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06/fev
Redação
Por que relatórios gerenciais facilitam as operações nas MPEs

Os relatórios gerenciais sempre tiveram um papel relevante para empresas de todos os portes, porém, com as mudanças na dinâmica do mercado e o acirramento da concorrência, eles ganharam uma importância ainda maior. A partir da necessidade de tomadas de decisões rápidas e eficientes, os relatórios gerenciais tornaram-se fundamentais à gestão de qualquer negócio nos dias de hoje.

De modo geral, os relatórios gerenciais são usados ao mesmo tempo como termômetro e como bússola pela organização. Eles são instrumentos capazes de apontar ao gestor ferramentas necessárias para uma tomada de decisões analítica e precisa, a fim de evitar gastos desnecessários, dívidas, escolhas equivocadas, negociações arriscadas etc.

Um aspecto essencial dos relatórios gerenciais é que eles devem ser objetivos e contar com informações atualizadas, relevantes e altamente confiáveis. Considerando-se que é a partir desses relatórios que o gestor irá traçar a estratégia capaz de levar a sua empresa ao sucesso ou ao fracasso, não há brechas para erros.

Nesse sentido, o primeiro passo para a elaboração de relatórios gerenciais realmente eficientes é a criação de uma metodologia. Para tanto, saber quais informações devem estar presentes no relatório e qual o objetivo a ser alcançado com ele são pontos fundamentais. Desse modo, cada vez que um novo relatório for produzido, já existe um padrão que facilita, inclusive, a comparação entre o documento anterior e o atual.

A importância dos relatórios gerenciais

No contexto empresarial, há um consenso a respeito da importância dos relatórios gerenciais. São eles que apontam a situação do empreendimento e dão suporte para correções necessárias. Esses documentos formam o compilado de informações que vão guiar o gestor a tomar decisões mais sábias para os rumos da empresa.

Além disso, os relatórios gerenciais guardam todo o histórico da organização, podendo servir como documentação de estratégias e processos. Desse modo, se um funcionário tiver que se ausentar de suas funções por algum motivo, caberá a seu substituto apenas ler os relatórios anteriores para se situar no trabalho.

Em suma, os relatórios gerenciais são documentos importantes justamente porque reúnem dados, informações e análises a respeito de determinados setores da empresa: financeiro, de produtividade, de vendas ou até mesmo de controle de qualidade. O objetivo deles é mostrar panoramas gerais da situação do empreendimento a fim de indicar ao empreendedor a melhor forma de gerir o seu negócio. Mas além das vantagens já mencionadas, os relatórios gerenciais também podem:

Ajudar na definição de estratégias:

Para que um empreendimento alcance melhores resultados no médio e longo prazo, é necessário haver planejamento com metas bem definidas. Nesse sentido, os relatórios gerenciais apresentam dados reais a serem trabalhados, sendo possível ter uma visão atual para definir medidas a serem tomadas no futuro e alcançar os objetivos com precisão.

Apresentar informações atualizadas

Geralmente os relatórios gerenciais relacionam-se a ferramentas de gestão que facilitam a consulta e garantem dados atualizados. Desse modo, o gestor pode consultá-los sempre que for necessário e, consequentemente, tomar decisões baseadas nas suas demandas atuais, objetivando resultados melhores no futuro.

Organizar dados de maneira estruturada

Com os relatórios gerenciais é possível analisar informações em formato de gráficos, tabelas e planilhas, facilitando a visualização e o entendimento dos dados. Ademais, dependendo da demanda da empresa, os dados podem ser cruzados, oferecendo uma análise mais completa da situação e, consequentemente, melhores ferramentas para a tomada de decisões.

Possibilitar a criação de um histórico

Quando os relatórios gerenciais são produzidos de modo regular, é possível manter um histórico e, desse modo, acompanhar o desempenho da empresa e prever tendências, colaborando para que o gestor saiba qual passo tomar primeiro.

Como elaborar um bom relatório gerencial

O relatório gerencial um dos principais documentos de uma empresa, portanto é necessário que ele seja produzido seguindo um alto padrão de qualidade. Nesse sentido, os relatórios devem ser capazes de informar aos gestores a real situação de seu empreendimento, de forma clara e objetiva. Para que um relatório gerencial seja eficiente, é necessário que ele contemple as seguintes características:

Boa apresentação: o relatório deve ter um layout simples e elegante, evitando imagens muito chamativas ou desnecessárias. Além disso, as informações devem ser de fácil compreensão e  detalhadas a partir de gráficos e infográficos.

Objetivo: o relatório também precisa ser direto e objetivo. Por isso, ele deve ser elaborado de forma concisa, com apenas os pontos relevantes sobre determinado assunto. Objetividade é um aspecto fundamental para ajudar a absorver todas as informações.

Claro: além de objetivo, o relatório tem que ser claro. Por isso, o relator deve buscar a melhor forma de apresentar os dados e as ideias, a fim de facilitar a compreensão de qualquer leitor da empresa.

Completo: embora o relatório tenha que ser simples e objetivo, isso não quer dizer que ele deve ser incompleto. Por isso, o relator não pode deixar que faltem dados para a compreensão da situação da empresa. O detalhamento das informações pode ser crucial para uma tomada de decisão.

Funcional: o relatório precisa ser de fato um instrumento funcional. Por isso, ao redigi-lo, é necessário conferir se as informações apresentadas realmente oferecem uma base sólida para tomada de decisões.

4 tipos de relatórios gerenciais utilizados em empresas de pequeno porte:

1 – Fluxo de caixa

O relatório de fluxo de caixa mostra todo o dinheiro que entrou e saiu de uma empresa em um determinado período de tempo. Esse é um dos relatórios mais importantes de uma organização, pois ele irá orientar os investimentos e as estratégias para arrecadar fundos.

2 – Financeiro

Com a mesma importância do relatório anterior, o relatório financeiro é capaz de mostrar a real situação de uma empresa, apresentando informações a respeito de: patrimônio, investimentos, impostos etc.

3 – Vendas

Os relatórios de vendas são fundamentais para que o empreendedor possa analisar o crescimento ou a queda das vendas de seu negócio em determinado período. A partir dessas informações, o gestor terá dados para delinear quais são os momentos sazonais do mercado e, dessa forma, se preparar para os próximos anos. Ademais, eles também ajudam a conhecer os produtos mais vendidos, quanto cada cliente gasta na empresa e quais produtos podem ser retirados de linha.

4 – Produtividade

O crescimento de toda empresa depende de seus colaboradores. Por isso, o relatório de produtividade é fundamental às estratégias do gestor. Esse relatório é capaz de apontar o quanto a empresa conseguiu entregar em um mês, quais funcionários se destacaram em suas funções e qual é o setor da organização que apresentou maior queda de produção.

Agora que você já sabe, em detalhes, o que é um relatório gerencial e qual é a sua importância para uma organização, deseja implementá-lo em sua empresa? Quais são os relatórios gerenciais que você utiliza periodicamente para a tomada de decisões em seu negócio? Apresente a sua visão a esse respeito nos comentários.

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