Os documentos de uma empresa sempre foram um termômetro interessante para checar a saúde das operações.
Se tudo estivesse organizado, a empresa ia bem, caso contrário, ia mal. Nesse sentido, é importante entender como arquivar documentos de funcionários.
Afinal, esse arquivamento faz parte da noção de gestão de arquivos, algo que é tão crucial hoje em dia.
Diante do universo digital e das demandas online, é preciso saber como garantir o cuidado com os dados e documentos para assegurar a continuidade da organização.
Então, entenda melhor como organizar os documentos de uma empresa e o que priorizar nesse assunto.
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Qual é a importância de arquivar os documentos dos funcionários?
Primeiro, vamos começar discorrendo sobre a importância de saber como arquivar documentos de funcionários.
O arquivamento consiste em catalogar certos documentos e levá-los a um local seguro, mais protegido e de acesso controlado.
Em alguns casos, é possível tornar os arquivos inacessíveis até que eles sejam requeridos novamente.
Essa ação está integrada à gestão de arquivos, uma área que se tornou maior nos últimos anos — na medida em que se discute mais questões de segurança e proteção de dados.
Ou seja, as empresas estão integrando à sua administração a preocupação com os documentos, com os arquivos, visto que precisam se manter saudáveis e consistentes. Esse cuidado é imprescindível para pensar o negócio a longo prazo.
Vamos então aos vários pontos que demonstram a importância de entender como arquivar documentos de funcionários. Detalharemos cada um para melhor compreensão.
Prevenção de perdas
Um dos principais argumentos a favor do arquivamento seguro de documentos é a prevenção de perdas.
Documentos importantes são manipulados por muitas pessoas e transitam muito nas empresas, então o risco de perda é sempre muito alto.
Quanto mais sensível o documento, maior é o impacto dessas perdas.
No caso de documentos físicos, é ainda mais fácil perder, pois os papéis podem desaparecer, ser derrubados em algum lugar, cair de pastas, etc.
Já no caso dos digitalizados, pode haver exclusão acidental ou até invasão de algum hacker.
Nesse sentido, o arquivamento consiste em levar os dados a um local mais protegido, mais robusto, com uma lógica elaborada de controle de acesso. Assim, é possível evitar essas perdas — e os esforços urgentes em busca de recuperação depois.
Prevenção de custos
Perder documentos importantes rende uma série de custos excedentes, algo que não é interessante nem vantajoso para a empresa. São gastos inesperados, que não constam no planejamento e que podem se tornar algo maior em um efeito dominó.
Por isso, o arquivamento ajuda as empresas a se manterem organizadas financeiramente, com a prevenção de grandes problemas com os dados.
Produtividade
Um dos pontos do arquivamento de documentos é o controle maior de acesso. Essa é uma via de mão dupla que reforça a segurança e, também, a produtividade.
Uma vez que só os autorizados têm acesso a dados importantes, é possível garantir que eles tenham os dados sempre que precisam. Da mesma forma, é viável assegurar que nenhum mal-intencionado interfira nessa lógica.
Com isso, a empresa otimiza os indicadores de produtividade e consegue realizar mais tarefas em menos tempo. A partir desse ótimo desempenho, é possível suprir mais demandas e expandir o negócio.
Acessibilidade
Como falamos: dados arquivados estão sempre acessíveis, apesar de que a lógica requer que eles sejam colocados em locais mais distantes, separados.
Vale lembrar: a noção de arquivamento é como isolar os documentos e torná-los indisponíveis em um primeiro momento.
Contudo, isso se torna justamente uma mola propulsora para facilitar a busca por esses dados, já que se sabe exatamente onde eles estão.
Mobilidade no acesso
Má soluções de arquivamento, como a computação em nuvem e o armazenamento em nuvem, que se destacam por melhorar a mobilidade do acesso.
Ou seja, os documentos estarão facilmente acessíveis independentemente do dispositivo utilizado.
