Todas as micro e pequenas empresas enfrentam o mesmo dilema: como se manter competitiva no mercado e equilibrar os custos fixos com novas demandas por serviços? Controlar gastos deve ser missão permanente em qualquer empreendimento, porque essa ação está diretamente relacionada à capacidade competitiva e ao desempenho no mercado. No entanto, os cortes não podem ser aleatórios, impulsionados pelo calor do momento.
Agindo assim, nem todos os itens são analisados com o devido cuidado. Muitas vezes, o departamento financeiro preocupa-se com outros tipos de gastos e não verifica a conta de telefone, por exemplo. É nesse momento que os bons gestores se fazem essenciais: entender o negócio, compreender os motivos dos gastos, negociar melhores condições de pagamento em contratos e cortar itens supérfluos que não impactem no dia a dia do ambiente produtivo, essas ações podem ser a solução para uma boa economia dentro das empresas.
Ao dar atenção à conta telefônica será possível entender se o dinheiro ali gasto é bem utilizado. No caso de uma resposta negativa é provável que essa seja uma fonte de gastos em que há possibilidade de corte.
Mas, afinal, como reduzir os custos com telefonia?
Com relação à redução de custos com telefonia, apenas a diminuição do uso não é suficiente. Em alguns casos, inclusive, deixar de usar o telefone pode comprometer diretamente o desempenho da atividade da empresa. Sendo assim, a medida mais inteligente é entender como funciona o seu consumo.
Em se tratando do uso de telefonia dentro das empresas, é importante considerar que se o negócio ainda não tem uma política de uso, é essencial considerar adotar algo nesse sentido. Quando não há regras claras a serem seguidas, cada colaborador se sente livre para agir da forma que preferir, o que pode, muitas vezes, não ser condizente com os valores da empresa, gerando um desgaste desnecessário.
Há ainda uma série de medidas que podem ser tomadas pelos empreendedores quando o objetivo é reduzir os valores pagos na conta de telefone. Confira:
1 – Esclarecer o uso do telefone para as equipes
A primeira dica tem a ver com o que foi mencionado nos parágrafos acima: a cultura e as regras da empresa. Para que os funcionários entendam como é o uso correto do telefone empresarial, é preciso deixar claro o que não será aceito.
Dessa maneira, se a empresa não pretende tolerar gastos com ligações pessoais, é preciso deixar isso claro para todos os funcionários. Orientá-los a utilizar o próprio celular e deixar o telefone corporativo, seja fixo ou móvel, para casos de urgência pode ser uma forma de economia.
2 – Analisar as suas contas
Os itens relacionados à telefonia geralmente são tratados como uma coisa única, sem discriminação. Entretanto, quando você conhece os detalhes sobre a maneira como o serviço é utilizado é possível pensar em alternativas para que o uso seja mais inteligente.
Dessa maneira, ao compreender que um determinado setor tem uma demanda alta por telefone móvel e outro por telefone fixo, é possível diminuir o número de pessoas que têm celulares empresariais.
Existe também a possibilidade de ampliar ou reduzir a franquia de telefonia. Uma franquia muito baixa pode fazer com que as ligações excedentes custem muito mais caro. Uma franquia muito alta pode significar dinheiro sendo desperdiçado.
3 – Adotar comunicações online
Quando muitos colaboradores utilizam o computador e precisam se comunicar internamente, programas que funcionam em tempo real com a internet podem ser até mais eficazes que ligações telefônicas.
As ligações para solicitar orçamentos, pedir alterações ou passar dados importantes, por exemplo, podem ser substituídas pelo bom e velho email. Mesmo nas empresas mais modernas que utilizam plataformas inovadoras de comunicação, manter o acesso ao email garante, além da redução do uso telefônico, o registro das informações e a segurança de dados da empresa.
4 – Renegociar os planos de telefonia
Muitos empresários acreditam que a renegociação do plano de telefonia é uma tarefa muito trabalhosa, em função dos procedimentos necessários. Contudo, se para reduzir até pela metade seus custos com telefonia é preciso encarar um pouco de burocracia, pode ser que o processo valha a pena.
Sendo assim, é importante abrir mão da procrastinação e se dedicar a pesquisar operadoras e planos, a fim de verificar quais se encaixam melhor no seu negócio e atendem todas as suas necessidades, apresentando um bom custo benefício. Ao entender bem seu negócio e seus gastos com telefonia, será possível selecionar apenas aquilo que é necessário, chegando a uma proposta concisa e com valor condizente com a sua realidade e com a sua necessidade.
5 – Reduzir gastos com telefonia móvel
A partir do momento em que se entrega um smartphone para alguém, com uma franquia de dados ou de minutos de ligação ativos, é importante que haja um comprometimento da parte de quem recebe a ferramenta de trabalho. É essencial que o colaborador não trate a cessão de um celular como um benefício, uma vez que na prática ele deve ser usado estritamente para o trabalho.
Dessa forma, cada pessoa de posse de um aparelho deve se submeter às regras impostas pela empresa, não excedendo os limites de uso no mês de forma a não comprometer a franquia para os demais funcionários.
Telefonia não precisa custar caro
A tecnologia trouxe muitas evoluções e hoje existem diversas alternativas para que a gestão de telecom seja feita da melhor maneira possível. Em linhas gerais, sempre vale a regra de que se o seu fornecedor é bom, maiores serão as chances de você ficar satisfeito com o serviço e pagar um valor que considera justo por isso.
Contar com o auxílio de uma boa operadora para a implementação de serviços de telecom pode ser o melhor caminho para garantir que você sempre estará pagando o preço mais justo pelas suas telecomunicações.
Cada empresa tem as suas peculiaridades e necessidades e a avaliação de uma equipe especializada pode apontar ainda outras soluções, garantindo economia sem perda de qualidade e eficiência nos processos.
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