Cortar custos não é uma tarefa fácil. A empresa realiza todo um planejamento estratégico, percebe que o orçamento não foi previsto adequadamente e se vê precisando fazer cortes. Em outras situações, o planejamento estratégico sequer é colocado em prática, o que pode gerar consequências desastrosas.
Mas essas dificuldades podem ter solução com uma metodologia que prevê o orçamento sem considerar receitas, custos e despesas anteriores da empresa: o Orçamento Base Zero (OBZ). Isso significa que o histórico não será levado em conta e que as despesas serão planejadas segundo a definição do limiar – o custo mínimo necessário para que a empresa funcione. Para se ter uma ideia de sua eficácia, segundo a Endeavor, o Orçamento Base Zero, desenvolvido nos anos 1970, foi utilizado pelo governo norte-americano em projeto de redução de custos do Pentágono.
Antes de descobrir quais são as vantagens e as desvantagens do Orçamento Base Zero (OBZ), é importante entender como ele é aplicado de fato.
Como o Orçamento Base Zero é aplicado
Para aplicar o Orçamento Base Zero, antes de tudo, é essencial apresentar a metodologia aos gestores de todas as áreas da empresa e adiantar a eles não só a importância dessa ferramenta, como também os inúmeros levantamentos que ela exigirá.
Os custos de cada atividade realizada pela empresa precisam ser documentados e isso só pode ser feito com o engajamento de todos os envolvidos. Para que o orçamento seja aprovado, o processo exige que cada gestor apresente as atividades que estão sob sua responsabilidade, listando os recursos necessários para que elas sejam desempenhadas e defendendo a importância deles para a estratégia da empresa. Presidentes, gerentes e diretores devem passar por treinamento, que tem como objetivo conscientizar sobre a necessidade dos cortes. Não é fácil se convencer de que a área em que você trabalha, e se empenha para ter resultados satisfatórios, precisa passar por reduções de orçamento.
Seguindo o processo para aplicação dessa metodologia, após preparar o corpo diretivo para as mudanças que virão, é preciso elaborar os pacotes de decisões de cada área. Neles, são descritas as atividades da organização, as metas e os custos de cada uma, necessários para manter o nível de gastos conforme o planejado, além das possíveis consequências, caso algo saia diferente.
Uma vez elaborados os pacotes de decisões, é preciso definir o limiar. Não que a organização tenha que sobreviver com o mínimo, mas esse conceito é importante para entender onde estão os gastos incrementais, ou seja, aqueles que são considerados extras, além do limiar. A partir dessa definição, chega, então, a etapa da votação, em que os gestores priorizam os projetos mais benéficos e estratégicos para a empresa.
Agora que se tem uma ideia melhor sobre como aplicar o Orçamento Base Zero e como ele funciona, é fundamental conhecer quais são suas vantagens e desvantagens.
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Vantagens do Orçamento Base Zero
Toda empresa deseja que seus custos fixos e suas despesas estejam de acordo com o que foi planejado no orçamento e com os recursos disponíveis, evitando, assim, conflitos internos por verbas. Esse é o objetivo do Orçamento Base Zero, que tem ainda outras vantagens, como:
1) Decisões embasadas em necessidades
Para garantir que o orçamento atenda as atividades desempenhadas pela empresa, as decisões no Orçamento Base Zero são embasadas em necessidades e benefícios, não no histórico dos planejamentos orçamentários anteriores ou em índices de reajuste, como feito no modelo tradicional.
2) Desperdícios eliminados
Chegando à conclusão do que é supérfluo, é mais fácil eliminar os desperdícios. Com o Orçamento Base Zero, essa medida torna-se mais simples e menos arriscada, já que se baseia em uma análise profunda do orçamento da empresa. Assim, os recursos vão para as atividades em que realmente são necessários, de acordo com o planejamento estratégico.
3) Estímulo às alternativas criativas
Outra vantagem interessante do Orçamento Base Zero é que, ao enxergar a restrição de recursos para suas áreas, os gestores são estimulados a elaborar alternativas criativas para aplicar melhor o orçamento alcançado. Desses cortes, muitas vezes surgem ideias inovadoras que trazem resultados inesperados para a organização.
4) Visão holística da organização
O Orçamento Base Zero melhora a sinergia entre as áreas da empresa, promovendo uma visão holística do todo. Afinal, para elaborar seus pacotes de decisões e identificar os recursos com os quais poderão contar, os gestores de cada área precisam observar a empresa do ponto de vista macro.
