Toda organização hoje, grande ou pequena, precisa se preocupar com compliance empresarial. É uma necessidade que impacta em várias áreas e é crucial para que as empresas mantenham seus negócios sustentáveis e consistentes.
É interessante perceber que esse conceito abarca uma série de outros conceitos — que são os tipos de compliance empresarial. Então, é preciso entender esses tipos e saber mais sobre a importância deles para se ajustar.
Com esse ajuste, torna-se possível proteger as operações e garantir o máximo de produtividade no dia a dia, com estabilidade a longo prazo. Entenda melhor esse tema e suas ramificações.
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O que é compliance para empresas?
O compliance para empresas é uma série de ações e políticas que visam regular e controlar as operações, de modo a estabelecer conformidade com leis externas.
O compliance pode ser entendido como o conjunto de todos os compliances, todos os esforços para se adaptar a leis e normas.
Ao analisar por esse ângulo, pode parecer que se trata apenas de um aspecto burocrático. Porém, é muito mais do que isso. Compliance é também um esforço de adaptação contínuo da empresa, na busca por um ajuste perfeito.
Dessa forma, o compliance pode mudar, na medida em que as leis mudam ou que a visão da empresa amadurece.
Nesse sentido, envolve analisar os processos, as práticas, as estratégias e outros fatores globais e específicos.
A própria noção de compliance evoluiu bastante nas empresas ao longo das décadas. Inicialmente, quando se falava nesse conceito, trazido do inglês, o foco maior era a proteção contra fraudes ou contra a corrupção.
Ou seja, sempre foi muito visto pelo lado financeiro. Entretanto, compliance envolve uma série de fatores para outros campos também, sempre com o objetivo de trazer regulação, transparência, organização, controle e fiscalização.
Para avançar no assunto, é imprescindível entender os tipos de compliance. Vamos comentar sobre isso a seguir.
Tipos de compliance
Temos o compliance fiscal ou tributário, que cuida de questões relacionadas com impostos e taxas. Tenta ajustar o controle do balanço da empresa para arcar com as necessidades fiscais e evitar problemas nessa seara.
Há também o compliance trabalhista, que é focado especificamente na legislação trabalhista. Abrange, sobretudo, o setor de RH e a relação da empresa com seus colaboradores para atender às normas e garantir que tudo esteja saudável.
Temos o compliance de TI, ou compliance digital, que analisa os processos internos para estabelecer conformidade com leis de dados e de segurança de TI. Um exemplo de lei nesse âmbito é a Lei Geral de Proteção de Dados.
Há também o compliance para serviços financeiros, que visa tratar de questões das finanças, das compras e vendas, com um pouco de proximidade com a conformidade fiscal.
Quais são os objetivos do compliance empresarial?
Nesta seção, vamos falar um pouco sobre mais os objetivos do compliance.
Criar padrões de procedimentos internos e externos
Um dos focos do compliance empresarial é padronizar as operações. Funciona como um instrumento para tornar os processos mais simples e compreensíveis.
Isso se deve ao fato de que um dos pilares do compliance é a transparência: então se sabe tudo sobre os processos e sobre como eles funcionam.
Isso é muito bom para empresa quando precisa se expandir, por exemplo, em uma estratégia de franquias. Os processos são mais facilmente assimiláveis por outra organização que adere ao projeto da companhia.
No geral, as negociações de fusão e aquisição também se tornam mais fáceis quando existe essa padronização.
Identificar problemas
Outro objetivo do compliance empresarial é a identificação de problemas, sobretudo com uma postura proativa. Nesse sentido, a importância do compliance é ajudar a empresa a encontrar possíveis riscos, com um diagnóstico preciso das causas e dos impactos.
Então, a consequência natural dessa visão mais madura sobre os problemas é o levantamento das ações estratégicas que ajudam a solucioná-los.
