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Como reduzir a quantidade de reuniões e aumentar a produtividade do seu time

Algar Telecom | 5 de setembro de 2017

Reuniões longas, enfadonhas e pouco produtivas são uma perigosa fonte de desperdício de tempo para qualquer negócio. Principalmente na atualidade, em que cada minuto é valioso, as horas desperdiçadas em reuniões infrutíferas podem ocasionar também a diminuição do lucro. A dinâmica do mercado não permite que o valioso tempo seja gasto em ações que não levarão a resultados efetivos. Portanto, as organizações que insistem em seguir modelos convencionais de encontros estão fadadas ao prejuízo.

É válido lembrar, no entanto, que as reuniões também garantem benefícios. Elas são essenciais para fomentar a colaboração, a criatividade e a inovação. Frequentemente, estimulam relacionamentos e asseguram a troca apropriada de informações. Contudo, quando o número de encontros é excessivo, acaba por se tornar uma atividade improdutiva, além de frustrar a equipe.

São variados os motivos que podem levar a isso e, neste artigo, apresentaremos algumas maneiras de evitar o que pode ser uma armadilha para a produtividade da sua equipe: as reuniões, muitas vezes desnecessárias e improdutivas, que são um das maneiras mais comuns de se perder tempo e, consequentemente, lucro nas organizações atualmente.

O que leva às reuniões improdutivas

Grande parte dos problemas ocorre quando as reuniões são agendadas e executadas sem levar em conta seu impacto no tempo de trabalho dos colaboradores. Em muitas equipes, sacrificar necessidades coletivas ou individuais — ou ambas — é tido como algo comum. O que acaba gerando uma frustração no funcionário e prejudicando seu desempenho.

O ideal seria equilibrar essas atividades, mas poucas empresas percebem isso, o que acaba fazendo com que suas reuniões se encaixem em um dos padrões abaixo:

Desperdício de tempo coletivo: algumas empresas têm, relativamente, poucas reuniões, mas as executam de maneira equivocada. Como resultado, os indivíduos têm tempo suficiente para tarefas individuais, mas a produtividade e a colaboração coletiva são prejudicadas porque as reuniões são ineficientes.

Desperdício de tempo individual: pode acontecer das reuniões serem produtivas, fazendo, teoricamente, bom uso do tempo coletivo, mas o tempo dos indivíduos se dissipa porque a quantidade de reuniões comprime o trabalho individual e o mau agendamento prejudica a produtividade.

Desperdício de tempo individual e coletivo: Muitas reuniões podem  apresentar três principais problemas: 1 – são muito frequentes, 2 – são mal programadas e 3 – são mal executadas. Levando a perdas de produtividade, colaboração e bem-estar, tanto coletivo quanto individual. Esse, certamente, é o pior cenário.

Algumas soluções para diminuir o número e tempo de duração das reuniões

Analise a real necessidade da convocação:

Muitos assuntos podem ser resolvidos sem a necessidade do agendamento de uma reunião, por isso, cabe analisar a complexidade do tema e se é essencial reunir pessoas para discuti-lo. Algumas vezes, apenas um telefonema ou troca de e-mails é suficiente, o que otimiza o tempo e faz com que o assunto seja discutido com mais rapidez e agilidade.

Convoque as pessoas certas:

Convocar as pessoas certas é outro ponto que deve ser considerado. Muitas vezes não há necessidade de convocar diversas pessoas para a discussão de determinados assuntos. O solicitante da reunião deve analisar o que cada participante pode ou não contribuir para o tema em discussão, se há necessidade de todos estarem presentes naquele momento ou se somente um comunicado posterior das decisões tomadas pode ser suficiente. Quanto mais pessoas estiverem presentes, maior a probabilidade de extensão do tempo e dispersão do assunto.

Defina um roteiro:

Ter um roteiro bem definido significa trazer foco para a discussão. A pauta da reunião deve ser estabelecida com antecedência, assim como a ordem de importância dos subtemas a serem abordados. Definir essa ordem garantirá que os assuntos mais importantes sejam discutidos antes. Além disso, a equipe deve estar preparada. Os funcionários que participarão do meeting devem saber com antecedência sobre os temas que serão abordados, podendo preparar pontos relevantes sobre o assunto. Portanto, compartilhe o roteiro com os participantes, de preferência no momento em que você os convida para a reunião.

Pré-estabeleça o tempo da reunião:

Defina um horário de início, mas também um horário para terminar a reunião. Neste item, uma pauta bem estruturada vai auxiliar a manter o foco nos itens a serem discutidos e planejá-los de acordo com o tempo definido para a reunião.

Colocar essas soluções em prática é uma ótima maneira de resolver o problema em curto prazo. No entanto, fazer uso de uma abordagem estruturada para analisar e alterar padrões de reunião em toda equipe ou unidade pode trazer melhorias significativas por um longo período, como abordaremos a seguir.

Aposte na videoconferência

Para as reuniões mais importantes, que precisam unir pessoas que estão em localidades diferentes, a videoconferência pode ser a melhor opção. Nem sempre é preciso que todos os envolvidos estejam fisicamente presentes em uma sala para que decisões importantes sejam tomadas, uma vez que as videoconferências possibilitam uma interação de qualidade em tempo real.

Além de diminuir os deslocamentos, que geram aumento de custos e perda de produtividade, a videoconferência faz com que as equipes de trabalho consigam produzir mais sem a existência de tantas interrupções longas e cansativas.

Como criar um método efetivo para diminuir a quantidade de reuniões

Pensar num plano estratégico para tentar reduzir o número de reuniões ou o seu tempo de duração pode ser um bom artifício para que essa solução seja efetiva e se torne parte da cultura organizacional. Trabalhando em equipe é possível escapar da armadilha das reuniões seguindo os itens abaixo:

Colete as impressões dos funcionários: para obter uma visão mais clara de como os colaboradores encaram as reuniões, faça entrevistas ou levantamentos para coletar dados e impressões de cada um. Assim, será possível fazer uma análise completa da questão, tomando conhecimento do quanto essas atividades afetam o trabalho e rendimento de cada um na equipe.

Interprete os dados coletivamente: analise cada dado e lembre-se de que serão necessárias as contribuições e a análise de todos os membros da equipe para se chegar em um denominador comum, que esteja dentro das expectativas de todos (ou da maioria).

Frustração, insatisfação e até mesmo desesperança são sinais de padrões inadequados. Portanto, analise, com a equipe, maneiras de mudar protocolos e comportamentos. Lembrando que isso exige tempo, atenção e diálogo.

Faça um balanço coletivo periódico: em qualquer esforço de mudança, é importante que o progresso concreto e mensurável seja avaliado e discutido ao longo do trajeto. Pequenas vitórias tangíveis são motivo de comemoração e pequenas perdas oferecem oportunidades de aprendizado e correção. Lembre-se de definir marcos e monitorar o progresso para que este seja contínuo e, no longo prazo, possa fazer parte da cultura da empresa.

Para todas essas etapas, o apoio da liderança é fundamental, mas não dependem, necessariamente, da diretoria. É possível que uma equipe mude sua abordagem de reuniões, desde que o líder tenha autoridade para encorajar as pessoas a levantar problemas, correr riscos, cometer erros e descobrir novas maneiras de trabalhar em conjunto.

E você, como otimiza a quantidade e duração das reuniões na sua empresa? Tem algum método para fazer com que sejam mais produtivas? Compartilhe conosco nos comentários!

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