Todas as micro e pequenas empresas enfrentam o mesmo dilema: como se manter competitiva no mercado e equilibrar os custos fixos com novas demandas por serviços? Controlar gastos deve ser missão permanente em qualquer empreendimento, porque essa ação está diretamente relacionada à capacidade competitiva e ao desempenho no mercado. No entanto, os cortes não podem ser aleatórios, impulsionados pelo calor do momento.
Agindo assim, nem todos os itens são analisados com o devido cuidado. Muitas vezes, o departamento financeiro preocupa-se com outros tipos de gastos e não verifica a conta de telefone, por exemplo. É nesse momento que os bons gestores se fazem essenciais: entender o negócio, compreender os motivos dos gastos, negociar melhores condições de pagamento em contratos e cortar itens supérfluos que não impactem no dia a dia do ambiente produtivo, essas ações podem ser a solução para uma boa economia dentro das empresas.
Ao dar atenção à conta telefônica será possível entender se o dinheiro ali gasto é bem utilizado. No caso de uma resposta negativa é provável que essa seja uma fonte de gastos em que há possibilidade de corte.
Com relação à redução de custos com telefonia, apenas a diminuição do uso não é suficiente. Em alguns casos, inclusive, deixar de usar o telefone pode comprometer diretamente o desempenho da atividade da empresa. Sendo assim, a medida mais inteligente é entender como funciona o seu consumo.
Em se tratando do uso de telefonia dentro das empresas, é importante considerar que se o negócio ainda não tem uma política de uso, é essencial considerar adotar algo nesse sentido. Quando não há regras claras a serem seguidas, cada colaborador se sente livre para agir da forma que preferir, o que pode, muitas vezes, não ser condizente com os valores da empresa, gerando um desgaste desnecessário.
Há ainda uma série de medidas que podem ser tomadas pelos empreendedores quando o objetivo é reduzir os valores pagos na conta de telefone. Confira:
A primeira dica tem a ver com o que foi mencionado nos parágrafos acima: a cultura e as regras da empresa. Para que os funcionários entendam como é o uso correto do telefone empresarial, é preciso deixar claro o que não será aceito.
Dessa maneira, se a empresa não pretende tolerar gastos com ligações pessoais, é preciso deixar isso claro para todos os funcionários. Orientá-los a utilizar o próprio celular e deixar o telefone corporativo, seja fixo ou móvel, para casos de urgência pode ser uma forma de economia.
Os itens relacionados à telefonia geralmente são tratados como uma coisa única, sem discriminação. Entretanto, quando você conhece os detalhes sobre a maneira como o serviço é utilizado é possível pensar em alternativas para que o uso seja mais inteligente.
Dessa maneira, ao compreender que um determinado setor tem uma demanda alta por telefone móvel e outro por telefone fixo, é possível diminuir o número de pessoas que têm celulares empresariais.
Existe também a possibilidade de ampliar ou reduzir a franquia de telefonia. Uma franquia muito baixa pode fazer com que as ligações excedentes custem muito mais caro. Uma franquia muito alta pode significar dinheiro sendo desperdiçado.
Quando muitos colaboradores utilizam o computador e precisam se comunicar internamente, programas que funcionam em tempo real com a internet podem ser até mais eficazes que ligações telefônicas.
As ligações para solicitar orçamentos, pedir alterações ou passar dados importantes, por exemplo, podem ser substituídas pelo bom e velho email. Mesmo nas empresas mais modernas que utilizam plataformas inovadoras de comunicação, manter o acesso ao email garante, além da redução do uso telefônico, o registro das informações e a segurança de dados da empresa.
Muitos empresários acreditam que a renegociação do plano de telefonia é uma tarefa muito trabalhosa, em função dos procedimentos necessários. Contudo, se para reduzir até pela metade seus custos com telefonia é preciso encarar um pouco de burocracia, pode ser que o processo valha a pena.
Sendo assim, é importante abrir mão da procrastinação e se dedicar a pesquisar operadoras e planos, a fim de verificar quais se encaixam melhor no seu negócio e atendem todas as suas necessidades, apresentando um bom custo benefício. Ao entender bem seu negócio e seus gastos com telefonia, será possível selecionar apenas aquilo que é necessário, chegando a uma proposta concisa e com valor condizente com a sua realidade e com a sua necessidade.
A partir do momento em que se entrega um smartphone para alguém, com uma franquia de dados ou de minutos de ligação ativos, é importante que haja um comprometimento da parte de quem recebe a ferramenta de trabalho. É essencial que o colaborador não trate a cessão de um celular como um benefício, uma vez que na prática ele deve ser usado estritamente para o trabalho.
Dessa forma, cada pessoa de posse de um aparelho deve se submeter às regras impostas pela empresa, não excedendo os limites de uso no mês de forma a não comprometer a franquia para os demais funcionários.
A tecnologia trouxe muitas evoluções e hoje existem diversas alternativas para que a gestão de telecom seja feita da melhor maneira possível. Em linhas gerais, sempre vale a regra de que se o seu fornecedor é bom, maiores serão as chances de você ficar satisfeito com o serviço e pagar um valor que considera justo por isso.
Contar com o auxílio de uma boa operadora para a implementação de serviços de telecom pode ser o melhor caminho para garantir que você sempre estará pagando o preço mais justo pelas suas telecomunicações.
Cada empresa tem as suas peculiaridades e necessidades e a avaliação de uma equipe especializada pode apontar ainda outras soluções, garantindo economia sem perda de qualidade e eficiência nos processos.
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