MPE Algar Telecom | 2 de outubro de 2017

TI aplicada às MPEs: como gerir o estoque da sua empresa

Tempo de leitura: 5 minutos

Em um cenário de mercado cada vez mais competitivo, as empresas devem atender ao seu consumidor de maneira satisfatória. Poucos aspectos causam tanto constrangimento a um vendedor do que perder vendas pela recorrente falta de produtos. Para isso, uma rigorosa gestão de estoque é elemento essencial para satisfazer as necessidades do cliente quando ele mais precisar.

O estoque deve ser algo muito maior do que uma simples sala onde se armazena o acervo de mercadorias. Ele é um ponto essencial para manter aquele negócio vivo, pois fornece algumas das informações mais básicas para o funcionamento do serviço.

Negligenciar sua importância é ter uma significativa perda de eficiência e lucro. Estoque estagnado significa capital também parado. Ao passo que estoque vazio pode ser sinônimo de não conseguir atender sua demanda. Otimizar a sua gestão é controlar o espaço físico da empresa, evitar perdas de produtos perecíveis, controlar as finanças, entre outras vantagens.

Mas, assim como em qualquer setor de uma empresa, gerir de maneira eficiente é um desafio que demanda estratégia, trabalho e eventuais investimentos. O receio de investir no controle do estoque pode fazer uma empresa retroceder.

Possuir as completas informações de maneira simplificada e em tempo real dos produtos disponíveis é algo que não só facilita o planejamento do gestor, mas garante um diferencial frente aos concorrentes.  

A tecnologia como aliada

Uma loja que inaugurou suas atividades na década de 70 certamente precisou mudar o controle de seu estoque à medida dos anos. Caso contrário, dificilmente estaria atuando ainda com competitividade. Isso acontece porque, na era da transformação digital, surgem, a cada dia, ferramentas de TI para uma gestão eficiente de estoque. Tanto para a previsão de demanda quanto para o controle do abastecimento, já existe uma infinidade de softwares e modelos matemáticos capazes de automatizar tais processos.

O resultado desse uso é uma lista considerável de vantagens. A mais significativa é o aumento da produtividade e, consequentemente, dos lucros. Automatizar alguns procedimentos antes dispendiosos propicia que a equipe volte seu foco a ações mais produtivas em vez de perder tempo.

Essa infinidade de novos recursos que estão revolucionando a área de TI também reduz drasticamente o risco de erros, com o benefício de proporcionar dados com uma velocidade exponencialmente maior e com um alto grau de confiabilidade. Relatórios feitos ao fim do dia são substituídos por informações inteligentes em tempo real e de forma automática.

O volume disponibilizado de dados detalhados, seguros e fornecidos agilmente torna-se subsídios muito mais propenso para se traçar planejamentos eficientes e tomar decisões pontuais, como acelerar ou não suas compras.

A significativa melhoria no gerenciamento proporcionada por softwares eficazes faz com que o gestor negocie com seus fornecedores, conhecendo exatamente a realidade das condições atuais e futuras de vendas.

Outra vantagem tecnológica é o aumento da possibilidade de integração de áreas-chave para o negócio por meio de cruzamento de dados. Departamentos de compras, vendas, almoxarifado, financeiro, marketing e tantos outros conversam inteligentemente entre si. Informações compartilhadas, por si só, facilitam a elaboração do catálogo de produtos e das estratégias de venda e proporcionam o cumprimento de prazos.

Escolhendo o melhor sistema de gestão de software

O primeiro e mais importante passo para automatizar o controle do estoque é escolher um software eficiente. Mas, diante de uma infinidade de opções no mercado, um gestor pode se perder nessa busca. Confira algumas dicas essenciais para escolher uma ferramenta que proporcione mais soluções do que problemas:

1 – Leve em conta seu orçamento

Assim como em qualquer outra área de investimento, o primeiro passo é estabelecer um orçamento compatível com os valores disponíveis para investimento. Existem opções que demandam alto investimento, mas há algumas gratuitas para testes.

2 – Veja as possibilidades aplicadas ao seu tipo de estoque

Produtos diferentes possuem estoques diferentes. Um sistema que otimizou o trabalho de uma empresa X não se adapta à empresa Y. É necessário saber se existem opções personalizadas para seu setor de atuação, o que pode ser um verdadeiro facilitador. O sistema precisa, de fato, contemplar funcionalidades almejadas pelo respectivo empreendimento.