Prevenir possíveis riscos de descumprimento da lei
Evidentemente, como já falamos, compliance também está muito ligado ao cumprimento de leis e normas, sob um viés até mais burocrático. Assim, o compliance ajuda a entender melhor cada ponto das leis e a ajustar as operações para essa adequação.
Ou seja, inclui mudanças em um nível mais profundo para cumprir a lei e evitar problemas decorrentes desse não cumprimento.
Promover uma cultura organizacional
Outro ponto sobre o compliance é o seu foco em desenvolver uma cultura forte e consistente.
Por isso, ter um programa de compliance empresarial é a solução para empresas em desenvolvimento, pois ajuda a definir uma cultura de cuidado com as leis, de fiscalização e de vigilância.
Em outras palavras, a companhia desenvolve uma postura de se preocupar com as normas e os impactos proativamente. Evita, assim, de antemão, problemas com órgãos fiscalizadores para assegurar a continuidade das operações e saúde das rotinas.
Compliance também é sinônimo de criação de políticas e normas internas, que, evidentemente, estão alinhadas com leis e normas externas. Então, requer a criação de uma linguagem, de uma forma de abordar os processos e as questões sensíveis.
Aumentar a credibilidade da empresa
Também vale mencionar a melhoria na credibilidade e na reputação das empresas que se preocupam com a conformidade. Uma das metas é transmitir ao mercado e aos clientes a imagem de uma organização séria, comprometida com valores e devidamente organizada.
Afinal, atender ao compliance é como assumir um acordo implícito com as leis e com a regularidade nos processos.
Qual é a importância do compliance empresarial?
Diante de tudo o que falamos, ainda é necessário refletir sobre a importância do compliance empresarial. Pois precisamos frisar a relevância desse conceito para as empresas na modernidade.
Primeiramente, deve-se argumentar que o compliance é sinônimo de vantagem competitiva e de destaque no mercado. Uma organização que gerencia adequadamente essa questão consegue sair na frente da concorrência.
Afinal, com essa regulação dos processos e a criação de normas internas, a conformidade traz também uma série de vantagens (que exploraremos no próximo tópico).
Essa vantagem permite que a empresa se mantenha firme no mercado, algo que estamos mencionando desde o início do artigo. Além disso, permite maior segurança para novas etapas e decisões até mais arriscadas com relação ao futuro da companhia.
A organização se torna até mesmo uma entidade mais respeitada, que define os novos rumos do mercado. Ou seja, passa a influenciar outras companhias na mesma direção.
Principais vantagens do compliance empresarial
Veremos agora quais são as principais vantagens do compliance empresarial.
Procedimentos mais eficientes
Um dos pontos é a melhoria dos procedimentos internos, com maior produtividade e eficiência. O compliance ajuda não somente a transmitir uma imagem para fora, mas também serve como um mecanismo de otimização das operações do dia a dia.
Com maior transparência, maior segurança, maior controle e uma gestão que sabe mais sobre o que ocorre no cotidiano, é possível alcançar índices mais altos de produtividade.
Imagine, por exemplo, o compliance de TI. Com a conformidade com as leis de segurança de dados, é possível evitar problemas nessa área e garantir maior estabilidade e disponibilidade dos sistemas. Com isso, a empresa ganha com produtividade.
Maior segurança e produtividade
Outro ponto é a maior segurança, conceito que também tem relação com o aumento de produtividade. O compliance empresarial traz segurança em vários âmbitos: jurídico, fiscal, tecnológico, etc.
Ou seja, permite proteger as empresas de ataques virtuais e cibercrimes, protege as empresas contra fraudes e desvio do dinheiro, protege contra incidências de multas e indenizações, entre outros fatores.
Por isso, vemos a área de compliance tão ligada ao conceito de segurança no universo da tecnologia. Há um grande compartilhamento de ideias entre proteção de dados e compliance, por exemplo.
Isso se dá porque o compliance ajuda a reforçar esse quesito, criando a sensação de maior segurança e tranquilidade dentro do ambiente. Esse clima mais protegido favorece a produtividade, pois permite que os colaboradores entreguem o melhor de si.
