Em 2021, o Brasil foi um dos países que mais sofreram com violação de dados, de acordo com o Surfshark. Ficou em sexto no ranking, um número que representa quase 25 milhões de afetados no país. Por conta dessa proliferação cada vez maior dos riscos, fala-se tanto em compliance digital.
O termo compliance é muito importante para empresas como um mecanismo que ajuda na sobrevivência e no controle. Contudo, quando falamos em compliance digital, estamos adicionando uma dimensão do cuidado na esfera do ciberespaço, diante das possibilidades do virtual.
Assim, é uma conformidade orientada pela governança de TI para buscar menores custos e menos problemas.
O que é o compliance digital?
O compliance digital é um mecanismo que garante regulação dos processos para atender a normas e leis que incidem sobre o digital. Ou seja, é a mesma tática de controle para evitar riscos, só que com um foco maior em cibersegurança.
O termo em português é conformidade. É um esforço da empresa para estar de acordo com o que leis sugerem e recomendam, buscando evitar riscos.
O objetivo principal é prevenir problemas com a fiscalização e sobretudo evitar sanções por parte dos órgãos superiores.
Contudo, o compliance também é eficaz na proteção da empresa contra ameaças internas, inclusive, o que ajuda na organização e na sobrevivência.
Para estabelecer um paralelo e aprofundar na discussão, vale considerar que os mecanismos tradicionais de conformidade buscavam principalmente combater a corrupção (controle do financeiro contra ameaças internas). Assim, manteriam a saúde do negócio, evitando desvios dos objetivos e dos princípios.
Logo, podemos definir também esse termo como uma forma de cumprir o propósito da companhia, de acordo com a própria filosofia interna.
Diante de dados e relatórios como o que foi mencionado na introdução e de um cenário alarmante no mundo online, faz-se necessário um setor específico só para cuidar de ameaças digitais.
Assim, essa preocupação faz a gestão estruturar a gestão da infraestrutura, a gestão dos ativos, a dos dados e dos sistemas como um todo para garantir proteção e conformidade.
Etapas do compliance digital
Autorregulação Regulada
Uma das etapas para colocar em prática o compliance no digital é uma regulação própria da empresa, feita nos termos da companhia.
Nesse sentido, é olhar para os pilares da filosofia, para os pontos que devem ser evitados e garantir uma fiscalização interna que assegure o cumprimento desses aspectos.
Isso inclui, evidentemente, treinamento e conscientização de todos os envolvidos para que todos falem a mesma língua.
Governança Corporativa
Outra etapa crucial é a governança. A conformidade requer uma visão de cima, completa, que governe e coordene todos os processos para assegurar seus objetivos.
É preciso ter um controle estrito, preciso, bem definido, com cada membro ciente de sua responsabilidade e de sua função.
Nesse sentido, a empresa pode trabalhar com metas claras e mensuráveis, com uma visão transparente e alcançável, etc.
Responsabilidade Social e Ética Empresarial
Compliance está no campo da ética e também da responsabilidade social. É garantir que os membros e que a empresa como um todo estejam comprometidos com sua função na sociedade e com seu principal objetivo enquanto organismo social.
Por isso, a responsabilidade deve guiar as ações. É a certeza de que agir corretamente, de acordo com as leis, é o necessário para que uma organização se mantenha viva e consistente em um ambiente.
Principais etapas para implementar um programa de compliance digital
Agora, vamos entender melhor as etapas para implementar um programa nessa área.
Organização das prioridades
Ter um foco é muito importante antes de dar o primeiro passo. Assim, a organização deve saber muito bem quais são suas prioridades e ter uma noção precisa de como alcançar esses pontos traçados.
Um programa de compliance digital que tente alcançar tudo pode ser confuso. É importante ser objetivo, estar aliado a um tema específico. Um exemplo disso é um projeto de compliance voltado para uma determinada lei recém-sancionada, por exemplo.
Nesse caso, todo o esforço de organização da empresa deverá estar alinhado a esse objetivo. As contratações, consultorias e parcerias que ajudarão, o treinamento e a busca de informações estarão, portanto, adequados a isso.
Mapeamento de riscos
No mundo online, toda companhia deve saber a importância de conhecer e mapear os riscos que enfrenta. Isso envolve saber o que pode acontecer e ainda conseguir mensurar os impactos de cada evento e situação.
