Artigos Algar Telecom | 14 de novembro de 2017

Seis dicas de Excel para o controle financeiro da sua MPE

Tempo de leitura: 5 minutos

Os dados catalogados em linhas e colunas fazem parte da rotina de qualquer empreendedor, numa verdadeira relação de amor e ódio com esse recurso. Mas quanto mais houver afinidade com as planilhas, mais o negócio estará propenso a se desenvolver, pois são artifícios capazes de reunir as informações essenciais para organizar e manter as contas no azul.

São ferramentas de enorme utilidade para qualquer segmento de atuação, principalmente em empreendimentos menores ou ainda em fase de desenvolvimento, cujo volume de dados encontra-se a um nível que permite ser gerido sem a necessidade de sistemas de automação complexos e especializados.

Quando se fala em planilhas, a denominação Excel vem logo à cabeça. O software da Microsoft é quase um sinônimo de uma boa organização sistêmica de dados, tendo se transformado na ferramenta mais completa e de mais fácil acesso para os usuários de computador. A sua flexibilidade, no sentido de propiciar a organização de levantamentos simples a conteúdos extremamente detalhados, o transforma em uma alternativa barata e bastante útil para o ambiente corporativo.

As possibilidades de sua aplicação podem ser consideradas ilimitadas, por meio de seus recursos altamente adaptáveis às características de cada negócio. Gráficos, tabelas, além de templates prontos e gratuitos disponíveis, são alguns dos itens que o transformaram em um facilitador da rotina de negócios espalhados em todo o mundo.

A evolução do Excel com o Office 365

O Excel tornou-se ainda mais indispensável no ambiente corporativo após ganhar mais recursos e eficiência com o surgimento da inovadora tecnologia de armazenamento em nuvem e acesso remoto do Office 365. Trata-se de uma versão do pacote Office capaz de ser gerida e compartilhada inteiramente online, dispensando qualquer tipo de instalação, com fácil acesso e capaz de gerar o compartilhamento instantâneo dos dados. Tudo isso a um preço baixo diante de sua pluralidade de benefícios.

O seu objetivo é disponibilizar um ambiente virtual de produção coletiva, no qual todos os colaboradores são capazes de contribuir, ao mesmo tempo, com suas produções, seja do escritório ou até mesmo de casa, com 1 terabyte disponível para cada usuário.

Uma de suas várias vantagens é garantir o acesso das informações a qualquer aparelho conectado à internet, seja por meio de computadores ou dispositivos mobile, o que o faz extremamente vantajoso para processos realizados em equipe, pois unifica as pessoas em tempo integral. Outro aspecto positivo é sua variedade de planos, que se adaptam ao contexto de cada empreendimento.

A Algar Telecom, por meio de parceria com a Microsoft, oferece todos os recursos do Office 365 para empresas de diferentes portes, com atendimento personalizado para fazer o desempenho corporativo cada vez mais organizado e rentável.

Veja alguns modelos de planilhas para o Excel essenciais para controlar as finanças de todos os tipos de empreendimento, com dicas de onde encontrar modelos prontos ou aprofundar um pouco mais o conhecimento sobre cada um deles:

office 365

Plano de negócios

Essa planilha é o pontapé inicial de um negócio, pois deve ser desenvolvida ainda durante a fase no qual o empreendedor almeja colocar em prática o desenvolvimento de uma ideia, diminuindo riscos de prejuízos nos primeiros meses.

Ela servirá para se obter uma visão geral de todo o contexto de atuação daquele novo empreendimento, como o segmento de mercado, as finanças, público-alvo, metas, serviços, processo operacional, produtos oferecidos, fornecedores, concorrentes, possibilidade de investimento, marketing, funcionários, entre tantos outros pontos fundamentais a serem estudados e planejados.

Fluxo de caixa

Planilha de fluxo de caixa é uma ferramenta importante para todos os segmentos, pois registra e controla a movimentação financeira em um determinado período de tempo, levando em conta a entrada e saída de recursos. Nela, devem constar, integralmente, as receitas e despesas geradas em toda a cadeia produtiva do negócio. Sua implementação permite compreender se o saldo (seja no mês, bimestre, semestre ou demais períodos analisados) foi positivo ou negativo.

Por se tratar de um elemento básico para todos os negócios, existem vários modelos na internet desenvolvidos para atender micro e pequenas empresas, prontos e gratuitos.

Modelo de contas

Este modelo precisa ser separado em duas abas distintas. A primeira é “Contas a Pagar”, o que permite reconhecer e controlar todas as saídas financeiras. Além de saber quanto um negócio está gastando, permite diferenciar os custos essenciais dos supérfluos.

A segunda aba, por sua vez, é um modelo de “Contas a Receber”, o que apresenta o demonstrativo de toda a receita que entrou e está prevista para integrar o caixa no futuro. O seu uso é importante para descobrir o quanto de dinheiro a empresa está recebendo, controlando possíveis inadimplentes e tendo subsídios para descobrir o lucro real e líquido da produção.  

Planilha de Diagnóstico Organizacional

O Diagnóstico Organizacional é um levantamento sistêmico que permite analisar todos os panoramas de uma empresa. Toda a situação em que o empreendimento se encontra é analisada, como caixa, mercado, lucro etc. Isto possibilita subsídios para olhar de forma mais articulada para o negócio, o que fornece condições de correção de falhas e potencialização de acertos.  

A planilha pode ser feita em um esquema de perguntas e respostas, abordando as principais áreas da empresa, como estratégias, metas, operações, marketing, recursos humanos, entre outras. As respostas darão um indicador preciso sobre a realidade daquele negócio, o que também poderá indicar o grau de maturidade organizacional.

Análise Swot

Análise Swot é uma popular ferramenta de gestão estratégica. Consiste em analisar a realidade da empresa com base nos ambientes interno e externo. Entre suas vantagens, destacam-se a simplicidade e a capacidade de ser aplicada a qualquer tipo de segmento.

A análise ambiental é feita por meio de um quadro que analisa quatro aspectos: forças e fraquezas na perspectiva interna; e oportunidades e ameaças no âmbito externo. Esta planilha pode ser facilmente elaborada sem a necessidade de profundos conhecimentos no Excel. No entanto, para quem quiser praticidade, pode fazer uso dos inúmeros modelos prontos e gratuitos disponíveis na rede.  

Planilhas de Gestão de Pessoas

Os bons administradores sabem que gozar de finanças saudáveis é consequência de uma boa gestão de pessoas, que são os agentes produtivos. Nesse aspecto, as planilhas podem ser de grande ajuda para organizar a situação dos funcionários, desde o respeito aos seus direitos trabalhistas (férias, 13º, FGTS, entre outros) até elaborar organogramas e esquemas de treinamento.

Quem quer ajuda na gestão dos elementos humanos que compõem seu empreendimento pode utilizar as planilhas elaboradas pelo Sebrae. São oito modelos gratuitos para download, englobando temas como matriz de responsabilidade e instrução de tarefas.

E você, empreendedor, tem utilizado todos os recursos oferecidos pelo Excel para alavancar o seu negócio? Depois dessas dicas, ficou muito mais fácil ser amigo das planilhas, não é mesmo? Ainda mais com ferramentas tão incríveis quanto o Office 365. Quer conhecer os produtos da Algar Telecom para sua MPE? Acesse:  https://compre.algartelecom.com.br/ ou agende uma visita com nossos consultores.

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