Aumento da competitividade
Como já discutimos, compliance também gera aumento da competitividade, com maior destaque da empresa entre a concorrência. Isso significa alcançar mais clientes do que os concorrentes, de uma forma mais intuitiva e simples.
Uma empresa que foca no compliance consegue transmitir por meio de um programa estruturado os seus valores. Ao passar essa mensagem, é possível criar uma identificação com os clientes que facilita a conversão deles.
Boas práticas de como implementar compliance nas empresas
A seguir, entenderemos como implementar compliance nas empresas a partir de alguns pontos de atenção.
Analisar a rotina da empresa
Primeiro, é imprescindível fazer um mapeamento completo das operações e das rotinas da empresa. A empresa pode até mesmo escolher um instrumento de análise similar a um fluxograma para desenhar as operações e o fluxo.
Assim, é possível entender como criar mecanismos de controle que gerem um impacto positivo nas operações. É viável saber também quais processos são mais difíceis e quais operações não estão em conformidade e precisam de ajuste.
Produzir um código de conduta e boas práticas
O código de conduta é um guia, um manual com as regras e práticas que orientam as pessoas da empresa. É uma forma de alinhar as operações de acordo com normas e com a visão da organização.
O código é também o padrão para o qual se deve olhar antes de analisar as operações ou buscar orientações sobre como fazer algo. É o que vai conduzir a estratégia para a direção certa.
Definir uma equipe para o setor de compliance
Compliance é um fator tão importante que merece, sem dúvidas, uma equipe específica. Então, o próximo passo pode ser definir uma equipe somente para isso, com profissionais técnicos e outros com a capacidade de entender os textos jurídicos.
Em compliance de TI, por exemplo, uma equipe pode contar com profissionais de tecnologia especialistas em segurança e pessoas do setor jurídico — que interpretam a lei e traduzem os pontos em planos de ação.
Comunicar as informações do compliance empresarial
A comunicação é essencial quando falamos em compliance. Uma vez que um código de conduta foi estabelecido e o programa está em andamento, é preciso comunicar a todos o que foi feito, quais são as normas vigentes e o que será feito.
A comunicação serve para garantir a educação de todos, de acordo com os pontos mais importantes. É a ferramenta da empresa para transmitir e espalhar as ideias a todos, com a abrangência necessária.
A comunicação é muito importante, então falhar nesse quesito pode atrapalhar muito a forma como a empresa adota o compliance.
Criar um canal seguro para denúncias
Como estamos falando de um conceito que representa transparência, naturalmente precisamos falar da necessidade de ter canais para denúncias. Esses canais são fundamentais para que os colaboradores se sintam abertos a expressar o que observam.
O objetivo é sempre garantir a fiscalização descentralizada, de acordo com os códigos e as normas internas (que, por sua vez, refletem as normas externas). Então, deve ser simples para todos essa abertura e liberdade para comunicar denúncias.
Perguntas frequentes sobre compliance empresarial
Qual é a diferença entre compliance e governança?
A governança trata de questões internas, causadas por preocupações e motivações específicas; ao passo que compliance é, de modo simples, busca por conformidade com leis externas.
Compliance e auditoria são a mesma coisa?
Enquanto o compliance funciona como mecanismo de regulação e adaptação a leis, a auditoria pode ser um instrumento para pôr o compliance em prática.
Conclusão
Compliance é conformidade com leis e normas. Dentro da organização, há uma série de práticas e acordos para garantir que os processos e a postura de todos estejam dentro dos padrões da companhia e da cultura.
Sobretudo, também cuida de alinhar esses padrões com as normas e legislações.
Assim, o compliance empresarial gera um impacto interna e externamente. Pode gerar maior segurança, maior produtividade, redução de custos e maior eficiência. Nesse sentido, ajuda as empresas a serem mais competitivas e a conquistarem clientes com facilidade.
