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Projetos de TI: como desenvolver orçamentos eficientes

Algar Telecom | 26 de abril de 2016

Um clássico problema enfrentado pelos gestores no mundo dos negócios é a complicada relação entre o que é orçado e o que, efetivamente, é realizado em projetos. No centro dessa discussão está o Gerenciamento de Projetos: uma competência estratégica usada pelas empresas a fim de executar projetos de modo eficaz. Por meio da aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas é possível alcançar os resultados preestabelecidos nos escopos, conseguindo assim atingir os objetivos maiores do negócio.

Assim como nos diversos setores do mercado, na área de TI não é diferente, o Gerenciamento de Projetos pode determinar o sucesso ou fracasso de uma iniciativa. Isso porque ela influencia diretamente na velocidade de realização dos processos, maior acerto de estimativas de prazos e custos, além da qualidade pretendida ao fim da execução do produto ou serviço.

O gerenciamento existe para garantir que o objetivo inicial seja alcançado ao fim do projeto. Porém, ao longo desse caminho muitos problemas podem surgir, por isso é essencial que essa gestão seja bem feita para garantir a eficiência e a qualidade da entrega. Vamos dar, a seguir, dicas de como conseguir uma gestão de projeto em TI com orçamentos e prazos eficientes.

O Cone da Incerteza

O Cone da Incerteza é uma teoria desenvolvida por Barry Boehm, no início dos anos 80, que trata especificamente dessa imprecisão presente na gestão de projetos, e de como ela pode determinar o sucesso ou insucesso de um trabalho.

Logo no início de um projeto, é quase impossível prever com exatidão como será o andamento do trabalho, seja pela falta de experiência do gestor, pela falta de alguma habilidade técnica do time, expectativa equivocada existente entre cliente e empresa, necessidade de corte de custos, aumento ou diminuição do escopo. Juntos, esses fatores geram incertezas, levando inevitavelmente a um nível de imprevisibilidade.

Um problema constante no ambiente corporativo de TI – acontece pela confusão existente entre estimativas e prazos, podendo causar muitos contratempos durante a elaboração das tarefas que compõem um projeto. Lembre-se sempre: prazo é um marco final, geralmente inflexível e que não é adepto a mudanças; por outro lado, a estimativa, como bem diz a palavra, é uma avaliação aproximada e que permite alterações, caso seja necessário.

A comunicação e os stakeholders

A comunicação e os stakeholders representam boa parte do êxito de um bom gerenciamento de projeto. Se você ainda não conseguiu entender bem o porquê dessa afirmação, preste atenção nesse exemplo:

A tirinha bem humorada reflete exatamente o que acontece no dia a dia dos projetos de TI: Cada um dos envolvidos tem uma percepção do projeto, o gerente não consegue estabelecer uma comunicação eficiente entre todas as partes, e o resultado final é afetado diretamente pelas falhas cometidas ao longo do caminho.

O gerenciamento de comunicação de um projeto inclui os processos necessários que visam garantir que as informações sejam concebidas, reunidas, compartilhadas e organizadas da forma mais correta possível. Segundo o guia PMBOK, essa preocupação comunicacional tem como principais objetivos:

  • Conectar os stakeholders e seus interesses com o intuito de atender as metas do projeto;
  • Fazer com que as informações necessárias cheguem aos envolvidos de forma clara e eficaz, garantindo assim a geração e a transmissão delas a todos que fazem parte do trabalho;
  • Manter o alinhamento de objetivos  das partes interessadas.

Por isso, um orçamento eficiente passa pela comunicação e pelos stakeholders. Falhas de planejamento, expectativas desencontradas, estimativas mal feitas, e custos sub ou superestimados estão diretamente ligados com essas áreas de gerenciamento de projeto. Ignorar esse fato pode determinar o cancelamento prematuro, ou até mesmo o fracasso, de uma iniciativa de TI.

Dicas para acertar na hora do orçamento  

Há algumas práticas que garantem maior acerto diante do planejamento de orçamentação de projetos de TI. Fique atento às dicas a seguir que poderão ajudar na melhor definição do escopo, descrição das tarefas, delegação de atividades e definição de custos:

1. Tríade Escopo, Tempo, Custo

A eficiência de um orçamento, que leva diretamente ao sucesso de um projeto, pode ser medido por meio de algumas ferramentas. A delimitação e o acompanhamento do escopo, a preocupação em se manter sempre dentro dos custos pré-determinados e procurar sempre cumprir as estimativas de entrega são as maneiras mais tradicionais que um gestor tem para acompanhar uma iniciativa em TI.

Essa tríade é a base para qualquer projeto que consegue atingir seus objetivos ao final da jornada. As três variáveis – escopo, tempo e custo – estão intimamente ligadas e qualquer alteração em uma delas provoca uma reação nas outras duas. Por isso, fique sempre atento ao planejamento, às estimativas de entrega e quanto isso irá custar para o seu cliente.

2. Metodologias ágeis

As metodologias ágeis já são uma prática cada vez mais comum e presente no mundo de desenvolvimento de softwares. Elas têm como principal objetivo acelerar o desenvolvimento com qualidade e melhorias contínuas, como o aumento da comunicação entre os membros do time, organização diária para a conquista do propósito estabelecido, respostas rápidas a possíveis mudanças que possam aparecer ao longo do projeto, além do aumento da produtividade.

O Scrum é uma das metodologias mais usadas para gestão e planejamento das inciativas de TI. Resumidamente, ele pode ser explicado assim: os projetos são divididos em ciclos, normalmente mensais, chamados de Sprints. Esse Sprint é equivalente ao tempo definido no qual um grupo de atividades deve ser finalizado. Todas as funcionalidades que serão implementadas no projeto são expostas em uma espécie de lista conhecida como Product Backlog. Antes de cada Sprint, é feita uma reunião de planejamento na qual são selecionadas as tarefas do Backlog que farão parte daquele ciclo de atividades prestes a começar.

Portanto, com o Scrum, o sucesso de conseguir orçamentos assertivos é centrado na utilização de sprints no curto prazo. Se a intenção for de construir orçamentos de médio e longo prazo, esse objetivo poderá ser atingido pelo macroplanejamento, assunto do próximo tópico.

3. Macroplanejamento

Diluir um grande projeto em projetos menores: essa é a premissa do Macroplanejamento. Logo no início do trabalho, todas as atividades que fazem parte do projeto serão superficialmente listadas e discutidas pelos membros da equipe, e em seguida serão separadas em etapas de execução. Essa técnica contribui para uma entrega mais assertiva das estimativas de tempo e custo do projeto, tornando claro para o cliente que essas variáveis podem ser ajustáveis de acordo com o andamento do trabalho.

Assim, o Macroplanejamento oferece mais dinamismo ao trabalho, diminui o tempo de planejamento inicial, além de conseguir aumentar a velocidade de execução das tarefas, que estarão melhor divididas ao longo de toda a jornada de criação de um produto ou serviço.

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