3 – Avalie a estrutura de seu negócio

Não adianta ter o melhor sistema sem uma estrutura digital adequada para a implementação. Empresas que estão em processo de desenvolvimento, muitas vezes, ainda não dispõem de computadores ideais. Antes de adquirir um sistema, é preciso verificar o que ele demanda de estrutura básica e conferir se sua rede é capaz de suportar aquela ferramenta.

4 – Converse com outros usuários

No ramo corporativo, seguir casos de sucessos é uma boa ideia. Por isso, é sempre prudente conversar com pessoas que já investiram naquele sistema, ouvir suas indicações ou críticas àquele sistema.

5 – Avalie as garantias e suporte da empresa fornecedora

Solicite à empresa desenvolvedora daquele sistema, o máximo de informações como será seu desempenho desde a instalação do produto até garantir o seu total funcionamento.  A cibersegurança desses dados também deve ser levada em conta.

Exemplos de softwares

No caso de pequenas empresas, alguns sistemas de simples aquisição podem ser aplicados sem esforço e gratuitamente por períodos de testes. É o caso do sistema Conta Azul, por exemplo. Trata-se de uma ferramenta que fornece alimentação automática do estoque a cada processo de compra. Ele também é eficiente na elaboração do inventário.

Uma boa sugestão, caso queira incluir celulares e demais dispositivos mobile no controle do estoque é o Gran Money. A mobilidade, aliás, é um dos fatores mais essenciais para se levar em conta atualmente em todos os setores do mundo corporativo. Existem softwares eficientes para explorar essa nova realidade, como o Office 365.

Outro sistema bastante utilizado em empresas de todo o mundo é o Easystore, que cria catálogos com informações de compras, vendas e relações com fornecedores. Se o gestor busca mais informações por meio de gráficos e relatórios, tsEstoque é feito para atender essa necessidade, gerando arquivos mensais em PDF.

É essencial que esse tipo de software seja conciliado com ferramentas seguras para o armazenamento de informações essenciais, como o Cloud Backup.

Outras ferramentas de TI no controle do estoque

Etiquetas eletrônicas

Podem ser úteis dependendo do setor de atuação de um negócio, independentemente do porte da empresa. Além dos tradicionais usos para prevenção de furtos ou relação de preços dentro da loja, elas foram aprimoradas ao longo dos anos e podem ser usadas como um catálogo de transmissão instantânea com usos ilimitados. Etiquetar eletronicamente alguns tipos de estoques significa ter controle integral sobre suas mercadorias.

Tecnologia RFID

A tecnologia RFID significa, em português, identificação por radiofrequência. Trata-se de um recurso que rastreia, por meio de ondas de rádio, todo o ciclo de provimento, que contempla a produção até o local de venda.

Na prática, o processo melhora o controle de mercadorias, pois impede que qualquer produto seja retirado sem que seja feito um registro de movimentação. Além de aumentar a segurança, esse tipo de ferramenta potencializa o monitoramento do estoque, que passa a ser feito em tempo real, algo essencial para empresas que lidam diretamente com itens perecíveis.

O microchip RFID também é uma ferramenta cada dia mais comum para gerir o estoque, considerada a versão aprimorada do código de barras. Elas são consideradas mais eficientes, pois podem ler os identificadores à distância. Isso permite que produtor e fornecedor faça o acompanhamento integral de lotes, eliminando custos operacionais e otimizando tempo.  

Coletor de dados

Trata-se de um aparelho móvel capaz de capturar e armazenar uma gama de informações do inventário por meio de um leitor de código de barras. Ele possui uma memória interna capaz de abrigar esses dados de forma mais otimizada, reunindo as informações de forma precisa.

O uso desta ferramenta pode ter baixo custo perto de sua eficiência, pois facilita a entrada, a movimentação e a saída de produtos. O tempo de procurar um produto no estoque também é reduzido, pois a utilização do coletor verifica e fornece as informações da localização do produto.  

E o estoque de sua empresa, tem sido tratado com o olhar atento que merece? Lembre-se que mantê-lo na medida correta é um dos principais fatores para estar sempre pronto para agradar seu cliente. Quer conhecer os produtos da Algar Telecom para sua MPE? Acesse: https://compre.algartelecom.com.br/ ou agende uma visita com nossos consultores.

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