

Essa metodologia permitirá descobrir o que a mudança de software vai gerar de benefícios para aquele negócio, calculando seus custos e ganhos para justificar a necessidade do investimento. Todos os gastos da aquisição devem ser levados em conta, como manutenção, atualizações, estrutura demandada, capacitação dos colaboradores e perdas ocasionadas no período de adaptação.

Esses custos devem, então, ser comparados aos potenciais ganhos gerados com a nova ferramenta. Com esse balanço quantificado de gastos e lucros, será possível obter a resposta se é mais eficiente manter o atual sistema ou investir em um novo.

Depois deste artigo, ficou mais fácil descobrir se o ERP utilizado em sua empresa precisa ser totalmente modificado ou apenas atualizado periodicamente, não é mesmo? Não se esqueça de deixar um comentário, compartilhando um pouco de sua experiência na utilização de softwares de gestão.

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