Muitos empresários ainda cometem diferentes erros de emissão de nota fiscal em seus negócios. Desde a recusa de emissão do documento até a execução de processos obsoletos, são várias situações que podem comprometer a empresa.
O fato é que a nota fiscal é um documento obrigatório, e um deslize por parte das instituições é o suficiente para colocar em risco todo o investimento do negócio.
Então, para que a sua empresa não se complique com o Fisco e outros órgãos, a seguir, apresentaremos os principais erros de emissão de nota fiscal cometidos pelas empresas, e como você pode evitá-los. Continue com a gente e boa leitura!
1. Não emitir nota fiscal
Por mais estranho que possa parecer, um dos principais erros de emissão de nota fiscal que algumas empresas cometem é justamente a não entrega do documento para os compradores.
Como vimos na introdução, o ato de não emitir notas fiscais pode trazer complicações para empresa, resultando até mesmo no fechamento do negócio.
Até mesmo o Microempreendedor Individual (MEI), que não é obrigado a emitir notas para pessoas físicas, precisa realizar a operação caso o cliente solicite. Se o comprador for uma pessoa jurídica, a emissão se torna uma exigência.
Por isso, não deixe de cumprir a sua obrigação fiscal para não correr o risco de ser enquadrado na lei de sonegação de impostos.
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2. Misturar a data de competência com a data de emissão
Apesar de ser uma falha simples, pequenas e médias empresas comumente confundem a data de emissão com a data de competência da nota fiscal. É importante que esse detalhe não passe despercebido, pois pode fazer muita diferença em eventuais questionamentos por parte do cliente.
A data de competência é referente ao momento em que o serviço foi prestado ou o produto vendido. Já a data de emissão confirma o dia em que o documento fiscal foi gerado.
Por exemplo, você pode vender um serviço pela internet e emitir a nota no mesmo dia, mas a tarefa só será executada no dia seguinte.
Mas é imperativo conferir as regras da prefeitura local, pois podem ocorrer limites de prazo para a emissão da nota após a compra do produto ou contratação do serviço.
3. Não guardar os documentos fiscais
Não armazenar ou fazer isso incorretamente também está entre os principais erros de emissão de nota fiscal cometidos pelas empresas. Afinal, não adianta emitir o documento se você não terá como comprová-lo futuramente.
O fato é que todo comprovante oficial deve ser guardado pelo tempo mínimo de 5 anos. Com as notas fiscais eletrônicas é a mesma coisa. O arquivo XML da nota deve ser armazenado pelo mesmo período.
Esse cuidado é necessário, pois o FISCO tem o direito de solicitar os comprovantes para fiscalização a qualquer momento.
4. Emitir nota fiscal manualmente
Em plena era digital, é factível afirmar que continuar executando o processo manualmente está entre os grandes erros de emissão de nota fiscal.
Como vimos, as notas fiscais exigem bastante cuidado por parte das empresas, a fim de evitar quaisquer problemas com a justiça. E em pleno século XXI, esse trabalho pode ser otimizado com a automatização dos processos.
Ao adotar um emissor automático de nota fiscal, você torna a operação muito mais segura e dinâmica. Além de emitir documentos, a ferramenta permite a integração de setores, facilitando o compartilhamento de informações com outros departamentos.
Enfim, não vale a pena arriscar e cometer erros de emissão de nota fiscal na sua empresa. Com um trabalho melhor desenvolvido e a implementação de uma ferramenta inteligente, você diminui as falhas e eventuais prejuízos que essas situações podem causar. Analise as informações apresentadas e otimize agora mesmo essa operação tão importante para o seu negócio.
Você pode emitir notas fiscais de forma automatizada com a Gestão Financeira, o sistema de gestão online da Algar Telecom para pequenas e médias empresas. Saiba mais sobre a Gestão Financeira e elimine os processos manuais falhos.
