Você já parou para pensar na utilidade de um arquivo digital para empresas? Estamos em uma era em que a inovação guia as atividades dentro das organizações em prol da eficiência, e essa é a proposta deste tipo de arquivo.
O volume de dados gerados se tornou grande o suficiente para inviabilizar sua gestão por meios físicos. Nada mais justo, então, do que digitalizar o máximo de documentos possível para ter mais organização nas tarefas do dia a dia.
É neste contexto que explicamos o que é um arquivo digital e qual a sua importância. Apontamos a seguir como funciona a solução de arquivamento e quais as vantagens que ele proporciona para sua empresa.
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- Qual a diferença entre armazenamento e backup em nuvem?
O que é arquivo digital?
Arquivo digital é uma solução de organização, armazenamento, segurança, gerenciamento e compartilhamento de documentos eletrônicos de uma empresa.
Esta é a definição aplicável ao dia a dia empresarial quando se considera o arquivo digital enquanto serviço.
Porém, uma informação (imagem, texto, gráfico ou planilha) salva em um dispositivo e que pode ser compartilhada também é um arquivo hospedado em ambiente digital, certo?
Esse é outro conceito para a expressão, que ainda comporta uma definição técnica, aplicável para a área de tecnologia da informação.
Para os profissionais de TI, é um arquivo composto por dados binários (0 e 1) que formam um dado e cujo conjunto pode ser salvo em arquivos.
O que importa é saber que, nas definições aplicáveis à rotina de uma organização, o arquivo digital para empresa é indispensável. E qual a importância do arquivamento digital?
Por que o arquivamento digital é importante?
Porque leva uma empresa a se integrar à transformação digital, mudando a forma de execução dos processos internos, desde o armazenamento à pesquisa de informações.
Uma empresa que adota Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e sistemas voltados para a catalogação dos arquivos em ambiente digital consegue automatizar diversos processos internos.
Com isso, os negócios se tornaram mais organizados e eficientes. Na prática, os gestores trocaram dezenas de gavetas com arquivos físicos por uma pasta de computador ou uma plataforma para a organização de arquivos digitais.
É possível encontrar rapidamente as informações necessárias para as atividades do dia a dia, além de experimentar outras vantagens, como redução de custos, sustentabilidade empresarial e muito mais.
Entendeu o que é um arquivo digital e qual a sua importância? Vamos decifrar agora como funciona este tipo de arquivamento.
Como funciona o arquivamento digital?
Você já sabe como criar um arquivo digital, pois transformou o documento físico em eletrônico. Em seguida, o colocou em uma pasta do computador. Pronto. Será que estas simples ações compõem o chamado arquivamento digital?
A grosso modo, sim, mas o arquivamento não se resume a isso. O armazenamento é apenas uma etapa da organização de arquivos hospedados em ambientes digitais.
Como permitir o acesso a determinado documento apenas por pessoas autorizadas? Como encontrar facilmente o contrato realizado com o fornecedor?
A partir dessas perguntas, podemos apontar como funciona o arquivamento digital em etapas:
- Coleta e organização dos arquivos físicos: considerando os processos e as demandas da empresa, o gestor selecionará os arquivos que serão enviados ao ambiente digital (nuvem ou servidor). Eles devem ser categorizados por setores para facilitar as ações posteriores.
- Digitalização dos documentos: é a hora do escaneamento de cada arquivo para criar cópias digitais. Neste momento, é preciso configurar o equipamento para uma boa resolução e para o padrão de arquivo desejado.
- Indexação dos documentos digitais: a organização dos arquivos deve ser feita conforme alguns critérios, como assunto, data, índices, setores e grau de relevância. É a indexação que facilita a busca posterior dos arquivos.
- Transferência dos arquivos para uma plataforma: o responsável pelo arquivamento digital deve disponibilizar os documentos na plataforma de gestão de documentos escolhida. Ele também definirá os acessos.
A partir dessas etapas do arquivamento digital, podemos compreender as vantagens que a prática apresenta no ambiente corporativo.
Quais as vantagens de fazer um arquivamento digital?
Para colocar uma empresa de vez na era digital, os gestores devem saber como organizar e utilizar a informação. Afinal, os dados são a base da tomada de decisões fundamentada em qualquer negócio.
