Os serviços de armazenamento são grandes auxiliares das empresas hoje em dia. Permitem economizar espaço físico em disco e também possibilitam o uso remoto e descentralizado dos arquivos.
Se pensarmos em um modelo de trabalho remoto, por exemplo, é impossível não pensar na necessidade de soluções como essa.
Além disso, há ainda recursos de segurança para garantir a proteção e o controle estrito de cada informação.
Por isso, é fundamental entender melhor como funcionam esses serviços. Dentro desse assunto, um aspecto crucial é saber o que é OneDrive, o que o OneDrive faz e como esse sistema vai auxiliar a sua empresa nessa questão.
Neste conteúdo, vamos aprofundar sobre as características do OneDrive, suas vantagens, diferenciais e seus recursos. Confira!
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O que é o OneDrive?
O OneDrive é uma solução de armazenamento em nuvem da Microsoft. É uma ferramenta que oferece espaço em disco para salvar arquivos na cloud, como um serviço, a partir de uma taxa referente ao pacote contratado.
Possui características similares a outros serviços da cloud computing: é um sistema gerenciado pelo provedor, que, portanto, oferece ao cliente a comodidade de apenas contar com a parte de usuário mesmo.
Inicialmente, toda empresa ou usuário dispõe de uma versão gratuita, com uma quantidade fixa de armazenamento. Então, se precisar de mais armazenamento, a companhia pode simplesmente contratar um pacote mais amplo.
O OneDrive é uma aplicação interessante para usar como um complemento ao espaço em disco já disponível. Inclusive, pode ser sincronizado com as versões mais recentes do sistema operacional da Microsoft, o Windows.
Nesse caso, o sistema utiliza o drive como uma forma de compensar a falta de espaço local, de forma automática.
Além disso, há a vantagem de uso descentralizado, a partir de qualquer dispositivo, com apps e com a versão web.
Veremos mais recursos adiante com maiores detalhes para entender o que o OneDrive faz.
O que é possível salvar no OneDrive?
Assim como no caso de outras plataformas de armazenamento, o OneDrive oferece uma variedade incrível de opções de arquivos para salvar. É possível fazer upload de praticamente qualquer tipo de documento digital para o espaço.
A questão a se pensar é o espaço disponível que foi contratado. Arquivos maiores ocupam maior espaço, naturalmente. Nesse caso, é preciso pensar na velocidade da internet, para que a empresa consiga subir os arquivos e recuperá-los rapidamente.
A grande vantagem é que é possível buscar esses arquivos de qualquer dispositivo com muita facilidade.
Quais são as funções e os recursos do OneDrive?
Agora que você já sabe o que é OneDrive, vamos aprofundar nas funções e recursos que temos disponíveis para saber como funciona o OneDrive.
Compartilhamento de documentos
Um dos mais importantes é a capacidade de compartilhamento de arquivos. Com o OneDrive, é possível acessar documentos independentemente do dispositivo, a qualquer momento, uma vez que eles ficam disponíveis na nuvem.
Ou seja, é diferente de ter arquivos salvos localmente, por exemplo. Nesse caso, sempre que precisar que outra pessoa da empresa visualize o mesmo documento, o colaborador só precisa enviar um link.
É possível compartilhar pastas inteiras ou apenas determinados arquivos. Esse controle é feito pela empresa e pode facilitar a administração dos direitos de visualização e a hierarquia de acesso.
Backup de arquivos
Outra ótima função é o controle de backups. As cópias de segurança podem ser gerenciadas com muito facilidade por quem usa a solução da Microsoft. Por isso, geralmente quem busca entender o que é OneDrive já se interessa por essa função.
O backup consiste em criar uma instância segura de arquivos, salva em um local diferente. O foco é obter redundância, ou seja, a existência de duas versões do mesmo documento para garantia caso haja problema com um deles.
A solução do OneDrive facilita isso por permitir acesso e recuperação rápidos, controle de proteção e de acesso, capacidade de visualizar e gerenciar o ciclo de vida dos dados, bem como recursos para cuidar de dados sigilosos e sensíveis.
