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Planilha online: oito modelos para facilitar sua gestão

Algar Telecom | 27 de novembro de 2017

Todo bom gestor sabe que deve ser amigo das planilhas. Afinal, elas são as melhores formas de controlar as informações diárias e essenciais de um negócio. Há alguns anos, seu uso era extremamente burocrático e difícil, uma vez que os sistemas permitiam que apenas um usuário por vez fosse capaz de modificar o documento. Era necessário, constantemente, salvar as modificações em hardwares ou enviar tais arquivos por e-mail, numa perda gigantesca de tempo e produção.  

Em um cenário altamente competitivo, é impensável a possibilidade de um colaborador ter que esperar o colega terminar o serviço para que comece o seu. As empresas mais desenvolvidas do mundo foram as que enxergaram a eficiência na produção contínua e integrada.

A boa notícia é que, atualmente, existem sistemas altamente inteligentes e fáceis de serem usados para compartilhar em tempo real todos os tipos de informações. Na prática, toda a cadeia produtiva de um negócio está interligada por meio destas novas tecnologias, no qual é possível, ao mesmo tempo, produzir e acompanhar a produção dos colegas.

As planilhas online e compartilhadas também acabam, de uma vez por todas, com o receio constante de perder os dados por uma pane no sistema. Isso porque as informações são armazenadas em nuvem na rede, com possibilidade de backup automático. Isso torna a segurança substancialmente maior, sem a necessidade de grandes investimentos em maquinário.

Excel e Office 365

Quando o assunto é compartilhamento em tempo real de planilhas, os gigantes Google e Microsoft ainda são a referência, pois não há ferramentas tão intuitivas e bem elaboradas para reunir informações de grupos quanto Microsoft Excel e Google Drive.

Embora consiga atender a demandas simples, a ferramenta do Google pode ser insuficiente para a realidade das grandes empresas, por trazer mais limitações de armazenamento de dados. O Excel continua sendo o padrão mais bem desenvolvido para a produção de planilhas detalhadas e mais elaboradas, pois é capaz de operar com grandes quantidades de informações de forma organizada e útil para o ambiente corporativo.

O seu uso torna ilimitadas as possibilidades de desenvolvimento de gráficos e demais recursos visuais, por meio de templates adaptáveis que facilitam a rotina e o planejamento de um negócio. O melhor de tudo é que seu uso online está cada vez mais aprimorado, o que o transformou em um item quase obrigatório de gestão empresarial.

As suas potencialidades foram aumentadas diante da criação da inovadora tecnologia de armazenamento em nuvem e acesso remoto do Office 365. Trata-se de uma versão do pacote Office inteiramente online, dispensando qualquer tipo de instalação, com fácil acesso e capaz de gerar o compartilhamento instantâneo dos dados. Tudo isso a um preço baixo diante de sua pluralidade de benefícios.

O seu objetivo é disponibilizar um ambiente virtual de produção coletiva, no qual todos os colaboradores são capazes de contribuir, ao mesmo tempo, com suas produções, seja do escritório ou até mesmo de casa, com 1 terabyte disponível para cada usuário.

Uma de suas várias vantagens é garantir o acesso das informações a qualquer aparelho conectado à internet, seja por meio de computadores ou dispositivos mobile, o que o torna extremamente vantajoso para processos feitos por grandes equipes, pois unifica pessoas de setores distintos. Outro bom aspecto é sua variedade de planos, que se adaptam ao porte e à realidade de cada empreendimento.

Mas tão importante quanto conhecer as novas ferramentas online de compartilhamento, é saber explorar ao máximo esse novo recurso de interação para trazer ganhos reais a um empreendimento.

Veja os principais modelos de planilhas para ser compartilhadas online e que facilitarão os processos nos diversos tipos de negócios:

Fluxo de Caixa

Trata-se de uma das planilhas mais básicas e importantes para variados segmentos de negócios, pois projeta para o futuro a entrada e saída dos recursos financeiros, dando um prognóstico de capital para determinado período da empresa. Compartilhar estas informações permite que haja bases para saber quando o negócio terá uma maior entrada de recursos e quando será necessário utilizar um fundo reserva para manter a produção sustentável.  

Controle diário de caixa

Esse item foi um dos mais facilitados pela possibilidade de colaboração online das planilhas. Uma grande empresa possui uma grande quantidade de vendedores atuando ao mesmo tempo, de modo que torna-se complexo o fechamento das vendas diárias. Com planilhas compartilhadas, as vendas são registradas automaticamente, otimizando consideravelmente o trabalho no fechamento diário.

Controle de estoque

O estoque é um ponto essencial para manter um negócio vivo, pois fornece algumas das informações mais básicas para o funcionamento do serviço. Cada vez mais, ele precisa ser de conhecimento de todos os setores de produção. Uma planilha atualizada em tempo real organiza o movimento das mercadorias. Ela deve contemplar os pedidos confirmados e cancelados, o status de entrega, o número de produtos disponíveis de pronta entrega, a quantidade de vendas e outras questões do gênero.

Objetivos individuais

Uma forma de manter os colaboradores motivados e engajados é dando-lhes metas diárias a serem cumpridas em troca de benefícios. Muitas vezes, a produção de um negócio cai porque o colaborador tem dificuldade em saber suas próprias designações. Um documento online no qual o gestor traça tarefas diárias e no longo prazo em parceria com o próprio corpo produtivo pode aumentar consideravelmente o desempenho de todos.

Controle de clientes

Conhecer o cliente é essencial para qualquer negócio. Sem entender suas vontades e anseios, será impossível agradá-lo integralmente. Para isso, uma planilha online pode ser de extrema importância. A cada venda, o colaborador acrescenta os dados e o perfil do novo cliente no sistema. Essas informações formam, automaticamente, um banco de dados dinâmico, essencial para áreas que vão desde a produção até o marketing.

Análise SWOT

Trata-se da estratégia central de seu empreendimento. A análise SWOT é uma ferramenta administrativa que mensura o status de desenvolvimento de um negócio no mercado, como suas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Ela permite uma visão global do empreendimento e pode gerar subsídios para uma boa estratégia empresarial.

Contas

Com a realidade online na descentralização de dados, o departamento financeiro pode ter facilidade de obter as informações contábeis se os departamentos forem treinados a enviar suas informações de gastos de uma forma ágil. Com esse tipo de ação, o controle de despesas torna-se facilmente acessível e fácil de ser interpretado pelas peças-chave da empresa.   

Planilha Consolidadora

Este documento mostra a evolução do negócio em períodos estratégicos, como mês, trimestre, semestre, ano etc. Isso permite traçar um panorama sazonal do empreendimento, com análise de receita líquida em determinados períodos. Aplicá-la permite observar quais as causas para aumento ou diminuição de despesas ou lucro.

Agora que você já viu as vantagens em montar suas planilhas online, não perca mais tempo! Incentive seus funcionários a, cada vez mais, compartilhar dados de sua produção para que você tenha um time cada vez mais integrado e competitivo. Não se esqueça de que o mundo dos negócios pede intensa inovação. Por isso, não tenha medo de conhecer a nova realidade trazida por ferramentas como o Office 365. Se você já utiliza esses processos na sua empresa ou tem dúvidas sobre como implementá-los, deixe um recado nos comentários.

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