O gestor financeiro precisa lidar com diferentes desafios em sua rotina. Garantir o uso sustentável dos recursos da empresa é um deles.
Isso ajuda a evitar desperdícios e a manter o orçamento sempre equilibrado. E muitas empresas têm adotado o outsourcing de TI como uma forma de atingir esse objetivo.
Essa solução permite que o gestor financeiro reduza custos com TI, além de oferecer diversos outros benefícios para os negócios. Entenda a seguir o que é outsourcing de TI e porque ele pode ser vantajoso para a sua empresa!
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O que é outsourcing de TI?
Outsourcing de TI é um modelo de serviço em que a empresa contrata um fornecedor para gerenciar e controlar sua infraestrutura de TI e os sistemas de informação.
Em vez de ter uma equipe própria para cuidar da área de tecnologia da informação, a empresa terceriza essa responsabilidade para um fornecedor especializado. Existem três tipos de outsourcing de TI. Veja quais são!
Tipos de outsourcing de TI
Vamos conhecer agora os diversos tipos de outsourcing de TI. Podemos dividir de acordo com a localização da companhia e com a proximidade da gestão.
Offshore
Trata-se da busca por opções de fora do país, de empresas localizadas em regiões mais distantes. Isso se dá para buscar uma amplitude maior de opções de serviços ou simplesmente preços mais competitivos.
O desafio maior é trabalhar com horários diferentes e com uma comunicação que enfrenta barreiras de idioma. Contudo, é possível conseguir o apoio de grandes corporações, reconhecidas mundialmente.
Onshore
Nesse caso, o outsourcing é o próprio país da contratante, ou da mesma cidade/estado. Assim, o objetivo é muito claro: evitar barreiras de comunicação e distância, a fim de garantir um suporte mais prestativo e próximo.
A terceirização de tecnologia da informação onshore atua inclusive com visitas locais, de modo a fornecer uma ajuda mais presente, mais intensa. Os preços podem variar bastante, a depender do tipo de serviço e do tipo de empresa.
Há menos opções do que no modelo offshore, mas as empresas podem conseguir o que precisam. É mais fácil estabelecer um acordo SLA, por exemplo, visto que barreiras de comunicação diminuem consideravelmente.
Nearshore
Esse é o melhor dos dois mundos. Traz a proximidade do onshore e também a expertise e os preços mais baratos do offshore. A ideia é ter contato com empresas mais distantes, mesmo que não tão distantes assim.
Se for de outro país, podem ser países vizinhos, com menos custos para o deslocamento e menos ruído de comunicação. Considerando que o relacionamento entre as empresas deve ser mais próximo para que a comunicação funcione, essa proximidade é importante.
Quais as vantagens do outsourcing de TI para as empresas?
Contratar uma equipe terceirizada para gerenciar e manter a operação de sua infraestrutura de TI pode ser muito vantajoso.
Confira, a seguir, as vantagens do outsourcing de TI.
Garante a disponibilidade dos recursos
Ao contratar uma equipe terceirizada, a empresa consegue distribuir o atendimento dos profissionais para permitir que o sistema funcione de forma ininterrupta.
Assim, diante de qualquer instabilidade, haverá uma equipe disponível para solucionar o problema. Isso garantirá o bom desempenho e a segurança dos sistemas.
Aumenta a agilidade na correção de falhas
Uma infraestrutura de TI pode ser impactada por inúmeras falhas, causando indisponibilidade dos serviços e comprometendo a produtividade dos profissionais. Como consequência, a empresa sofre impactos em suas demandas, entregas e finanças.
Ter uma equipe dedicada ao negócio evita esse tipo de situação. Os profissionais de outsourcing de TI agem rapidamente para realizar reparos e mitigar problemas.
Melhora a previsão de orçamento
Para empresas cujo core business não é tecnologia, o planejamento de investimentos e gastos com TI é um grande desafio.
É difícil mensurar o que é realmente necessário ou não quando o responsável por aprovar as contas não tem conhecimento para fazer esse tipo de avaliação.
Ao contratar uma empresa terceirizada, o gestor sabe exatamente quanto vai pagar pelo serviço contratado. Caso seja necessário ampliar o serviço, saberá quais pontos precisam de mais investimento.
Torna a empresa mais produtiva
A infraestrutura de TI é fundamental para a produtividade de qualquer negócio. Falhas em sistemas, pane nos computadores, instabilidade em conexões de internet e outros problemas podem comprometer a operação corporativa.
O outsourcing de TI oferece profissionais dedicados para evitar situações que prejudicam as atividades do negócio. Os sistemas são atualizados com frequência, os backups realizados periodicamente e a empresa conta com soluções que impedem falhas de conexão.
Reduz os custos
Ter uma equipe de TI interna gera muitos gastos para a empresa. É preciso contratar, treinar, oferecer infraestrutura para o trabalho etc.
Além disso, quando um colaborador é desligado, a empresa precisa lidar com todo o processo para substituí-lo. Com isso, as atividades são impactadas.
