Gestão Algar Telecom | 2 de outubro de 2020

Conheça as ferramentas do Microsoft Office 365

Tempo de leitura: 5 minutos

Quase todas as pessoas que usaram um computador nos últimos trinta anos entraram em contato com as soluções de produtividade da Microsoft, como Word, Excel e PowerPoint. Com o surgimento de novas tecnologias, como a computação em nuvem, essas aplicações evoluíram e, agora, também podem ser utilizadas na modalidade de assinatura, solução conhecida como Microsoft Office 365.

Essa nova forma de utilizar essas ferramentas é especialmente interessante paras as empresas, uma vez que elas passam a desfrutar de importantes benefícios, como maior flexibilidade, escalabilidade e maior controle de custos.

Mas, afinal, é possível substituir todas as aplicações legadas pelo Microsoft Office 365? Quais ferramentas estão presentes nessa solução? Essas e outras respostas você encontra  a seguir!

O que é e quais os benefícios do Microsoft Office 365?

Lançado em 2001, o Microsoft Office 365 é uma versão baseada em nuvem do popular pacote de produtividade Microsoft Office.

Trata-se de um serviço baseado em assinatura. Ou seja, em vez de comprar uma cópia do pacote, com um número específico de licenças, por um custo elevado e único, os usuários pagam uma taxa de assinatura mensal para acessar o serviço em um nível de sua escolha.

Vale ressaltar que estão disponíveis diversas versões do Microsoft Office 365, divididos em três grandes grupos: para usuários domésticos, para empresas e para grandes empresas. Assim, você pode escolher a solução que atende à sua necessidade e obter um melhor custo-benefício.

As vantagens do Microsoft Office 365 são muitas, dentre as quais destacam-se:

  • Atualização constante: Com o modelo baseado em assinatura, os usuários sempre têm acesso à versão mais recente dos produtos contratados sem precisar pagar nada a mais por isso. A plataforma é atualizada frequentemente pela Microsoft. Por outro lado, os usuários de aplicações legadas precisam comprar uma nova cópia da última edição para poder usar os novos recursos.
  • Maior flexibilidade: O Microsoft Office 365 é uma solução baseada em nuvem, embora versões de desktop de seus aplicativos estejam disponíveis com certos planos. Dessa forma, ele pode ser acessado a partir de qualquer lugar, sem a necessidade de instalações e configurações, o que o torna ideal para trabalhos remotos, uma das fortes tendências do mercado de trabalho pós-COVID-19
  • Menos trabalho para a equipe de TI: Como já mencionado, a utilização do Office 365 não requer instalação e suas aplicações são atualizadas automaticamente pela própria Microsoft. Isso significa que os profissionais de TI não precisarão perder tempo realizando instalações sempre que houver uma nova versão ou precisar trocar um computador.
  • Escalabilidade: Com o Microsoft Office 365, você pode aumentar ou diminuir o número de assinaturas conforme a sua necessidade. Isso é um grande benefício principalmente para empresas que possuem picos de trabalho, durante os quais é preciso contratar profissionais temporários. No modelo de aplicações locais, muitas vezes, são adquiridas licenças que não são utilizadas durante a maior parte do tempo.

Quais as ferramentas do Microsoft Office 365?

O Microsoft Office 365 contém todos os principais aplicativos pressentes nas versões tradicionais do Office, incluindo Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote.

Além disso, dependendo do plano adquirido, também pode incluir outros aplicativos e serviços que otimizam a produtividade nas empresas, tais como Microsoft Teams, Publisher, Planner, OneDrive, Forms, Visio, To Do e Booking.

Conheça um pouco mais sobre cada um deles.

Microsoft Teams

O Teams é um produto de colaboração baseado em chat. Sua  principal função é facilitar o trabalho em equipe e promover a produtividade, com três áreas principais de funcionalidade; chat, gerenciamento de projetos e ampla integração com o Microsoft Office 365.

Além dos recursos de chat, o Teams possui ferramentas de colaboração, como compartilhamento de documentos, recursos úteis baseados em IA, como chatbots, e ferramentas de gerenciamento de projeto online, fornecendo um hub para equipes modernas trabalharem.

