Artigos Algar Telecom | 19 de dezembro de 2017

Feriados de final de ano: dicas para preparar o recesso dos funcionários

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A semana entre o Natal e o Ano Novo é tradicionalmente conhecida por ser um tempo de confraternizações e comemorações familiares, além de ser um período de fluxo reduzido nos empreendimentos comerciais e na prestação de serviços. Nessa época do ano, empreendedores e colaboradores, naturalmente, desejam ter um tempo livre para participar de todas as confraternizações e estar com os seus familiares. Porém, isso pode não ser plenamente possível, visto que, mesmo no final do ano, com a chegada de datas especiais, as demandas de trabalho não cessam.

Em contrapartida, se houver um bom planejamento e uma negociação que seja benéfica para empresas e funcionários, a prática do recesso ou das férias coletivas pode ser uma decisão acertada. Alguns dias de pausa para a equipe podem ser benéficos em razão de três fatores: i) neste período, os colaboradores podem descansar o corpo e a mente e voltar mais produtivos, motivados e energizados para o início do ano; ii) esta é uma época em que, geralmente, os clientes e parceiros também ficam ausentes. Por isso, não havendo um grande fluxo de clientes, pode ser uma má ideia manter os funcionários trabalhando no estabelecimento, já que a rotina e as demandas irão desacelerar de qualquer forma; iii) por fim, o recesso garantirá uma boa economia nas despesas gerais da empresa. O não funcionamento do estabelecimento por uma semana propicia diminuição de gastos diários neste período, com um decréscimo nas contas de água, energia, telefone etc.

Nesse cenário, optar pelo recesso ou por férias coletivas pode ser uma estratégia vantajosa para determinadas empresas, principalmente as que sabidamente têm baixas demandas neste período do ano. Porém, antes de se preparar para este momento, o empresário precisa conhecer e optar por uma das opções mencionadas.

A diferença entre férias coletivas e recesso

As férias coletivas é o período de férias concedido pelo empregador aos seus funcionários e elas são regulamentadas em lei. Nas férias coletivas, todos os trabalhadores da empresa (ou todos os colaboradores de um setor) são contemplados. O período não pode ser menor do que 10 dias e deve ser comunicado aos colaboradores com, no mínimo, 15 dias de antecedência.

O recesso é um benefício aplicado pelo empregador e consiste em liberar os funcionários, pagando-os de forma integral pelo período. Nesse modelo, não ocorrem descontos, como nas férias coletivas, e não existe prejuízo algum para o funcionário. Os recessos partem de acordos internos, sendo menos burocráticos para se organizar. Como são mais flexíveis, não apresentam regulamento, tampouco período mínimo ou máximo. No recesso, o empresário pode combinar, também, horários especiais com os colaboradores, propondo um revezamento entre eles.

Conhecendo as duas opções existentes, o gestor deve se planejar para esta época de fechamento da empresa, seja ele total ou parcial. Por isso, lista-se, a seguir, 5 sugestões de como o gestor deve preparar sua empresa e seus funcionários para essa tradicional pausa no final do ano.  

1 – Faça um planejamento detalhado

Além de cuidar de todas as questões burocráticas envolvidas, no caso das férias coletivas, o gestor precisa analisar algumas questões na sua empresa e, a partir desses aspectos, realizar um planejamento minucioso. Dentre os pontos a serem observados, o empreendedor deve fazer um levantamento de quais serviços estão atrasados, quais são os projetos que estão em fase de conclusão e quais são os clientes ou fornecedores que pretendem entrar em contato no período de descanso.

Objetivando que, nesse cenário, não ocorram adversidades, deve-se realizar um planejamento com toda a equipe, com antecedência de, no mínimo, três meses antes do período do recesso, a fim de que haja tempo para resolver todas as questões pendentes em tempo hábil.

2 – Seja transparente

A comunicação entre o gestor e sua equipe deve ser direta, simples e transparente. Por isso, quando o assunto for as férias coletivas ou o recesso de final de ano, o empregador deve optar por uma conversa com todo o seu time, explicando detalhadamente a situação e os passos a serem dados. E-mails arbitrários, impondo já a decisão final, devem ser evitados. A melhor escolha é uma conversa direta e próxima, para que os colaboradores se sintam contemplados.

3 – Dê atenção aos setores problemáticos

O gestor deve fazer uma análise em todos os setores da empresa e delinear quais são os mais problemáticos nesta época de final de ano. A partir das informações obtidas, deverá solicitar atenção redobrada de sua equipe para que todos os prazos sejam cumpridos. Se a demanda de algum setor for muito maior do que dos demais, o administrador também pode realocar funcionários para colaborar com a área mais problemática, a fim de que todas as tarefas sejam finalizadas antes do recesso.

4 – Delegue tarefas de modo eficiente

Ao fazer o planejamento com toda a equipe, o administrador deve propor cronogramas direcionados a cada colaborador ou por setores, estipulando datas e horários a serem cumpridos, para que cada um execute suas tarefas pendentes. Nesse cenário, o gestor, na figura de líder, deve se colocar à disposição para sanar quaisquer dúvidas de sua equipe, além do andamento de todos os processos, para que o resultado final seja positivo e executado dentro do tempo previsto.

5 – Disponibilize a informação do recesso aos clientes e fornecedores

Assim que todas as questões anteriores estiverem solucionadas, com o planejamento pronto e funcionários cientes de suas tarefas, o gestor deve informar a seus clientes e fornecedores qual será o período do recesso ou qual será o horário especial de funcionamento.

Tanto clientes quanto parceiros precisam ter essa informação com, no mínimo, 40 dias de antecedência, para que possam se programar para o recesso da empresa. Ademais, deve-se, quando possível, solicitar aos clientes que adiantem suas demandas para que possam ser atendidos dentro do prazo, evitando futuros problemas.

Agora que você já sabe que o recesso de final de ano ou as férias coletivas nesse período são decisões benéficas à empresa, e que alguns cuidados precisam ser tomados antes que o período de descanso se inicie, você pretende utilizar algumas das estratégias mencionadas neste artigo? Já fez o planejamento de recesso deste ano? Conte mais sobre as suas experiências a respeito desse assunto na seção de comentários.

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