Armazenamento de arquivos com proteção extra
Outro ponto é a proteção reforçada que a Microsoft oferece. Nesse quesito, temos mecanismos de criptografia e de monitoramento que favorecem um acompanhamento constante e preciso dos dados.
Além disso, a própria nuvem já traz funções de redundância e de gestão dos servidores, de modo a garantir os três pilares da segurança: controle de acesso, integridade e disponibilidade.
Para o controle de acesso, há a gestão de quem visualiza o quê, com o compartilhamento que permite adicionar restrições.
Para a integridade, é possível trabalhar com os backups e com recursos para proteger os arquivos.
Para a disponibilidade, há a já comentada redundância de servidores e outros mecanismos de proteção que visam garantir que a informação estará sempre disponível e acessível.
Colaboração em equipe
Outra função importante do OneDrive é a colaboração em equipe. Com outras ferramentas do pacote Office, que ficam salvas no drive, é possível colaborar em arquivos ao mesmo tempo.
Ou seja, uma equipe com pessoas remotas consegue colaborar em uma tarefa sem perder tempo e sem problemas de sincronização.
A gestão de projetos atualmente requer cada vez mais esse tipo de agilidade e facilidade. Por isso, trata-se de um recurso incrível para as organizações.
Acesso a arquivos sem prejudicar o armazenamento do computador
O armazenamento local é limitado, compromete diretamente a capacidade do computador de solucionar problemas e de lidar com as operações do dia a dia.
Por isso, é bom usar o armazenamento na nuvem, pois a empresa economiza as máquinas e as mantêm apenas focadas nos processos cotidianos mais críticos.
Isso inclusive é bom para evitar confiar somente nos discos rígidos das máquinas. Assim, é possível usufruir melhor da capacidade de colaboração e compartilhamento dos arquivos da cloud, com outros recursos que comentamos.
Quais são as vantagens de usar o OneDrive?
Veremos agora quais são as vantagens de entender como usar a nuvem da Microsoft.
Mobilidade
Um dos principais pontos do OneDrive é a sua facilidade em relação à mobilidade. Ou seja, os arquivos podem ser acessados facilmente por dispositivos móveis ou qualquer dispositivo desktop, sem nenhum problema.
Assim, a empresa não terá problemas de produtividade e conseguirá, de fato, otimizar o dia a dia com disponibilidade das informações importantes.
Segurança
Outro ponto é a segurança. Com o OneDrive, as empresas contarão com recursos poderosos de proteção da Microsoft, que envolvem criptografia para os dados, controle de acesso, links de compartilhamento temporários, relatórios, etc.
Além disso, podemos mencionar também a opção de cofre pessoal, um avançado mecanismo para proteger dados sensíveis de maneira reforçada.
Como já foi falado, a própria computação em nuvem representa essa maior defesa contra os ataques virtuais. Isso é muito bom para que a empresa se mantenha consistente, saudável e com uma boa reputação.
Sincronização com computadores locais
Um dos diferenciais mais vantajosos do OneDrive é, sem dúvidas, a sincronização com os computadores.
Isso que é um recurso também pode ser considerado uma vantagem: a possibilidade de conectar o HD com a nuvem e fazer quase uma extensão do armazenamento.
Assim, é possível garantir maior produtividade no dia a dia, menos gargalos e maior fluidez na gestão de arquivos. Da mesma forma, isso funciona como uma forma de reforçar a segurança desses documentos.
Backup das alterações
O OneDrive facilita os backups e as cópias para ambientes mais seguros. Inclusive, com esse recurso da sincronização, fica mais fácil já levar os documentos para a nuvem automaticamente, no próprio sistema do Windows.
Os backups automáticos também são ótimas formas de reforçar a segurança. Afinal, eles ocorrem sem um esforço manual, não requerem que os colaboradores lembrem exatamente de fazê-los.
Isso é imprescindível para garantir que a empresa esteja preparada em uma situação de contingência.
Melhor aproveitamento das máquinas
A maior produtividade se estende também ao melhor aproveitamento de máquinas. Com a nuvem funcionando como uma extensão para salvar os arquivos, é possível melhorar os resultados dos computadores, o que ajuda a garantir maior eficiência nas operações diárias.