Sem dúvidas, essa é uma das ferramentas mais eficazes para empresas que desejam implementar e gerir rotinas de trabalho remoto.

Publisher

Em contraste com o Microsoft Word, onde o foco está na composição e revisão do texto, o Microsoft Publisher está focado no design e no layout das páginas.

Essa ferramenta pode ser usada para criar uma ampla variedade de publicações, de cartões de visita e calendários a boletins informativos e cartas comerciais.

O Publisher é uma das poucas aplicações que, apesar de fazer parte do Microsoft Office 365, somente pode ser utilizada localmente. 

Planner

O Microsoft Planner é uma ferramenta que oferece uma maneira simples e altamente visual de organizar o trabalho em equipe. Ele permite aos usuários criar novos projetos, organizar e atribuir tarefas, compartilhar arquivos, definir datas de entrega e obter atualizações sobre o andamento. 

Ele também pode ser usado para gerenciar dados de eventos, anexar documentos a uma tarefa, debater novas idéias de projeto ou até mesmo organizar uma visita ao cliente.

OneDrive

OneDrive é o serviço de armazenamento de arquivos baseado em nuvem da Microsoft. Todos os tipos de arquivos, incluindo arquivos de texto, imagens, música e vídeo podem ser armazenados nele.

Além de ser uma solução de armazenamento segura, o OneDrive contribui para a mobilidade e trabalho remoto. Isso porque, os arquivos nele armazenamos podem ser acessados, gerenciados e compartilhados de quase qualquer dispositivo, desde que tenha acesso à Internet.

O OneDrive é onde todos os arquivos são armazenados para usuários do Microsoft Office 365 e permite a sincronização em desktops, navegadores e dispositivos móveis.

Forms

O Microsoft Forms permite que você crie de forma rápida e fácil questionários, pesquisas, registros e muito mais.

Ao criar um questionário ou formulário, você pode convidar outras pessoas para respondê-lo usando qualquer navegador da web, mesmo em dispositivos móveis.

Conforme os resultados são enviados, você pode facilmente exportá-los para o Excel para análise ou classificação adicional.

Visio

O Microsoft Visio pode ser usado para criar diagramas simples ou complexos de forma rápida e intuitiva.

Ele oferece uma ampla variedade de formas, objetos e estênceis integrados. Você também pode criar suas próprias formas e importá-las, se necessário. A ideia motriz do Visio é tornar a diagramação o mais fácil possível para o usuário.

To Do

Microsoft To Do é um aplicativo de gerenciamento de tarefas que facilita o planejamento do seu dia. Ele oferece uma maneira mais inteligente, mais pessoal e intuitiva de ajudar as pessoas a se manterem organizadas e, assim, melhorarem a produtividade.

O To Do da Microsoft ajuda você a criar uma lista para qualquer coisa – para trabalho, projetos, compras, etc. Você pode acompanhar os prazos, adicionar lembretes e notas. Depois, você pode acessar suas listas de qualquer lugar com os aplicativos para dispositivos móveis ou pelo navegador.

Bookings

O Microsoft Bookings é um aplicativo inteligente para agendar reuniões que pode ser utilizado interna ou externamente. 

Em suma, trata-se de uma ferramenta que facilita a publicação de sua agenda online, permitindo que seus , colegas, clientes ou clientes em potencial solicite reuniões com você ou com alguém da sua empresa.

Com o Bookings você pode definir uma política de agendamento para personalizar quando e como os compromissos podem ser reservados.

Essa é uma ferramenta extremamente útil para prestadores de serviços, como contadores, advogados, médicos, etc. Com um melhor controle da agenda, você pode oferecer um atendimento melhor e reduzir o tempo de espera de seus clientes.

Agora você já conhece algumas das principais ferramentas presentes no Microsoft Office 365 e como elas podem ajudar a sua empresa. Aproveite a oportunidade e clique aqui para descobrir qual o plano ideal para o seu negócio!

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