Investir em tecnologia e infraestrutura é um passo necessário para o funcionamento de qualquer negócio e, dentre os recursos indispensáveis, escolher uma boa solução em telefonia para empresas faz toda a diferença.
A comunicação, seja ela interna ou externa, é uma parte essencial do processo operacional, mas muitos gestores ainda enfrentam dificuldade neste quesito.
Segundo uma pesquisa realizada pela Ação Integrada em parceria com a Aberje (Associação Brasileira de Comunicação Empresarial), existem desafios que pedem mudanças nos métodos internos para troca de informações.
Os dados mostram que os entrevistados apontaram o gerenciamento do excesso de informações (55%) e a preocupação em melhorar a experiência do colaborador (58%) como as maiores dificuldades.
A verdade é que sem uma comunicação eficiente, o fluxo de produtividade da organização pode ser prejudicado, assim como a qualidade das entregas.
Por isso é tão importante conhecer as ferramentas que podem otimizar essa tarefa para encontrar o melhor sistema de telefonia empresarial.
Hoje, com o avanço da tecnologia, diversos softwares e dispositivos foram desenvolvidos, trazendo recursos cada vez mais completos para facilitar a comunicação corporativa.
Ao longo deste conteúdo, nós vamos apresentar as principais ferramentas para otimizar o seu negócio.
Aproveite a leitura e descubra a melhor solução em telefonia para empresas de acordo com as suas necessidades.
Conheça o serviço de PABX virtual e simplifique a comunicação da sua empresa!
Leia também:
- O que é Voip e como usar esta tecnologia nas empresas?
- PABX: o que é, como funciona e principais benefícios para sua empresa
- Por que migrar o sistema de telefonia da sua empresa para a nuvem?
6 soluções em telefonia indispensáveis para empresas
No universo corporativo, a comunicação é a base de tudo. Esteja se comunicando com clientes, colaboradores ou fornecedores, ela é fundamental para uma operação bem-sucedida.
É verdade que a tecnologia tornou mais fácil conectar-se com pessoas, mesmo a distância, mas é importante encontrar ferramentas que atendam as necessidades da organização para conseguir bons resultados.
As demandas de comunicação mudam de uma companhia para outra, mas todas buscam recursos eficientes, acessíveis e de alta qualidade.
Se você ainda não sabe qual solução em telefonia para empresas deve escolher, confira a nossa lista a seguir e descubra a opção ideal para o seu negócio.
Sistema VoIP
Voice over Internet Protocol, ou Voz sobre IP (VoIP), é uma tradicional solução em telefonia para empresas, conhecida pelo seu ótimo custo-benefício e qualidade de serviço.
Essa tecnologia permite aos usuários fazer chamadas pela internet, utilizando o próprio computador.
Ao invés de usar a rede telefônica pública comutada (PSTN), o sistema converte sinais de áudio analógicos em dados digitais, que podem então ser transmitidos pela internet.
Para isso, o recurso utiliza os protocolos IP, um conjunto de normas que permite essa troca de informações entre os dispositivos conectados à rede.
Na prática, o VoIP tem muitas vantagens sobre o serviço de telefonia tradicional, incluindo custos mais baixos, maior flexibilidade e melhor qualidade de chamada.
Além disso, é muito mais fácil de configurar e usar do que os sistemas de telefonia tradicionais, garantindo diversas funcionalidades, como:
- videoconferência;
- atendimento com gravação;
- realização de chamadas de vídeo;
- definição e redirecionamento de ramais.
Para fazer uma chamada VoIP, tudo o que você precisa é uma conexão de internet e um dispositivo habilitado.
O VoIP funciona como os telefones comuns, permitindo que você faça chamadas para qualquer número de telefone, em qualquer lugar do mundo, seja ele um telefone fixo, um celular ou outro computador.
PABX
Um sistema PABX (Private Automatic Branch Exchange, ou Troca Automática de Ramais Privados, na tradução para o português) é uma rede telefônica privada usada para realizar ligações internas e externas com uma única linha.
A solução em telefonia para empresas permite a realização de ligações entre funcionários sem a necessidade de utilizar a rede telefônica pública, podendo ser sistemas simples e autônomos ou sistemas complexos de várias linhas com diversos recursos.
Para isso, os ramais internos são conectados entre si e também com aparelhos externos, o que agiliza o processo de comunicação e ainda permite a economia de recursos.
