É muito comum que, nas micro e pequenas empresas, haja uma concentração de deveres nas mãos do dono. Quem é empreendedor quase sempre tende a centralizar as tarefas. Seja porque começou sozinho, fazendo um pouco de tudo, ou porque precisa se sentir no controle o tempo todo. No entanto, esse tipo de postura atrapalha e ainda faz com que ele perca tempo e se sinta sobrecarregado, além disso, cria uma dependência de sua presença por parte dos funcionários.
O fato é que muitos gestores confundem centralizar, delegar e abdicar tarefas. No entanto, saber a diferença entre essas ações é fundamental para o sucesso na liderança de uma equipe e nos negócios.
Abdicar significa dar ordens e exigir resultados, sem nenhum apoio, abrindo mão das responsabilidades de execução daquela tarefa. Por outro lado, centralizar é assumir para si toda a responsabilidade, sem confiar em ninguém suas demandas. E finalmente, delegar uma tarefa é acompanhar o processo, é dar autoridade e poder para alguém realizar algo, mas ser corresponsável pelos resultados obtidos, aconselhando, ajudando a tomar decisões e fazendo ajustes. O que é benéfico para o funcionário, que se sente seguro e motivado, e excelente para o gestor, que tem uma pessoa de confiança e uma equipe bem preparada.
Confira a seguir algumas dicas de como descentralizar processos e dar mais condições de que seus funcionários assumam algumas funções:
Reveja os processos da empresa
O primeiro passo para resolver o acúmulo de tarefas de alguém, seja do dono ou de algum membro da equipe, é identificar todos os processos de trabalho da empresa. Ao mapear os processos é possível enxergar em quais lugares existem gargalos. Então, será possível enxergar uma linha de produção e redefinir funções.
Treine a equipe
A mudança precisa ser gradativa e, para isso, é preciso treinar a equipe para que na ausência do dono tudo ocorra nos conformes. O treinamento requer paciência e tempo, é um processo que se constrói aos poucos. Cada empreendedor tem um jeito de fazer as coisas, que lhe é particular, e ele precisa conseguir transmitir isso aos funcionários, junto com a cultura organizacional da empresa, que não pode ser deixada de lado.
Instale processos operacionais
Processos são feitos para desburocratizar a sua empresa e padronizar o dia a dia, então é importante criar metodologias que sejam fáceis de serem seguidas, caso contrário, certamente, surgirão dúvidas e os funcionários não conseguirão sustentar a empresa por muito tempo na ausência do dono.
Permita-se mais mobilidade e flexibilidade
Para se distanciar, mas ainda assim conseguir ter acesso aos seus arquivos e sistemas, é preciso contar com uma boa ferramenta que lhe permita mobilidade, flexibilidade e te deixe seguro quando precisar se ausentar da empresa. O Office 365 garante ganho de agilidade e modernização, permitindo que o gestor e os funcionários tenham acesso fácil e seguro aos documentos dentro ou fora da empresa.
Lembre-se de que toda mudança deve ser implementada aos poucos. Ao decidir mudar e implementar um novo processo, você estará inevitavelmente tirando as pessoas de sua zona de conforto. Isso tende a causar dúvidas e medo que, por sua vez, pode gerar certa resistência.
Mas o importante é não desistir, afinal, o processo será benéfico para todos. Evite reclamações e impulsione a equipe, mostrando aos funcionários o impacto positivo que eles terão no longo prazo. Também esteja aberto para sugestões de melhoria apresentadas pelo time.
Por que a descentralização de processos nas MPEs é necessária
Para ter um negócio bem estruturado e competitivo é essencial que a empresa compartilhe com seus colaboradores seus objetivos e métodos de execução, sempre em um formato acessível para que todos utilizem.
Por exemplo, se um funcionário desenvolveu um método excelente para desempenhar determinada tarefa, que agiliza processos e torna sua atividade mais eficiente, por que não compartilhar com o restante da equipe para que todos possam usá-lo a favor da empresa?
O conhecimento adquirido, os aprendizados e as boas práticas não devem ser inerentes à pessoa que ocupa determinada posição na empresa. Portanto, as informações, ferramentas e métodos necessários para realizar uma atividade devem estar disponíveis para que todos possam executá-la, independentemente de quem seja.
Quando a qualidade de execução do seu negócio depende somente da disponibilidade, experiência e memória das pessoas executando cada tarefa, é possível que a empresa esteja desperdiçando oportunidades de se tornar mais competitiva.
Sendo assim, a gestão moderna propõe que os cargos e setores de uma empresa não sejam inalteráveis ou permanentes. De maneira geral, espera-se que os colaboradores possam, permanentemente, trocar informações e se ajudarem no desempenho de suas atividades.
Como funciona a distribuição de atribuições na sua MPE? Compartilhe conosco como são os processos e suas principais qualidades e dificuldades.