Desvantagens do Orçamento Base Zero
Como vimos, o Orçamento Base Zero exige um planejamento que leva muito mais tempo, comparado à aplicação do modelo tradicional, em que os dados históricos da empresa são consultados, facilitando a distribuição de recursos de acordo com decisões de anos anteriores. Essa é uma das desvantagens do OBZ, que apresenta também como desafios:
1) Análise pode ser difícil em grandes empresas
Empresas de grande porte podem ter dificuldades para suportar o processo do Orçamento Base Zero, devido à grande quantidade de informações necessárias. Isso torna complicada a análise, considerando que equipes diferentes pensam e agem de maneiras diferentes. Para empresas desse porte, o ideal é buscar auxílio de uma consultoria especializada ou ainda aplicar a metodologia apenas em áreas mais críticas.
2) Não chegar ao resultado previsto
Mesmo aplicando o Orçamento Base Zero, é possível que a empresa encontre distorções entre valores reais e valores orçados. Para que esses valores se aproximem, é preciso investigar essas possíveis distorções, que podem estar em divergência entre volume de venda e previsão, em variação cambial e em aquisições fora do padrão.
3) Necessidade de revisar orçamento
Outra falha do Orçamento Base Zero, mas também do modelo tradicional, é a necessidade de revisar o orçamento. Não que essa revisão deva ser periódica e contínua, porém pode ser preciso levantar os elementos principais responsáveis por prejudicar os resultados.
É possível perceber que o Orçamento Base Zero é uma metodologia que entrega vantagens significativas, buscando coerência entre o planejado e o que é efetivamente gasto na empresa, além de gerar sinergia entre as áreas. Mas, para isso, é preciso que os gestores convoquem suas equipes para se envolverem de fato nos projetos, levando em consideração a importância do orçamento para desempenharem suas atividades. Veja o quadro comparativo entre OBZ e orçamento tradicional:
OBZ |
Orçamento tradicional |
Visão das contas por pacotes e por áreas |
Visão das contas por áreas |
Incentiva revisão de necessidades e benefícios |
Baseia-se no histórico de orçamento |
Custos são detalhados, justificados e alinhados aos objetivos |
Custos não são revistos e podem ocorrer desperdícios |
Propõe priorização na alocação de recursos |
Trata todos os custos igualmente |
Envolvimento de todos os níveis da organização |
A alta gestão tem menor visão da parte operacional |
Autonomia do gestor para tomada de decisões |
Não demanda tomada de decisões |
Planejamento financeiro totalmente alinhado para atingir as metas |
Planejamento financeiro pode não estar alinhado à estratégia |
Estimula criação de alternativas inovadoras para melhor aplicação do orçamento alcançado |
Estimula conservação de padrões |
Processo parte do zero |
Processos anteriores servem como base |
Quando aplicar o Orçamento Base Zero
Empresas mais novas não podem contar com o histórico, então, a única opção é aderir ao Orçamento Base Zero para realizar seu primeiro planejamento orçamentário, projetando receitas, custos, despesas e investimentos com base em seu plano de negócios e expectativas de crescimento.
No caso de empresas com mais tempo de mercado, o ideal é realizar o Orçamento Base Zero a cada três ou cinco meses de ciclos orçamentários. Se a companhia realiza o planejamento orçamentário anualmente, o ideal é que a cada dois Orçamentos Base Histórico se realize um OBZ. Já no caso da empresa realizar o orçamento a cada seis meses, a sugestão é de que haja uma aplicação do OBZ a cada quatro aplicações de Orçamento Base Histórico.
Dessa maneira, é possível mesclar os ganhos gerados pelo OBZ, com a facilidade e agilidade de utilizar o histórico dos anos anteriores para dar base ao orçamento.
No entanto, é importante ressaltar que não existe um modelo único e perfeito. É preciso entender o calendário econômico da empresa, levar em consideração fatores como a volatilidade do mercado de atuação, velocidade de mudança nas legislações que regem o setor e até mesmo a dinâmica de mudanças nos comportamentos dos consumidores, e, a partir daí, escolher quando e como utilizar a metodologia, sempre focando em obter os melhores resultados financeiros para a organização.
As etapas de implementação do Orçamento Base Zero
1) Preparar a equipe
Em geral, é feito um treinamento (técnico e comportamental) com presidentes, gerentes e diretores. É comum que as pessoas não se disponham a cortar custos de áreas que construíram, por isso, o treinamento e a preparação são etapas fundamentais do processo.