Por outro lado, com o outsourcing de TI, o contratante não lida com nenhum desses problemas. Toda a gestão profissional é de responsabilidade do fornecedor. Ou seja, a empresa não é impactada.
Reduz as falhas operacionais
Um ponto sobre o outsourcing de tecnologia que vale a pena comentar é que essa estratégia reduz as falhas operacionais. Ou seja, é possível garantir um serviço eficaz e poderoso que ajuda a combater os erros e tornar as operações mais fluidas e consistentes.
Tudo começa, inclusive, com a identificação dos erros e um estudo detalhado sobre eles. Então, é possível traçar planos de ação, ajustados e personalizados de acordo com cada cenário.
Se a empresa conta com um serviço de TI terceirizado, executado por uma empresa confiável, torna-se possível reduzir consideravelmente os erros. Com essa maior precisão, dá para atender melhor aos processos e às demandas internas.
Promove a segurança de dados e informação
Outra das maiores preocupações quando se fala em outsourcing de TI é justamente a segurança.
O cuidado com a proteção é uma necessidade crucial para as empresas na atualidade, pois determina a vantagem competitiva, permite chegar a mais pessoas e impacta a reputação.
Nesse sentido, muitas organizações contratam empresas terceirizadas justamente para lidar com isso, para oferecer uma estrutura mais robusta de segurança. Torna-se mais fácil enfrentar os desafios, portanto.
Uma empresa especializada em outsourcing de tecnologia consegue apresentar soluções de monitoramento, de prevenção de ameaças e de tratamento de riscos.
Tudo isso com maior previsibilidade, maior controle e maior proatividade. É possível saber exatamente onde cada erro está acontecendo e traçar planos precisos de ação.
Além disso, a empresa garante as inovações mais modernas e poderosas com relação à segurança. Dessa forma, dá para se preparar da melhor maneira possível, inclusive estando pronto para combater as ameaças mais desafiadoras do mercado.
É possível ter acesso a ferramentas de backup, criptografia, redundância de servidores, computação em nuvem, atendimento mais moderno, canais robustos de comunicação, monitoramento, predição, etc.
Tudo isso a partir de um modelo personalizado para as necessidades de cada empresa.
Com a terceirização, a empresa dedica uma atenção maior à segurança, que talvez não conseguiria dedicar se todo o esforço fosse interno.
Permite o controle à distância
Outro ponto importante de frisar sobre as vantagens é o controle a distância. A partir do outsourcing de TI, a empresa dispõe de serviços técnicos executados por outra companhia, que não está na mesma sede que a sua. Ou seja, os serviços são operados a distância.
Porém, a grande vantagem é que é possível controlar muito bem essas operações, mesmo com esse gap. Ou seja, existe uma maior visibilidade sobre os processos e as operações, o que garante um cuidado próximo.
Todas as etapas podem ser documentadas e seguir os padrões definidos em acordo entre as empresas. A qualquer momento a contratante pode acionar o serviço e fazer uma comunicação direta.
No caso de servidores em nuvem, remotos, por exemplo, a empresa ainda assim não perde a capacidade de uma gestão mais próxima. É possível manter a administração sensível às necessidades, de modo a reduzir custos e garantir a continuidade do dia a dia.
Garante maior satisfação ao cliente
Outro ponto importante é a maior satisfação do cliente. Isso pode ser entendido de diferentes formas: o outsourcing é um modelo que preza bastante pelo cuidado com a contratante, de forma a assegurar maior satisfação; e o outsourcing estrutura a TI para gerar mais valor aos clientes das contratantes.
Uma vez que a TI será organizada, de acordo com padrões altos de qualidade e produtividade, torna-se viável oferecer um serviço otimizado para os clientes. É viável apresentar maior disponibilidade, segurança, confidencialidade e outros pontos.
A terceirização de tecnologia de informação ajuda na produtividade, na clareza de informações e contribui para um dia a dia mais estável. Se há menos dores de cabeça, a empresa consegue gerar mais valor para seus clientes.
Quando investir em outsourcing de TI?
Agora, vamos entender melhor como gerenciar o timing antes de contratar empresas de outsourcing.
Assim, você entende melhor também se vale a pena contratar outsourcing de TI e como lidar com essa questão.
Quando há falhas de segurança constantes
Um dos pontos que denunciam essa necessidade é quando a empresa se depara com erros constantes e graves de segurança. Quando os problemas são tão evidentes e visíveis, talvez seja o momento de reavaliar os processos e buscar alternativas mais conscientes.
Como vimos, o outsourcing tem como prioridade justamente a gestão da proteção de dados. Nesse sentido, torna-se possível tratar essas falhas visíveis e recuperar a normalidade das operações.
Quando a empresa percebe que os problemas de segurança são maiores do que sua capacidade de acompanhá-los, ela deve se render à terceirização.
A parceira especializada conseguirá se manter atualizada, de acordo com as mudanças e com as nuances dos ciberataques e outros riscos.