Com a digitalização de documentos e o arquivamento digital, é possível ter uma organização eficiente dos dados. Além de facilitar o armazenamento, há também grandes vantagens na pesquisa da informação.
Mas essa não é a única vantagem que essa solução apresenta. Confira outras a seguir!
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Segurança
Há uma crescente preocupação com a segurança dos dados empresariais, especialmente com o advento da Lei nº 13.709/2018, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Os gestores buscam formas de aumentar o controle e a proteção das informações para aderir às regras específicas da lei. E com uma boa organização de arquivos digitais isso se torna mais fácil.
Isso porque o arquivamento digital possibilita:
- estabelecer controle de acesso para determinados dados;
- armazenar informações em ambientes bem protegidos, como as soluções em nuvem;
- realizar backups de segurança para para que as informações estejam sempre disponíveis;
- verificar os últimos acessos, as ações ou as modificações realizadas nos arquivos hospedados no ambiente digital.
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Acessibilidade
Você sabia que, conforme levantamento da IDC, quase metade dos profissionais não conseguem encontrar as informações das pesquisas realizadas? Esse gap na gestão de informações é mais comum em empresas que não utilizam o arquivamento digital.
As organizações que trabalham com arquivos hospedados em meios eletrônicos facilitam a acessibilidade por parte dos profissionais autorizados.
Além disso, como pontuado, é possível estabelecer um controle de acesso rigoroso, evitando que pessoas não autorizadas leiam documentos sigilosos, por exemplo.
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Compartilhamento
Uma das vantagens mais buscadas por quem quer aprender como criar um arquivo digital é o compartilhamento.
Em uma empresa, o uso estratégico das informações depende do trabalho de várias pessoas. Ou seja, o arquivo precisa ser compartilhado com facilidade.
Quando todos os profissionais podem acessar simultaneamente o mesmo arquivo e trabalhar com a versão correta, há maior assertividade na execução da tarefa.
Esse compartilhamento, além de aumentar a produtividade e favorecer a comunicação interna, também promove a mobilidade. Afinal, o profissional pode acessar o sistema ou a plataforma de seu próprio dispositivo.
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Ecologia
Já pensou em reduzir ou eliminar o uso de papel para armazenar informações? Isso é possível com o arquivamento digital, pois a empresa passa a fazer tudo no ambiente eletrônico.
Por isso, essa solução promove e fortalece a ideia de sustentabilidade e ecologia.
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Recuperação fácil
Um dos aspectos de segurança do arquivamento digital é a possibilidade de criar backups dos arquivos, certo?
Em caso de incidentes, portanto, o profissional poderá recuperar facilmente o arquivo desejado.
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Menor necessidade de espaço físico
A primeira consequência da digitalização de documentos é a eliminação de suas versões físicas. Na prática, o responsável pela gestão dos arquivos não precisará de centenas de caixas guardadas em salas.
A virtualização, portanto, dispensa a necessidade de ter uma área física grande para o armazenamento dos documentos. Com isso, o negócio consegue reduzir seus custos operacionais, como locação de um espaço menor e mais barato.
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Redução de custos
A redução de custos decorrente do arquivamento digital aparece em diversos pontos. O primeiro, como acabamos de apontar, é a menor necessidade de espaço físico.
Mas há também um menor gasto com segurança.
Caso você não se lembre, há alguns anos, empresas tinham profissionais para proteger seus depósitos de arquivos quando eles não eram alocados dentro do estabelecimento.
Ainda sobre a segurança, é preciso ressaltar que os negócios conseguem ter boas soluções para proteger os dados empresariais no ambiente digital. Ou seja, há prevenção de incidentes que podem ocasionar prejuízos diversos, inclusive financeiros.
Por fim, destaca-se também a maior produtividade e eficiência dos times. Com profissionais integrados e com um fluxo de informações mais fluido, há menor necessidade de contratação.
Com tantos benefícios, você deve estar se perguntando como criar um arquivo voltado para ambiente digital. Vamos ver?
Como fazer arquivo digital de documentos físicos?
Na hora de pensar em arquivo digital e como fazer o arquivamento, é preciso ter em mente as quatro etapas que já mencionamos: coleta e organização dos arquivos físicos, digitalização, indexação e transferência dos arquivos para uma plataforma.
