A construção de um prédio, a expansão das vendas em um novo mercado, o desenvolvimento de um software para uma demanda de uma empresa: cada uma em seu segmento e a seu modo, todas essas ações se configuram como projetos. E para que consigam atingir os objetivos estabelecidos e os resultados esperados, é necessário que sejam acompanhados e geridos de perto por profissionais que saibam manter a sintonia entre o que é planejado, o que está sendo executado e o resultado esperado. Para isso, nada melhor que fazer uso de conhecimentos, técnicas e ferramentas relacionadas ao gerenciamento de projetos.
Caracterizada como uma ação que garante execução eficiente e ágil, o gerenciamento de projetos é uma competência considerada muito estratégica pelas grandes empresas, uma vez que permite unir as metas específicas de cada projeto aos objetivos do negócio como um todo. Assim, estratégia, tática e operação estarão sempre em sintonia dentro da organização, permitindo maior poder de competitividade em um mercado onde a concorrência é acirrada.
De acordo com o Chaos Report 2015, realizado e divulgado pelo Standish Group, apenas 24% dos projetos foram considerados bem-sucedidos pelas grandes empresas consultadas no levantamento. Nas empresas de médio porte a situação é bem semelhante, com 28% dos projetos avaliados com resultado positivo no momento da entrega. Por isso, a necessidade de uma gestão profissional e especializada das demandas torna-se latente dentro das organizações.
Na área de TI, essa realidade não é diferente. Conhecer e entender os processos que fazem parte de um bom gerenciamento de projetos é extremamente importante para qualquer empresa que busca entregar resultados que atendam às expectativas de seus clientes. Nesse sentido, contar com pessoas, no time de desenvolvimento, que tenham como foco garantir que os objetivos sejam alcançados dentro de prazos e orçamentos definidos é essencial para o sucesso de qualquer projeto de tecnologia.
Buscando eficiência nos projetos de TI
Se o planejamento que é criado antes do início de qualquer trabalho de desenvolvimento em TI fosse integralmente colocado em prática, a maior parte dos projetos seriam concluídos facilmente. Porém, como na prática os processos não são exatamente assim, é preciso que as empresas busquem cada vez mais aprimorar suas habilidades em gerenciamento a fim de alcançar o sucesso em seus trabalhos.
Pesquisas, como a PM Survey- que consulta organizações em todo o mundo para responder questões relacionadas ao gerenciamento de projetos em seus ambientes de trabalho e é realizada pelo Project Management Institute (PMI)– revelam que quanto mais madura a empresa está nesse assunto, melhores são os resultados obtidos na execução de seus projetos. Portanto, é fundamental que as organizações busquem adotar medidas que visam garantir a eficiência, agilidade e qualidade das iniciativas realizadas pelos negócios. Conheça a seguir quatro dicas que podem ajudar nesse sentido:
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Uso de metodologias
Fazer uso de uma metodologia é sinônimo de garantia e controle em relação aos recursos que serão utilizados ao longo de um projeto de TI. Porque, ao monitorar melhor os processos, uma série de reações, como eficiência da equipe maior grau de acerto em relação a prazos e custos, se desencadeiam rumo ao sucesso do trabalho.
Atualmente, existem muitas metodologias disponíveis no mercado. Por isso, o mais indicado é que o gestor de TI consiga alinhar juntamente com a equipe quais são as estratégias e atividades envolvidas no projeto e, a partir daí, entender se a demanda indica o uso de uma metodologia de gerenciamento mais tradicional, como PMBoK, ou de metodologias ágeis, como Scrum. Após a escolha da metodologia, é importante buscar mantê-la até o final do projeto, a fim de garantir uma padronização de ponta a ponta e traçar um balanço sobre os possíveis erros e acertos ao longo do trabalho.
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Planejamento é essencial
Uma das situações mais complicadas que os profissionais de TI enfrentam ao longo do desenvolvimento de um trabalho é o chamado scope creep, ou seja, projetos que necessitam de inúmeras intervenções e alterações ao longo do caminho. Para evitar que isso aconteça, é preciso que o líder da equipe realize um planejamento completo, definindo o escopo do projeto de forma clara e de acordo com as necessidades do cliente, a fim de evitar refações e que as necessidades só sejam compreendidas quando as atividades já estiverem em andamento.
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Trace um cronograma realista
Outro grande problema enfrentado pelos gestores de TI diz respeito à execução dos projetos, uma vez que estimativas pouco realistas de horas para a conclusão das tarefas podem dificultar a conclusão de qualquer trabalho. Sendo assim, é essencial elaborar o cronograma das atividades,no início de todo projeto, para alinhar e aprovar todas as estimativas de prazo de execução tanto com os profissionais da equipe quanto com o cliente, evitando assim problemas futuros.
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Adote indicadores de desempenho
O uso de indicadores de desempenho, ou KPIs, é uma das maneiras mais precisas de medir o impacto de ações tomadas ao longo de um projeto de TI. Usados pelas empresas para monitorar e gerenciar o desempenho da organização mais de perto, os KPIs são considerados uma fonte muito rica de inteligência voltada para os negócios.
A partir da avaliação gerada por esses indicadores, é possível identificar possíveis falhas nos fluxos de trabalho e realizar mudanças em uma velocidade muito maior do que em um cenário sem gerenciamento. Além disso, eles permitem identificar possíveis gargalos operacionais e mensurar o quanto o uso das metodologias contribui para o bom andamento das atividades.
E você, já coloca em prática um gerenciamento de projetos de TI na sua empresa? Conhece outras dicas eficientes que podem melhorar esse processo? Compartilhe conosco sua opinião no comentários!
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