Em casos de baixa produtividade
Outro ponto que acende o alerta para a discussão sobre terceirização é a baixa produtividade. Quando uma empresa detecta números insatisfatórios de produtividade, ela pode chegar a diversas respostas e causas exatas sobre o porquê disso.
Contudo, é importante entender que várias dessas causas estão ligadas à falta de terceirização de TI. Afinal, essa solução pode ser crucial para otimizar a TI e liberar a equipe para atuar de forma mais eficiente e focada.
Se houver mais segurança e disponibilidade dos serviços e sistemas, por exemplo, gargalos de produtividade serão solucionados. A empresa pode voltar a atingir seus índices esperados e garantir a continuidade das operações.
Quando a equipe não tem espaço para atuar estrategicamente
Outro fator que denuncia a necessidade de terceirização é quando a equipe interna não percebe espaço para atuar e continuar atuando.
Nesse caso, a terceirização é imprescindível para garantir que tudo esteja em dia para que o time consiga executar seu trabalho.
Quais são os modelos de outsourcing de TI?
Depois de conferir as vantagens do outsourcing de TI, os motivos para contratar e uma explicação de qual é o momento ideal para a contratação, vamos entender os modelos de outsourcing e suas diferenças.
Vamos falar sobre modelos de outsourcing de tecnologia que funcionam com base na computação em nuvem. Ou seja, pacotes que são oferecidos de acordo com a demanda, como recursos computacionais disponíveis para acesso via internet.
HaaS
Nesse tipo de serviço, estão incluídas as máquinas, os serviços de gestão e manutenção, o controle do ciclo de vida, suporte técnico e muito mais. Assim, dispensa-se a necessidade da empresa de comprar máquinas e servidores físicos.
SaaS
O software como um serviço é um importante modelo de computação que oferece sistemas como serviço. Ou seja, apresenta interfaces que podem ser gerenciadas de forma remota, incluindo a gestão dos dados processados.
Esse tipo de sistema é muito presente nas empresas, de diversas formas, em diferentes contextos. Há aplicações de gestão, softwares de atendimento e comunicação, sistemas de análises de dados, etc.
Tudo o que a empresa precisa é de informações de login para acessar, sem precisar se preocupar com segurança, disponibilidade ou manutenção.
DTaaS
Nesse caso, a empresa contrata um modelo desktop como um serviço, um ambiente operacional para instalação de programas e sistemas.
DaaS
O DaaS (Device as a Service) permite o uso de hardware e softwares customizados para as necessidades da empresa. Também envolve soluções de armazenamento para auxiliar nas demandas diárias.
WaaS
Nesse caso, o ambiente de trabalho, a flexibilidade, a colaboração e o compartilhamento de dados são ofertados como um serviço. É uma solução mais voltada para a execução do trabalho diário e rotineiro.
PCaaS
Nesse caso, incluem-se no pacote os computadores e dispositivos que serão adotados no cotidiano para resolução de problemas. A ideia é otimizar as operações com recursos inovadores, atualizados e modernos.
No que se atentar ao contratar uma empresa de outsourcing de TI?
Vamos agora comentar alguns assuntos que precisam de atenção na contratação de uma empresa de outsourcing.
Informações sensíveis
Um dos fatores é a exposição de informações mais sensíveis. Isso varia muito a depender do negócio, é claro. Algumas companhias precisam gerenciar os dados com um pouco mais de cuidado, pois lidam com informações sensíveis, pessoais, de maior sigilo.
Nesse sentido, a terceirização de tecnologia de informação deve considerar esse fator. As empresas de outsourcing precisam estar alinhadas para oferecer uma proteção mais robusta e adequada.
Isso inclui gestão de quem manipula os dados, controle da disponibilidade dos dados, etc.
Esse compartilhamento de informações é algo um pouco arriscado, que requer um alinhamento entre as partes.
Empresas que sejam realmente comprometidas
Outro fator a se analisar é o comprometimento das partes. No caso, as duas empresas devem estar devidamente conectadas e comprometidas, para que o acordo dê certo.
A empresa de outsourcing deve oferecer à contratante um foco total na solução e nos problemas específicos dela.
Esse é um dos valores que devem ser buscados quando a empresa está procurando por opções de outsourcing, inclusive.
Duração do contrato
Também é fundamental analisar a duração do contrato acordado. Nesse caso, cada opção deve ser avaliada de acordo com a especificidade, para que o projeto dê certo.
A empresa contratante deve tentar entender as características do contrato, a quantidade de serviços contratados e a duração para buscar a opção mais conveniente.
Nesse sentido, o ideal é evitar uma dependência muito grande de parceiros, com projetos muito longos, pois isso pode gerar sérios problemas.
É importante ter certa flexibilidade no acordo para que ambas as partes sejam beneficiadas.
O outsourcing de TI é uma solução importante para ajudar na estratégia de muitas empresas. Permite organizar melhor o uso dos recursos e dividir o peso com a contratante e o parceiro.
Neste conteúdo, você entendeu melhor como funciona a terceirização de tecnologia da informação, vale a pena contratar outsourcing de TI e o detalhamento das vantagens de outsourcing de TI.