O importante é ter boas práticas na hora de executar essas etapas. Assim, o responsável consegue tornar o arquivamento uma ferramenta estratégica do negócio. Apontamos a seguir três delas!
Manter o sistema de arquivamento organizado e alinhado às características do negócio
Uma das grandes vantagens da organização de arquivos digitais é a rapidez na pesquisa das informações, certo?
Por isso, nada melhor do que manter o sistema de arquivamento organizado conforme as características do seu negócio.
Por isso, a etapa mais sensível ao aprender como criar um arquivo digital é levar os documentos para o sistema ou plataforma. É fundamental ter rotinas e critérios internos para incluir e manusear os documentos.
A partir da padronização dos processos, todos poderão tirar melhor proveito da solução.
Optar pelo armazenamento em nuvem
O foco da gestão de documentos em qualquer empresa deve ser a produtividade das equipes e a segurança das informações.
Ao optar pelo armazenamento em nuvem como solução de arquivamento digital, é possível garantir tudo isso.
A nuvem é uma alternativa segura para preservar os dados do negócio de perdas, ataques cibernéticos e acessos indevidos. Além disso, a solução permite acessar e gerenciar os documentos de qualquer lugar, garantindo mobilidade.
Juntamente com a nuvem, é possível configurar backups automáticos para garantir a disponibilidade dos dados.
Monitorar e rastrear os documentos
Seu arquivo eletrônico já está estruturado e devidamente hospedado na nuvem. E agora? O passo seguinte é controlar o acesso das informações.
Você precisa definir qual profissional pode utilizar cada parte do sistema escolhido, o que pode ser feito a partir de hierarquias.
Além disso, é possível registrar e acompanhar as ações realizadas nos documentos para ter ciência de qualquer mudança ou atividade relacionada a eles. Se alguém alterou uma linha ou enviou para outro destinatário você conseguirá saber.
Esse processo se chama rastreabilidade e é essencial para a segurança da informação e para a compreensão sobre o uso de dados.
Quais as características dos arquivos digitais?
Os arquivos digitais apresentam características valiosas para pessoas físicas e jurídicas, tais como:
- Preservação e integridade a longo prazo;
- Disponibilidade imediata mesmo à distância;
- Facilidade de ser armazenado, recuperado e localizado;
- Flexibilidade de seu formato, podendo ser imagem, texto, planilha etc.;
- Documentação do ciclo de vida das informações, bem como de sua operação de preservação.
É importante, também, ter em mente as vantagens que se traduzem em características, como é o caso da segurança. Um arquivo em ambiente digital é um grande aliado da segurança da informação quando há uma boa gestão eletrônica.
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Perguntas Frequentes (Guia Rápido)
Caso ainda esteja com dúvidas sobre arquivo digital, como fazer e quais são as etapas, apontamos algumas perguntas frequentes a seguir.
É possível digitalizar qualquer documento?
Sim, é possível digitalizar qualquer documento e, inclusive, atribuir à versão digital a mesma validade da versão física com a assinatura digital.
Quais etapas para criar arquivos digitais?
Existem quatro etapas básicas para criar arquivos hospedados em ambientes digitais: coleta e organização dos arquivos físicos, digitalização dos documentos, indexação dos documentos digitais e transferência dos arquivos para um sistema ou plataforma.
Como cuidar da segurança dos arquivos digitais?
Os arquivos hospedados em ambientes digitais podem ser protegidos com soluções de segurança da informação, tais como criptografia, antivírus, firewall e ferramentas em nuvem que possuam bons mecanismos de proteção de dados.
Como armazenar arquivos digitais?
A melhor forma de armazenar arquivos eletrônicos é o armazenamento em nuvem, que é escalável (uso conforme demanda), permite o acesso à distância e protege os dados.
Conclusão
A adoção de um arquivo digital em uma empresa é uma forma de ter mais eficiência, produtividade, praticidade e segurança na gestão de documentos.
Para realizar o arquivamento, é preciso seguir algumas etapas básicas, como coleta e indexação, mas o importante é contar com boas soluções de armazenamento, como a nuvem.
Com os recursos corretos, os gestores conseguem aproveitar os benefícios que impulsionam sua atividade, inclusive no trabalho remoto.
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