2) Separar cada área da empresa
É preciso separar a empresa em grupos lógicos de orçamentação, pois, cada unidade segue protocolos de custos diferentes. Em seguida, deve-se levantar o histórico de consumo de cada uma delas.
3) Fazer o desdobramento de estratégias da empresa
A estratégia de uma empresa é traçada visando atingir suas metas, que, por sua vez, são estabelecidas de acordo com a missão da empresa. Então, basicamente, o orçamento da empresa sai de suas metas. Nesse momento, é fundamental ter em mente os resultados financeiros desejados, qual proposta de valor será oferecido etc.
4) Analisar as métricas de cada unidade
Esse é um momento fundamental para avaliar os resultados que cada unidade está trazendo. Em geral, é comum encontrar áreas dentro de uma empresa que têm as mesmas metas, ou que desempenham atividades semelhantes. Essa é uma oportunidade de juntar áreas e remanejar pessoas.
5) Definir o limiar
Limiar é o custo mínimo que uma empresa precisa para desempenhar suas atividades. Os gastos além desse limiar são considerados incrementais. O que não significa que a empresa deve funcionar no seu limiar, apenas que esse é um conceito importante para se aplicar o Orçamento Base Zero.
Tudo que for supérfluo ao limiar pode ser considerado um incremento ao orçamento, ou seja, um recurso a mais que está sendo destinado para determinada atividade. A partir dessa noção de limiar é possível detectar o que é mais interessante incrementar e o que não é.
6) Classificar as despesas fixas de cada unidade orçamentária
Esse é o momento em que todos os diretores se reúnem ao presidente ou CEO da empresa para discutir e classificar cada despesa, considerando o limiar previamente definido, cada diretor ou gerente vai defender os incrementos que precisa em seu orçamento. Isso, basicamente, é feito por meio de apresentação de dados, descritivos de atividades e argumentação consistente.
É importante ressaltar que aqui não basta convencer o presidente, é preciso convencer também os outros diretores e gerentes. No final de todas as apresentações, todos votarão nas atividades mais estratégicas, adaptando o orçamento da empresa.
Por isso, cada incremento precisa estar muito elaborado. Será preciso convencer a todos que aquele recurso é fundamental.
Algumas orientações úteis sobre o Orçamento Base Zero
- Apesar de o OBZ ser uma ferramenta mais complexa e demandar mais atenção e tempo para ser executada adequadamente, sua aplicação é extremamente válida. Afinal, ajuda as empresas a ser mais enxutas, ágeis, competitivas e é recomendado seu uso ocasionalmente.
- Seguindo as diretrizes do Orçamento Base Zero, todas as decisões precisam de embasamento e devem ser questionadas. Mesmo atividades e custos que pareçam essenciais podem ser considerados desnecessários, se analisados sob uma perspectiva estratégica. No passado, empresas orgulhavam-se de ter sedes próprias ou fábricas. Atualmente, esse cenário mudou e existem inúmeras maneiras de reduzir custos, como o conceito de crowdsourcing que vem sendo inserido nas organizações, ou empresas que optam pela terceirização de parte das suas produções, entre outros.
- O Orçamento Base Zero auxilia no corte de custos desnecessários. Muitas empresas carregam despesas há tempos, sem perceber que são dispensáveis. O OBZ ajuda a enxergar melhor essas lacunas e efetuar reduções e eliminações.
- Buscar aconselhamento profissional pode ser uma boa alternativa. A opinião de um consultor especializado pode ajudar a tornar a empresa mais enxuta, sem perder o foco estratégico.
- É comum que se pense em reduzir custos apenas em situações de desespero financeiro. No entanto, empresas saudáveis podem ser ainda melhores se evitarem despesas supérfluas. Portanto, essa reflexão precisa ser feita antes do enfrentamento de uma crise, como um método de prevenção.
- Aprender algumas lições com startups pode ser muito interessante para as grandes empresas. Apesar de serem dois modelos distintos, existem muitos conceitos a ser aproveitados na gestão das companhias, principalmente no que diz respeito à inovação.
O Orçamento Base Zero é apenas uma das várias metodologias de gestão orçamentária. Saber qual a mais adequada para a sua empresa pode ser decisivo para o sucesso dos negócios. Você tem essa preocupação? Como é elaborado o planejamento orçamentário na sua empresa? O Orçamento Base Zero já foi considerado? Conte-nos suas experiências nos comentários.
