Com o ano de 2016 já batendo à porta, chega o momento de elaborar um novo planejamento de TI, certo? Mas como traçar metas e objetivos, o que avaliar nos resultados do ano anterior e o que exatamente precisa ser melhorado? Que parâmetros usar para pensar em um orçamento para a área, como fazer projeções e validar se o plano realmente tem chances de melhorar o dia a dia da empresa? Você verá tudo isso e muito mais neste artigo, que reúne dicas valiosas a fim de ajudá-lo a planejar muito bem sua TI anual. Acompanhe e se prepare para colocar as mãos na massa!
Faça uma avaliação estratégica do ano anterior
Pegue, por exemplo, o recorte do orçamento. Nesse caso, calcule, em primeiro lugar, seus custos com tecnologia do ano anterior. Só isso já dará uma boa perspectiva de orçamento, mesmo você esteja planejando uma grande mudança em sua estratégia de TI. Supondo que você esteja planejando um crescimento moderado, criará uma categoria para manutenção de TI e apoio e outra para novos gastos com tecnologia.
Determine, em primeiro lugar, o valor para manutenção e suporte dos equipamentos existentes — número que deve permanecer aproximadamente o mesmo que no ano anterior. Depois disso, faça a projeção dos novos gastos previstos, para então ter uma perspectiva realista de orçamento a ser alocado para a área. Vale lembrar que esse princípio deve ser aplicado a todos os outros aspectos — como serviços, aquisições de sistemas e infra, contratação de pessoal e assim por diante.
Lembre-se de que a TI precisa, cada vez mais, entregar valor ao negócio. Por isso, todo o orçamento a ser alocado e utilizado deve estar devidamente justificado. Trabalhe os benefícios da utilização do orçamento junto à diretoria da empresa e mostre não só os avanços alcançados em 2015 como as projeções para 2016. Você vai ver como todo esse cuidado e esse planejamento serão extremamente úteis na hora da aprovação dos orçamentos.
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Tome como base os objetivos macro da empresa
A criação de um plano estratégico de TI requer um ponto focal, que normalmente é tirado da tríade visão, missão e objetivos da empresa. Assim, o primeiro passo para desenvolver uma estratégia de TI eficaz consiste em alinhar o departamento a esses parâmetros. A essa altura, ao olhar para esses objetivos, você já pode passar para o estabelecimento de metas específicas para o próximo ano, sendo que elas devem contemplar a forma como a TI poderá contribuir para:
-Expectativas de crescimento;
-Planos de ação para cumprimento dos objetivos;
-Alcance dos objetivos de vendas;
-Próximas aquisições ou parcerias;
-Perspectivas de redução dos custos das operações.
De tudo isso surge a importância de não se fazer o planejamento de TI levando em conta apenas a equipe do próprio departamento. É preciso, portanto, conversar com a diretoria da empresa, uma vez que é a partir do planejamento empresarial que se pode efetivamente traçar indicadores de contribuição da TI.
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Estabeleça projeções e valide sua estratégia
O próprio departamento de TI tem à disposição uma riqueza de dados que pode ajudar bastante a fazer comparativos e estimativas, planejando assim o crescimento futuro. Seu plano de TI deve, portanto, basear-se em realizações passadas, com o devido uso das informações disponíveis. Para isso:
-Puxe relatórios e verifique as realizações do departamento no ano anterior, com destaque para o uso de tecnologia por unidade organizacional;
-Estabeleça uma lista de recursos de TI existentes e quais são seus impactos no negócio, explicando para que função específica do negócio cada recurso contribui;
-Aplique os dados de uso da tecnologia existente — como o crescimento de chamadas de help desk, a utilização do disco, a capacidade do servidor, a prevenção de desastres e assim por diante — para verificar tendências;
-Defina uma arquitetura global de tecnologia que apresente a governança de processos, bem como aplicações e infraestrutura, entrando diretamente em contato com as unidades organizacionais para descobrir seus planos para o próximo ano;
-Aproveite para perguntar aos departamentos da empresa quais são suas perspectivas e como a TI pode auxiliá-los — se as unidades de negócio têm objetivos de produção e vendas, financeiros ou outros, pergunte se há uma tecnologia específica para cumprir esses objetivos e como ela será financiada, por exemplo.
Crie um roadmap com projetos prioritários
Também é essencial fazer um levantamento de todos os projetos da empresa com os quais o departamento estará envolvido para garantir a assertividade do planejamento de TI. Comece classificando quais deles são prioritários para o negócio e faça um roadmap que o ajude a verificar custos, como deve ser alocação de profissionais, o cenário de possíveis contratações de fornecedores de serviços, além de perspectivas de necessidades de compra de equipamentos e sistemas, dentre outros aspectos.
É muito importante que o planejamento seja discutido entre todos os profissionais do departamento e seja devidamente documentado, para evitar qualquer tipo de dupla interpretação ou perda de informações relevantes na hora de defender o projeto junto à diretoria executiva da empresa.
Capriche na comunicação para a validação
No quesito comunicação, o mais aconselhável é montar uma apresentação resumida do que foi planejado, de preferência em forma de checklist, para repassar junto à diretoria e, então, lapidar conforme o que ficar acordado entre as partes. Na apresentação, comece por demonstrar os resultados obtidos em 2015 e depois entre especificamente no que foi planejado para o próximo ano. Não se esqueça de demonstrar, da forma mais simplificada possível, os benefícios estimados, pois os executivos de negócios nem sempre têm familiaridade com detalhamentos técnicos.
Demonstre claramente o que foi planejado para melhorar o dia a dia da operação da empresa e deixe claro como a TI atuará para refinar os processos e auxiliar os usuários. Lembre-se: nunca é demais ressaltar como as soluções planejadas tornarão a empresa mais produtiva.
Agora nos conte: como está seu planejamento de TI para 2016? Gostou das nossas dicas? Deixe seu comentário e compartilhe suas experiências conosco!
Por: Equipe de Conteúdo Algar Telecom
