Manter o profissionalismo e agir com transparência são dois requisitos básicos para qualquer empresa que deseja manter suas operações cotidianas, normalmente mais suscetíveis à negligência, sempre em ordem. Nesse cenário de atividades recorrentes, a entrada e saída dos funcionários no ambiente de trabalho é uma das ações que influenciam na gestão financeira e gerencial do negócio, uma vez que o registro da jornada de trabalho é muito importante para essa estruturação.
Desse modo, realizar um controle adequado do registro do horário de trabalho é fundamental para garantir a segurança tanto do empregador, que fica resguardado do ponto de vista trabalhista, quanto do empregado, que garante o recebimento de horas extras, por exemplo. Esse registro, que precisa ser padronizado e estar em conformidade com a lei, pode ser feito de três maneiras distintas, conhecidas como manual, mecânico e eletrônico. Conheça a seguir mais informações sobre cada um dos métodos e o motivo pelo qual o registro eletrônico é atualmente o mais recomendado e também o mais vantajoso para as empresas.
Registros de ponto manual e mecânico
Até meados da década de 80, os pontos manual e mecânico eram as únicas maneiras de realizar o registro da jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa. Apesar do baixo custo de aquisição e manutenção, o trabalho moroso e a falta de registros gravados de forma automática tornam esses dois tipos de registro menos atrativos e práticos.
O registro manual é feito em livros ou cartões de ponto, que são divididos em tabelas para a inclusão das seguintes informações: horário de início e término da jornada de trabalho no período da manhã e horário de início e término da jornada da tarde. Além disso, existe também um espaço dedicado para a anotação de horas extras que, de acordo com o regime CLT, não podem ultrapassar a carga de 2 horas diárias. Por ter como característica a inserção manual de dados, este método requer tempo e dedicação, por parte do empresário, para análise e contabilização das horas trabalhadas de seus funcionários, sendo essa uma de suas principais desvantagens.
O registro mecânico, também conhecido como cartográfico, é caracterizado pela inserção do cartão de ponto em um relógio que marca os horários de entrada e saída do trabalhador na empresa. Mais prática que o modelo anterior, a versão mecânica de registro ainda requer o controle e a análise manual para o cálculo das horas trabalhadas.
Tanto no manual quanto no mecânico, as chances de erros e falhas quanto à marcação e o cálculo das horas são grandes se comparadas ao eletrônico, que será apresentado a seguir. Em processos trabalhistas, por exemplo, esses dois tipos de registro podem dificultar a investigação e as provas por parte da empresa, além de dificultar a fiscalização do Ministério do Trabalho em relação a direitos do colaborador, como FGTS e previdência social.
Registro de ponto eletrônico
O registro de ponto eletrônico (REP) é um relógio de ponto que, por meio da interação com softwares faz a identificação do usuário, por biometria, cartão ou senha, e registra automaticamente os horários de entrada e saída do trabalhador, emitindo um comprovante em cada uma das vezes em que o ponto é registrado.
De acordo com a portaria 1.510, de 2009, para adotar esse modelo é preciso que o empresário adquira um equipamento homologado pelo Ministério do Trabalho. Essa portaria exige que todos os aparelhos tenham como itens obrigatórios mostradores de relógio digital (que mostra hora, minutos e segundos), um emissor integrado (para que cada registro de entrada e saída emita um ticket comprovante), uma porta de saída USB (para facilitar a captura dos dados salvos) e um sistema de armazenamento permanente (para garantir que os dados não sejam alterados em algum momento).
Essa exigência, que garante a segurança do sistema, assegura todas as seguintes vantagens, previstas para quem adota o modelo de registro eletrônico:
- Marcação automática: o sistema não pode usar horários pré-determinados ou aqueles estabelecidos no contrato de trabalho;
- Agilidade no processamento de dados acumulados ao longo do mês para a contabilização das horas;
- Segurança e confiança, tanto para o empregador quanto para o funcionário, em relação aos registros de entrada e saída na empresa;
- Redução significativa de possíveis falhas e erros relacionados a marcação e contabilização das horas trabalhadas.
Adotar um sistema eficaz de controle do horário de trabalho é importante, não apenas para grandes empresas, mas também para negócios de pequeno porte. Porque muitos processos de ordem administrativa e financeira podem ser otimizados com um modelo de registro seguro e prático, como é o caso do ponto eletrônico. E você, já adota o sistema na sua empresa? Obteve algum outro benefício que não mencionamos aqui? Compartilhe conosco suas experiências nos comentários.
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