Essa facilidade permite que a empresa consiga compartilhar arquivos com maior facilidade, bem como encontrar os arquivos em qualquer momento.
Em casos de trabalho remoto e de empresas com setores descentralizados, isso é uma ótima forma de aprimorar as operações.
Cumprimento das obrigações legais
Como falamos, a gestão de arquivos se tornou crucial com o tempo por causa das obrigações legais e das legislações de proteção de dados.
Então, um dos motivos para entender como arquivar documentos de funcionários é justamente se manter em dia com essas leis. A gestão segura e consciente, que sabe onde os documentos estão e controla o acesso a eles, permite administrar bem o compliance.
Um dos pontos é justamente a visibilidade.
A empresa sabe tudo sobre seus documentos, bem como consegue controlar o ciclo de vida. Caso precise apagá-los, será mais fácil. Poderá evitar perdas e ataques virtuais. Isso tudo rende uma imagem melhor diante dos órgãos de fiscalização.
Expansão fácil
Uma das preocupações de uma organização antes de expandir as operações é justamente o gerenciamento dos arquivos e dos dados.
Com o arquivamento seguro, torna-se viável expandir com mais facilidade, crescer para novas oportunidades, bem como assimilar e unir-se com outras empresas.
A lógica mais organizada da gestão permite migrar arquivos com tranquilidade, sem correr o risco de perder nada ou de interromper a normalidade das operações.
Segurança
Vale a pena frisar mais uma vez esse ponto. O controle do arquivamento de documentos é fundamental para reforçar a proteção e a segurança, de modo a garantir disponibilidade e controle de acesso.
Assim, em outras palavras, a empresa desenvolve um cuidado contra ataques virtuais, bloqueio de dados, criptografia executada por mal-intencionados e outras questões.
A organização se mantém saudável e consistente por mais tempo e consegue, portanto, melhores resultados.
Integridade
Antes de fechar, vale destacar o foco em integridade. O arquivamento dos documentos de funcionários é crucial para garantir que os dados se mantenham íntegros, em boa qualidade, claros e perfeitos para o uso.
Como arquivar documentos de funcionários?
Veremos agora as melhores dicas de como arquivar documentos de funcionários. Acompanhe.
Digitalize os documentos
Uma dica muito importante nesse sentido é usar a digitalização. Essa estratégia, como o nome já indica, consiste em levar os arquivos para sistemas e para centrais digitais, de modo a assegurar uma melhor gestão do que se tem com arquivos físicos.
Nas versões digitais, é possível controlar melhor a localização, a acessibilidade, as autorizações de acesso, questões de backup e muito mais.
Além disso, torna-se mais fácil integrar os arquivos, torná-los disponíveis a mais pessoas, independentemente do local de acesso, etc.
Utilize sistemas centrais de organização
Falando em integração, nossa próxima dica tem a ver com isso. É importante adotar sistemas que centralizem a organização dos documentos, pois eles diminuem a dificuldade envolvida na gestão.
Imagine, por exemplo, uma coordenação de arquivos dispersos. É muito mais complexo gerenciar a segurança, a disponibilidade e mais. Por outro lado, com a centralização e a integração, torna-se mais fácil gerenciar tudo a partir de um controle mais estrito.
Invista em sistemas de nuvem
Outra dica de ouro é a adoção de sistemas na nuvem. A computação na cloud serve justamente para ajudar nesse sentido, uma vez que permite armazenar os documentos em servidores descentralizados, disponíveis por acesso remoto.
A nuvem facilita na gestão da segurança desses arquivos, no controle da disponibilidade, no controle de monitoramento do ciclo de vida e muito mais.
Ou seja, a cloud permite desenvolver uma maturidade maior no trato dos documentos, o que é essencial para melhoria dos resultados e prevenção de problemas.
Organize os documentos por categorias
Na gestão da documentação, uma boa tática é separar os arquivos por categorias, de acordo com similaridades e características principais.