PABX básicos normalmente incluem uma unidade de controle, uma ou mais placas de linha e uma fonte de alimentação. A unidade de controle é o cérebro do sistema e gerencia todas as chamadas recebidas e efetuadas.
Já as placas de linha são usadas para conectar o PABX à rede telefônica pública. A fonte de alimentação fornece energia para a unidade de controle e placas de linha.
Para expandir esse sistema de telefonia, basta adicionar novas placas de linha e recursos extras, personalizando-o de acordo com as necessidades da organização.
Dentre as funcionalidades comuns estão correio de voz, atendentes automáticos, encaminhamento e identificação de chamadas, assim como chamada em espera.
Já os recursos mais sofisticados podem incluir contabilidade de chamadas, recursos de call center e integração com redes de computadores.
Os benefícios de usar um sistema PABX incluem:
- segurança;
- flexibilidade;
- maior eficiência na comunicação;
- possibilidade de personalizar a solução.
Com um sistema PABX instalado, os colaboradores podem se comunicar facilmente entre si sem sobrecarregar a rede telefônica pública.
Além disso, essa solução em telefonia para empresas pode ser personalizada para atender às necessidades específicas de uma organização.
Vale destacar ainda que, por se tratar de uma rede privada, os sistemas PABX oferecem uma camada extra de segurança para informações confidenciais do seu negócio e também dos seus clientes.
Gravadores de telefone
Outra tradicional solução em telefonia para empresas são os gravadores de telefone. Essas ferramentas permitem, como o nome já revela, a gravação das ligações, assim como o monitoramento de dados gerados por essas chamadas.
Os gravadores normalmente funcionam de maneira bem simples, capturando o sinal sonoro da conversa telefônica e armazenando-o em um dispositivo de memória, como um cartão SD, disco rígido ou até mesmo na nuvem.
Existem dispositivos que podem ser conectados diretamente ao telefone, enquanto outros precisam apenas estar próximos para coletar o sinal.
Gravadores mais modernos também podem transmitir o sinal capturado para um servidor remoto, permitindo que você acesse as ligações de qualquer lugar.
O sistema permite a gravação de chamadas internas e externas, garantindo benefícios como:
- maior segurança nas ligações;
- registro de informações relevantes;
- documentação das chamadas telefônicas;
- coleta de dados para análise de desempenho.
A coleta e a análise dos dados coletados traz insights relevantes para a empresa, auxiliando na tomada de decisões, na melhoria do atendimento ao cliente e até mesmo na identificação de oportunidades e temas para treinamento dos colaboradores.
O registro também traz segurança para o compartilhamento de dados, uma vez que toda conversa fica armazenada e pode ser consultada caso necessário.
Celulares corporativos
Os celulares corporativos são aqueles usados pelos funcionários de uma organização para fins comerciais, outra clássica solução em telefonia para empresas.
Na maioria dos casos, esses telefones são fornecidos pelo empregador e pagos pela própria organização, que pode inclusive conseguir condições especiais com as operadoras na aquisição dos aparelhos.
Geralmente, esses dispositivos vêm com certos privilégios, como descontos em tarifas de transmissão e dados, chamadas gratuitas para outros números empresariais e acesso a planos corporativos especiais.
Eles também podem ter recursos exclusivamente projetados para uso comercial, como sincronização de e-mail e calendário, por exemplo.
Além disso, esse tipo de telefonia empresarial está sujeita a regras e regulamentações diferentes dos aparelhos pessoais, com diretrizes estabelecidas pela organização e repassadas aos colaboradores.
Com a necessidade de manter uma conexão rápida, essa pode ser uma solução muito eficiente, especialmente para empresas que contam com equipes externas ou tem uma estrutura de trabalho remoto.
Inclusive, o uso dos celulares hoje vai além das ligações e inclui também aplicativos de comunicação, como o WhatsApp, que tem feito sucesso entre as empresas e colaboradores.
Segundo aquela mesma pesquisa realizada em parceria com a Aberje, que compartilhamos logo no início deste conteúdo, o WhatsApp corporativo mostrou uma efetividade de 84%, de acordo com os entrevistados.
Número 0800
O número 0800 já foi uma solução em telefonia para empresas de grande porte, mas hoje é uma ferramenta cada vez mais utilizada por organizações de todos os tamanhos.
Com o passar dos anos, esse sistema de telefonia ganhou uma versão virtual, muito mais acessível e prática do que a anterior.
