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Redução de custos com ativos de TI

Cristina Cruz | 25 de julho de 2017

Não é fácil mensurar os resultados da estratégia de gestão de ativos de TI. Eles são relativos e variam de organização para organização e, por isso, precisam estar baseados em indicadores consistentes para garantir que os investimentos compensaram.

A responsabilidade na gestão de ativos de TI cresce a cada dia, especialmente com a adoção de tendências como a Internet das Coisas (em inglês, Internet of Things, ou IoT), além da quantidade de usuários e recursos de TI, que também registra um crescimento exponencial.

Esses componentes, da aquisição ao fim do uso, precisam ser gerenciados. É para isso que existe a Gestão de Ativos de TI (em inglês, IT Asset Management, ou ITAM), que cuida do ciclo de vida desses componentes. Ela é iniciada a partir da coleta de dados de inventário – financeiros e contratuais – em um repositório central e funciona por meio de processos e ferramentas que automatizam procedimentos manuais. Com a integração dos dados, é possível uma gestão mais eficaz tanto dos fornecedores quanto dos ativos de hardware e software e do desempenho deles ao longo do ciclo de vida.

Gestão de ativos de TI eficiente em 4 passos

Passo 1

Para ter sucesso na gestão de ativos de TI, é preciso determinar quais informações a empresa vai gerir. Para saber o que deve entrar na gestão de ativos de TI, a norma ABNT NBR ISO/IEC 27002 indica que ativo é “qualquer coisa que tenha valor para a organização”. Dessa forma, devem ser geridos elementos físicos (notebooks, desktops, dispositivos móveis, impressoras, switches e os demais bens físicos ligados à rede), base de dados, documentos, contratos, aplicações corporativas e todas as informações armazenadas que tenham valor para a organização, inclusive os recursos humanos, ativo mais valioso de qualquer empresa.

Passo 2

Em seguida, é preciso treinar os colaboradores de cada departamento para extraírem o máximo dessa gestão. Eles devem estar preparados para entender o contexto da TI na empresa, as especificidades da rotina da organização e até mesmo as tendências tecnológicas. Na gestão de ativos de TI, o engajamento da equipe é de extrema importância e uma das conquistas mais relevantes. Afinal, os recursos humanos precisam percorrer os mesmos objetivos e tê-los comprometidos é um excelente começo.

Passo 3

O terceiro passo diz respeito ao uso de uma ferramenta para gestão de ativos de TI, que deve ser considerado para que os processos adotados pela organização sejam suportados adequadamente. Essas ferramentas auxiliam a gestão porque têm sua usabilidade constantemente melhorada pelas empresas de software. Além disso, elas exigem menores investimentos em treinamento e reduzem o tempo gasto com a administração da solução, já que tornam mais simples as atividades da operação.

Quanto maior a complexidade de uma ferramenta, maior também deve ser o número de profissionais de TI para administrá-la. Portanto, é preciso considerar que ambientes com equipes reduzidas podem sofrer com a operação de ferramentas complexas.

Passo 4

O quarto ponto é a integração dos processos. Essa etapa consiste em tornar visíveis as informações úteis para o dia a dia dos profissionais de TI e otimizar o tempo deles gasto com a administração da ferramenta. É preciso integrar os processos da gestão de ativos com as diferentes funções do ITIL, como o Service Desk. Isso possibilitará que o registro de um novo ticket esteja ligado ao ativo de hardware ou ainda que o histórico de incidentes para determinado ativo seja consultado. Uma simples solicitação de serviços pode finalizar o ciclo de um ativo e requisitar a aquisição de outro, no caso da troca de um componente com defeito de um desktop, por exemplo.

Possibilidades a partir da integração

A integração dos processos que envolvem o gerenciamento das licenças de software com o Service Desk permite a consulta das mudanças mais recentes de um ativo. Por exemplo, é possível identificar os prazos a expirar e quanto a empresa deixou de gastar ao aderir a licenças de antivírus. A empresa pode também consultar aplicações licenciadas que estão instaladas em várias máquinas, mas foram utilizadas por um único profissional, desperdiçando, assim, espaço e recursos financeiros. Dessa forma, é possível detectar gastos que podem ser eliminados e a possibilidade de remanejar os recursos para otimização dos resultados da empresa.

Além dessa integração, é possível ir além, monitorar o tempo de uso das aplicações, realizar suporte remoto integrado e aplicar patches de software em massa. Graças a ferramentas mais eficientes, permite-se ganhar poupando licenças desnecessárias e com vulnerabilidades, reduzir o tempo de deslocamento até as máquinas dos usuários ou a sites remotos e aumentar a satisfação dos usuários.

Depois de todo esse processo, observando que todos os procedimentos estão alinhados, é preciso monitorar os resultados por período. As informações estratégicas, como gráficos de desempenho, histórico de procedimentos e evolução dos resultados, devem ser fornecidas pela ferramenta de apoio à gestão de ativos de TI da empresa.

Essa ferramenta também deve possibilitar a geração de relatórios segmentados para a equipe de TI, conforme os processos adotados, dando um diagnóstico completo de recursos, softwares, hardwares, possibilidades de redução de custos com licenças, chamados ao suporte e, ainda, tempo de disponibilidade e indisponibilidade. Com esses dados, os gestores podem definir métricas mais facilmente, evitando erros ao darem à equipe a função de monitorar o desempenho das políticas de gestão de ativos de TI.

Também cabe aos gestores, no que se refere à economia de recursos e de tempo, emitir relatórios didáticos a partir de ferramentas intuitivas. Afinal, os dados coletados precisam estar disponíveis para todas as demais áreas, mostrando quais investimentos devem ser priorizados pela organização para que ela se torne mais competitiva. Por isso, os relatórios de gestão de ativos devem assumir a função de integradores entre a jornada da área de TI na otimização de recursos e de produtividade e as áreas responsáveis pela saúde financeira da empresa.

Com essa gestão sendo realizada de maneira cuidadosa e acompanhando os resultados, é possível reduzir custos de onde menos se espera, sempre com base em dados concretos, sem chances de errar. O que você acha dessas possibilidades? Sua empresa está pronta para uma gestão de ativos de TI assim? Deixe seu comentário.

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