Essa previsibilidade permite traçar planos de ação e até de recuperação para certas eventualidades. A empresa consegue organizar futuros possíveis para ser capaz de responder em tempo real ao que ocorre e evitar perdas de clientes e de lucratividade.
Disseminação das diretrizes definidas
Para alcançar a conformidade, é preciso um esforço conjunto, de todos. Por isso, quando as diretrizes estiverem devidamente definidas, o esforço deve ser na direção de espalhar as informações para todos.
Em outras palavras, é preciso investir no treinamento de todos os colaboradores para assegurar que a empresa seja capaz de atender às políticas estabelecidas.
Comunicação transparente
Outra dica importante é reforçar a comunicação. Isso facilita o treinamento, permite o feedback que ajuda a orientar a empresa na direção certa e torna o esforço conjunto, com a integração de todos.
Valorização de boas práticas
Vale também pensar em mecanismos de valorização e criação de recompensas para boas práticas. Assim, a empresa consegue criar uma cultura de valorizar quem realmente atende aos pontos das políticas e leis, o que, por sua vez, ajuda a disseminá-los.
Essa ação é uma chave para uma mudança profunda em nível cultural, que torna a adaptação à conformidade muito mais natural e menos abrupta.
Fiscalização dos processos
Para garantir a observância dos pontos importantes no dia a dia, é crucial investir em táticas de fiscalização eficientes. A gestão precisa saber o que está acontecendo, se as políticas estão sendo seguidas e o que pode ser melhorado.
Reparação dos erros
Caso haja algum ponto a ser otimizado, é preciso entender bem e diagnosticar as condições do negócio para buscar reparação. Depois de implementar o programa, a empresa deve estar sempre em busca de melhorias, de consertar os erros para melhorar os resultados.
Nesse sentido, vale olhar para os indicadores e entender as condições que levam a empresa a alcançar melhor suas metas.
LGPD e Compliance
Quando falamos em compliance digital, é necessário estabelecer a relação com essa sigla tão importante, a LGPD. Em outras palavras: LGPD e compliance estão profundamente conectados.
A sigla representa a nova Lei Geral de Proteção de Dados, uma norma inspirada em uma regulação europeia (GDPR) que trata sobre relações envolvendo tratamento de dados.
A adaptação à LGPD e a preparação da empresa para atender a seus pilares são objetivos do compliance digital. Nesse sentido, as empresas precisam rever sua cultura, mapear o uso de dados, reajustar seus processos, etc.
Basicamente, a LGPD diz que o usuário titular (o dono dos dados) deve consentir para que o tratamento aconteça. Então, todas as relações que envolvem o uso de dados pessoais precisam da permissão das pessoas (com exceção em alguns casos específicos).
Da mesma forma, as empresas devem ter uma noção clara da finalidade de uso dos dados e explicitar isso para os usuários.
É preciso pensar também na diferença entre dados pessoais e dados anônimos. Pessoais são os que permitem a identificação direta ou indireta de algum indivíduo; anônimos são o oposto disso.
Outro ponto que a lei reforça é a necessidade de clareza com relação aos métodos e aos mecanismos de segurança. Inclusive, em casos de ataques ou crimes virtuais, a empresa tem que informar aos clientes e avisá-los acerca das medidas tomadas.
Também vale mencionar que o cliente titular tem total controle sobre seus dados e pode revogar sua decisão a qualquer momento. Nesse sentido, a empresa precisa oferecer canais de fácil acesso para que o cliente exponha sua opinião e realize alguma ação.
Isso envolve até a portabilidade dos dados, que é o ato de transferir os dados para outras bases.
O compliance é, portanto, uma ferramenta para acompanhar a lei e aplicar seus princípios, visando evitar problemas com a fiscalização.
Em suma, requer a reestruturação de processos para incluir a solicitação de consentimento, o mapeamento do ciclo de vida para saber por onde passam os dados, o reforço das estruturas de segurança, maior visibilidade e muito mais.
Por isso, compliance e LGPD andam juntos.
A importância do compliance digital nas empresas
Agora, vamos aprofundar a importância desse conceito para as empresas atualmente.
Criação de um ambiente de confiança
O compliance tem um importante papel de alterar o clima e mexer no ambiente da organização. Com mecanismos estruturados e consistentes de segurança, é possível instaurar um clima de confiança e de proteção que impacta a todos.