Ou seja, em suma, a empresa conseguirá usar seus recursos ao máximo para agilizar os processos, eliminar custos e adiantar as demandas.
Interface user friendly
O OneDrive também se destaca por sua facilidade de uso. É uma plataforma muito simples de utilizar e de se acostumar, independentemente da versão ou do ambiente em questão. No celular, no PC, na web.
Dessa forma, a empresa consegue adotar a ferramenta sem perder tempo para se adequar a ela, o que é ótimo para a produtividade. Também haverá menos erros, algo que auxilia a gestão dos arquivos e o controle dos dados importantes.
Compatibilidade com Windows e Mac
Outra vantagem é a compatibilidade do sistema com o Windows e com o Mac. Com o Windows é muito fácil de compreender: isso se dá porque os dois sistemas são da mesma empresa, a Microsoft.
Então, é possível, como já foi falado, usar a nuvem da Microsoft como uma extensão do Windows.
O interessante é justamente a integração com o Mac, o que torna o OneDrive ainda mais vantajoso por ser multiplataforma. Esse aspecto faz com que o sistema seja atraente para muitas pessoas, independentemente da solução que utiliza.
Compatibilidade com o Office
Outro ponto vantajoso muito interessante é a integração com o Office, o famoso pacote das soluções de escritório. Ou seja, no Drive, você já possui automática integração com o Word Online, com o Powerpoint, com o Excel e com outras aplicações desse universo.
Assim é possível enviar arquivos, controlar o acesso, facilitar a integração e a edição, bem como gerenciar o sigilo, fazer backups, entre outros.
O OneDrive facilita todos esses esforços ao permitir que eles sejam centralizados.
Como usar OneDrive office 365?
Já falamos sobre o que é OneDrive, como funciona o OneDrive, discorremos um pouco sobre os recursos e apresentamos as vantagens atreladas a esses recursos. Agora, precisamos comentar como é possível instalar e usar essa solução.
Confira a seguir.
OneDrive para celular
No celular, dá para baixar o app do drive para fazer sincronizações diretas, subir arquivos com facilidade e fazer downloads para o espaço local.
OneDrive para computador
Também é viável baixar a aplicação para computador e gerenciar os recursos da sincronização com as pastas. O app fica disponível para gerenciar na barra de tarefas, bem fácil de usar.
Planos e preços do OneDrive para empresas
Vamos falar de preços agora. Para entender o que é OneDrive e sua importância para as empresas, é preciso conferir os recursos que são oferecidos e os preços atrelados.
Temos dois principais planos. O OneDrive Business mais simples, por 32 reais por usuário/mês; e um mais robusto, por 64 reais por usuário/mês.
A opção mais robusta possui vários recursos muito interessantes:
- definir data de validade para acesso;
- bloqueio de download de arquivos compartilhados;
- sincronização de pastas de arquivos;
- backup automático;
- senhas para links de compartilhamento;
- colaboração;
- criptografia;
- auditoria de dados.
Dúvidas frequentes
O que é o OneDrive e para que serve?
O OneDrive é a ferramenta de armazenamento na nuvem da Microsoft. Serve para guardar arquivos com o máximo de segurança e disponibilidade.
É seguro usar o OneDrive?
Sim, é uma aplicação que traz uma série de recursos interessantes para proteger e reforçar a segurança das empresas.
Onde ficam armazenados os arquivos do OneDrive?
Os arquivos ficam armazenados em servidores remotos, descentralizados.
Quais as desvantagens do OneDrive?
O OneDrive oferece pouco armazenamento para quem quer começar de graça. Além disso, pode não ser uma opção ideal para quem busca o máximo de sigilo, pois os dados podem ser acessados pela Microsoft.
Conclusão
Entender o que é OneDrive e para que serve o OneDrive é importante para que as empresas saibam como usar essa solução de armazenamento. A partir da configuração da aplicação, é possível obter melhores resultados e proteger os dados.
Com relação aos recursos, a aplicação oferece disponibilidade, controle de acesso, capacidade de compartilhamento em tempo real e muito mais.