Nesse sentido, é necessário ponderar sobre a lógica de organização que será usada. A empresa pode definir uma categorização por data de criação, por exemplo, ou por setor. Tudo depende da forma como já se gerencia atualmente os arquivos.
Vale também pensar em uma hierarquia de documentos de acordo com o nível de importância e com o risco associado com a perda deles. Isso gera uma autoconsciência maior que eleva a segurança.
Observe as datas de arquivamento
Um importante fator a se pensar é a administração das datas de arquivamento.
Ou seja, quando exatamente a organização vai realizar esse isolamento dos documentos, considerando o uso deles, a importância, a sensibilidade de segurança e muitos outros fatores.
Promova o envolvimento da equipe no processo
É imprescindível integrar a equipe em todo o processo de gestão e arquivamento dos dados. Pode ser interessante até mesmo ter um time específico para isso, que ajude a coordenar a digitalização, a definição dos prazos e muito mais.
Dessa forma, reduzem-se os erros e garante-se maior precisão.
Todos os membros da organização devem saber exatamente como se dá a gestão de documentos, com transparência e visibilidade. Ao entender as políticas, todos podem cooperar para que os objetivos sejam alcançados.
Durante quanto tempo é necessário arquivar documentos de funcionários?
Agora, vamos reforçar o que já falamos sobre como arquivar documentos de funcionários, vamos analisar o armazenamento por tipo de arquivo.
Arquivar por 2 anos
Documentos como pedidos de demissão são arquivados geralmente por 2 anos. É um período mais curto, que envolve arquivos mais recorrentes.
Arquivar por 3 anos
Nesse período pode-se encaixar o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) e outros documentos similares.
Arquivar por 5 anos
Documentos menos importantes e que podem permanecer por mais tempo isolados. Recibos de pagamento, atestados médicos, documentos sindicais e outros.
Arquivar de 5 a 10 anos
Aqui, se encaixam os documentos referentes a questões de INSS e de impostos federais.
Arquivar por 10 anos
Aqui, temos alguns documentos relacionados com salários e outros.
Arquivar por 20 anos
Neste período, podemos mencionar os exames dos funcionários, programas de prevenção de riscos ambientais e muito mais.
Arquivar por 30 anos
Aqui, pode-se encaixar os documentos referentes ao FGTS.
Sem prazo definido de arquivamento
Nesse caso, é bom arquivar documentos como contratos de trabalho e documentos de inspeção do trabalho, etc.
Por que arquivar os documentos dos funcionários na nuvem?
Agora que você já entendeu como arquivar documentos de funcionários, vamos avançar para entender por que fazer isso com a nuvem.
Já introduzimos a cloud computing neste conteúdo. Trata-se de uma solução que aloca servidores descentralizados para funcionar como uma extensão do poder computacional de uma empresa.
No caso do nosso escopo aqui, nos importa pensar no armazenamento. Servidores remotos são conectados para fornecer maior espaço em disco — uma quantidade personalizável, de acordo com o que a empresa precisa.
A grande vantagem é ter a possibilidade de proteger melhor os documentos, com um controle de acesso e de prazos mais inteligentes.
Ou seja, a cloud implementa uma série de mecanismos interessantes para oferecer visibilidade, transparência, confiabilidade e muitos outros pontos.
Há soluções de backups automatizadas, criptografia, monitoramento constante, redundância de servidores e muito mais. Além disso, é possível contar com poderosos recursos de recuperação em casos de incidentes.
Tudo é pensado para oferecer o máximo de proteção e cobertura para as organizações, mesmo diante dos possíveis riscos.
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Conclusão
Como foi analisado a fundo neste conteúdo, é essencial compreender como arquivar documentos de funcionários e saber como fazer isso.
A compreensão vai além dos documentos em si e busca entender a importância de uma gestão de arquivos segura e consciente.
Nesse sentido, é preciso se atentar a dicas principais, como a digitalização de documentos, o uso da computação em nuvem, o arquivamento dentro da lógica de prazos por documento, etc.