A solução utiliza a tecnologia VoIP, que já apresentamos aqui, para fazer as ligações pela internet, eliminando a necessidade de qualquer equipamento telefônico físico: basta um dispositivo conectado à internet.
Vale destacar que, assim como acontece com os dispositivos VoIP, o 0800 virtual pode ser conectado a telefones fixos e também a celulares.
O sistema traz inúmeros benefícios para as empresas, como por exemplo:
- mobilidade;
- custo mais acessível;
- melhor experiência do consumidor;
- maior eficiência no atendimento ao cliente;
- recursos como auto atendimento e voicemail.
O serviço também pode contar com um sistema de PABX virtual para otimizar ainda mais o atendimento e a comunicação com o público.
App de conferência para a equipe
Os aplicativos de videoconferência são softwares ou programas online que permitem a conexão entre a equipe, mesmo a distância, a partir de chamadas de vídeo de excelente qualidade.
Com isso, é possível realizar reuniões, resolver problemas de maneira mais ágil, promover a integração entre os colaboradores e até proporcionar treinamentos.
Essa é uma solução em telefonia para empresas que tem se tornado cada vez mais comum, principalmente após a pandemia de Covid-19.
Segundo uma pesquisa realizada pela Sensor Tower, os principais aplicativos de videoconferência apresentaram um número de usuários 3,5 vezes maior em junho de 2021, comparado com o mesmo período do ano anterior.
Com as medidas de isolamento social, as reuniões online tornaram-se uma das soluções mais eficientes e seguem como uma forte tendência da comunicação pela sua praticidade, baixo custo e qualidade de serviço.
Hoje, essas ferramentas já incluem novos recursos e otimizações no sistema, como a possibilidade de reunir uma quantidade maior de pessoas, gravar as reuniões e compartilhar documentos em tempo real, por exemplo.
Vale a pena investir em soluções de telefonia para pequenas empresas?
Sim, negócios pequenos também podem – e devem – investir em uma boa solução em telefonia para empresas.
Independente do tamanho da organização, a comunicação sempre terá um papel importante na operação, por isso contar com ferramentas que ajudem a otimizá-la é algo fundamental.
Como vimos ao longo deste conteúdo, existem diversos sistemas de telefonia empresarial disponíveis no mercado hoje, com diferentes recursos.
Basta encontrar aquele que melhor se adapta ao seu tipo de negócio e melhor atende as necessidades atuais da sua operação.
Para isso, não se esqueça das nossas dicas e confira a seguir a indicação de soluções exclusivas desenvolvidas pela Algar, com funcionalidades incríveis para simplificar a comunicação na sua empresa.
Procurando por uma solução em telefonia para empresas? Saiba como a Algar pode te ajudar!
Há mais de 60 anos no mercado, a Algar Telecom trabalha diariamente para te ajudar a otimizar a gestão, a TI e a comunicação na sua empresa.
Para isso, temos desde a solução em telefonia para empresas mais clássica até a mais moderna, com recursos exclusivos para atender as necessidades dos mais diversos tipos de negócios.
No ramo corporativo, você encontra soluções de voz e dados, videoconferência, cloud computing e segurança de informações.
Dentre eles, o sistema 0800 para que você possa oferecer um canal eficiente de comunicação aos seus clientes, e o serviço de Voz Total, que garante produtividade e economia com diversas opções de planos.
Conheça essas e outras soluções digitais para empresas na Algar.
Conclusão
Ter uma solução em telefonia para empresas é fundamental para garantir uma comunicação eficiente.
Como vimos neste artigo, existem diversas opções no mercado, desde as mais tradicionais, como os sistemas PABX, até as que ganharam destaque mais recentemente, como os aplicativos de videoconferência.
Além delas, ainda existem ferramentas que ajudam a otimizar a comunicação interna e externa da organização, como os gravadores de telefone, os celulares corporativos e os números 0800.
Todas elas disponibilizam recursos importantes para manter uma troca de informações segura, ágil e prática, com um sistema de qualidade.
A escolha da melhor opção depende das necessidades e dos objetivos do seu negócio, mas uma coisa é certa: sem uma boa comunicação, sua operação enfrentará problemas.
Então, não deixe de conhecer as ferramentas da Algar Telecom e encontre a melhor solução em telefonia para empresas para simplificar o dia a dia do seu negócio!