Assim como o compliance tradicional gera menos desconfiança com relação ao mau uso do dinheiro e corrupção, a versão digital garante um senso de tranquilidade com relação a ameaças virtuais.
Mesmo que uma ameaça se concretize, a empresa sabe que terá armas para conter os danos e controlar a situação do início ao fim.
Auditorias internas mais eficazes
Com um compliance bem organizado e definido, é viável melhorar as auditorias internas. Afinal, a empresa terá uma visão bem clara para saber o que auditar e como buscar os erros de forma eficiente.
Diminuição de riscos jurídicos
O compliance é uma área que combina muito bem a segurança jurídica com uma segurança mais técnica, a cibersegurança, da informação e dos sistemas. Assim, traz o melhor dos dois mundos para evitar problemas nos dois mundos.
Ou seja, a empresa se mantém especialmente saudável e livre de riscos do ponto de vista da Justiça, com uma reputação consistente e menos transtornos para gerenciar.
Proteção de dados contra ataques cibernéticos e vazamentos
O outro lado também é reforçado. O compliance permite desenvolver a estrutura de proteção para que a companhia consiga se defender melhor contra ataques cibernéticos e riscos de vazamentos.
Com as auditorias, o reajuste dos processos, a mudança de mentalidade e a implementação de novas técnicas, é possível se proteger melhor, mesmo diante de riscos mutáveis e dinâmicos.
Diferencial competitivo
Outro ponto que vale destaque é a melhoria da reputação e do diferencial competitivo.
Uma organização com um bom programa de compliance consegue se destacar como uma empresa preocupada com a segurança de seus clientes e parceiros, o que é bom para a imagem.
Assim, a empresa conquista negócios com maior facilidade e se destaca em meios a empresas que ainda estão no começo dessa jornada. Empresas maduras saem na frente e começam a colher frutos, com um destaque maior.
Isso garante o interesse de pessoas que prezam por empresas com valores e também de investidores.
Em uma negociação de compra/fusão, por exemplo, a segurança e o compliance são questões a se analisar, pois definem uma certeza sobre o futuro daquela organização.
Evita multas
Podemos falar da importância do compliance digital sob inúmeros pontos de vista, e um deles é a redução de custos. Além de proteger a empresa, a conformidade também permite que menos despesas inesperadas surjam, com menos indenizações e multas.
Se a empresa consegue crescer e gerenciar seus recursos financeiros de forma previsível, sem multas e questões similares para atrapalhar, é mais fácil alcançar os objetivos.
Principais tecnologias que dão suporte ao compliance digital
As principais tecnologias que ajudam a implementar esse conceito são:
- análise de desempenho;
- ferramentas para treinamentos;
- análise de riscos;
- controle de qualidade
- governança de TI;
- mapeamento de dados.
As soluções de análise de desempenho incluem aplicações que monitoram as operações e permitem visualizar se os resultados são bons ou não. É possível checar se as metas estão sendo batidas e como a performance se destoa do esperado.
As ferramentas de treinamento ajudam a espalhar a mensagem, os princípios e as práticas recomendadas pelo compliance. Já os sistemas de análise e avaliação de riscos identificam possíveis problemas e seus impactos para determinar planos de ação.
Além disso, temos os sistemas de controle de qualidade, que garantem um padrão de consistência em produtos/serviços/processos.
Por fim, temos aplicações que gerenciam e mapeiam os dados. Em compliance digital, eles são essenciais, uma vez que permitem controlar o ciclo de vida dos dados e garantir a integridade, a confidencialidade e a disponibilidade deles.
Quais são as dificuldades de colocar o compliance digital em prática?
Um dos grandes desafios é justamente a capacitação de todos os membros e o alinhamento. Em empresas maiores, assegurar esse alinhamento se torna ainda mais difícil por conta da escala.
A escolha de tecnologias eficientes e capazes de ajudar no monitoramento também é outra questão.
Outro fator é a atualização dos pilares do compliance para atender as novas normas que surgem. Manter o programa devidamente atualizado pode ser difícil.
Conclusão
O compliance digital é uma forma de alcançar a conformidade com leis e normas que regem o digital. Assim, garante a proteção das empresas e evita riscos maiores.
É preciso estar atento às tecnologias e soluções de suporte que podem ser usadas. Também é importante entender a relação entre compliance e LGPD.
