Cortar custos não é uma tarefa fácil. A empresa realiza todo um planejamento estratégico, percebe que o orçamento não foi previsto adequadamente e se vê precisando fazer cortes. Em outras situações, o planejamento estratégico sequer é colocado em prática, o que pode gerar consequências desastrosas.
Mas essas dificuldades podem ter solução com uma metodologia que prevê o orçamento sem considerar receitas, custos e despesas anteriores da empresa: o Orçamento Base Zero (OBZ). Isso significa que o histórico não será levado em conta e que as despesas serão planejadas segundo a definição do limiar – o custo mínimo necessário para que a empresa funcione. Para se ter uma ideia de sua eficácia, segundo a Endeavor, o Orçamento Base Zero, desenvolvido nos anos 1970, foi utilizado pelo governo norte-americano em projeto de redução de custos do Pentágono.
Antes de descobrir quais são as vantagens e as desvantagens do Orçamento Base Zero (OBZ), é importante entender como ele é aplicado de fato.
Para aplicar o Orçamento Base Zero, antes de tudo, é essencial apresentar a metodologia aos gestores de todas as áreas da empresa e adiantar a eles não só a importância dessa ferramenta, como também os inúmeros levantamentos que ela exigirá.
Os custos de cada atividade realizada pela empresa precisam ser documentados e isso só pode ser feito com o engajamento de todos os envolvidos. Para que o orçamento seja aprovado, o processo exige que cada gestor apresente as atividades que estão sob sua responsabilidade, listando os recursos necessários para que elas sejam desempenhadas e defendendo a importância deles para a estratégia da empresa. Presidentes, gerentes e diretores devem passar por treinamento, que tem como objetivo conscientizar sobre a necessidade dos cortes. Não é fácil se convencer de que a área em que você trabalha, e se empenha para ter resultados satisfatórios, precisa passar por reduções de orçamento.
Seguindo o processo para aplicação dessa metodologia, após preparar o corpo diretivo para as mudanças que virão, é preciso elaborar os pacotes de decisões de cada área. Neles, são descritas as atividades da organização, as metas e os custos de cada uma, necessários para manter o nível de gastos conforme o planejado, além das possíveis consequências, caso algo saia diferente.
Uma vez elaborados os pacotes de decisões, é preciso definir o limiar. Não que a organização tenha que sobreviver com o mínimo, mas esse conceito é importante para entender onde estão os gastos incrementais, ou seja, aqueles que são considerados extras, além do limiar. A partir dessa definição, chega, então, a etapa da votação, em que os gestores priorizam os projetos mais benéficos e estratégicos para a empresa.
Agora que se tem uma ideia melhor sobre como aplicar o Orçamento Base Zero e como ele funciona, é fundamental conhecer quais são suas vantagens e desvantagens.
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Toda empresa deseja que seus custos fixos e suas despesas estejam de acordo com o que foi planejado no orçamento e com os recursos disponíveis, evitando, assim, conflitos internos por verbas. Esse é o objetivo do Orçamento Base Zero, que tem ainda outras vantagens, como:
1) Decisões embasadas em necessidades
Para garantir que o orçamento atenda as atividades desempenhadas pela empresa, as decisões no Orçamento Base Zero são embasadas em necessidades e benefícios, não no histórico dos planejamentos orçamentários anteriores ou em índices de reajuste, como feito no modelo tradicional.
2) Desperdícios eliminados
Chegando à conclusão do que é supérfluo, é mais fácil eliminar os desperdícios. Com o Orçamento Base Zero, essa medida torna-se mais simples e menos arriscada, já que se baseia em uma análise profunda do orçamento da empresa. Assim, os recursos vão para as atividades em que realmente são necessários, de acordo com o planejamento estratégico.
3) Estímulo às alternativas criativas
Outra vantagem interessante do Orçamento Base Zero é que, ao enxergar a restrição de recursos para suas áreas, os gestores são estimulados a elaborar alternativas criativas para aplicar melhor o orçamento alcançado. Desses cortes, muitas vezes surgem ideias inovadoras que trazem resultados inesperados para a organização.
4) Visão holística da organização
O Orçamento Base Zero melhora a sinergia entre as áreas da empresa, promovendo uma visão holística do todo. Afinal, para elaborar seus pacotes de decisões e identificar os recursos com os quais poderão contar, os gestores de cada área precisam observar a empresa do ponto de vista macro.
Como vimos, o Orçamento Base Zero exige um planejamento que leva muito mais tempo, comparado à aplicação do modelo tradicional, em que os dados históricos da empresa são consultados, facilitando a distribuição de recursos de acordo com decisões de anos anteriores. Essa é uma das desvantagens do OBZ, que apresenta também como desafios:
1) Análise pode ser difícil em grandes empresas
Empresas de grande porte podem ter dificuldades para suportar o processo do Orçamento Base Zero, devido à grande quantidade de informações necessárias. Isso torna complicada a análise, considerando que equipes diferentes pensam e agem de maneiras diferentes. Para empresas desse porte, o ideal é buscar auxílio de uma consultoria especializada ou ainda aplicar a metodologia apenas em áreas mais críticas.
Mesmo aplicando o Orçamento Base Zero, é possível que a empresa encontre distorções entre valores reais e valores orçados. Para que esses valores se aproximem, é preciso investigar essas possíveis distorções, que podem estar em divergência entre volume de venda e previsão, em variação cambial e em aquisições fora do padrão.
3) Necessidade de revisar orçamento
Outra falha do Orçamento Base Zero, mas também do modelo tradicional, é a necessidade de revisar o orçamento. Não que essa revisão deva ser periódica e contínua, porém pode ser preciso levantar os elementos principais responsáveis por prejudicar os resultados.
É possível perceber que o Orçamento Base Zero é uma metodologia que entrega vantagens significativas, buscando coerência entre o planejado e o que é efetivamente gasto na empresa, além de gerar sinergia entre as áreas. Mas, para isso, é preciso que os gestores convoquem suas equipes para se envolverem de fato nos projetos, levando em consideração a importância do orçamento para desempenharem suas atividades. Veja o quadro comparativo entre OBZ e orçamento tradicional:
OBZ |
Orçamento tradicional |
Visão das contas por pacotes e por áreas |
Visão das contas por áreas |
Incentiva revisão de necessidades e benefícios |
Baseia-se no histórico de orçamento |
Custos são detalhados, justificados e alinhados aos objetivos |
Custos não são revistos e podem ocorrer desperdícios |
Propõe priorização na alocação de recursos |
Trata todos os custos igualmente |
Envolvimento de todos os níveis da organização |
A alta gestão tem menor visão da parte operacional |
Autonomia do gestor para tomada de decisões |
Não demanda tomada de decisões |
Planejamento financeiro totalmente alinhado para atingir as metas |
Planejamento financeiro pode não estar alinhado à estratégia |
Estimula criação de alternativas inovadoras para melhor aplicação do orçamento alcançado |
Estimula conservação de padrões |
Processo parte do zero |
Processos anteriores servem como base |
Empresas mais novas não podem contar com o histórico, então, a única opção é aderir ao Orçamento Base Zero para realizar seu primeiro planejamento orçamentário, projetando receitas, custos, despesas e investimentos com base em seu plano de negócios e expectativas de crescimento.
No caso de empresas com mais tempo de mercado, o ideal é realizar o Orçamento Base Zero a cada três ou cinco meses de ciclos orçamentários. Se a companhia realiza o planejamento orçamentário anualmente, o ideal é que a cada dois Orçamentos Base Histórico se realize um OBZ. Já no caso da empresa realizar o orçamento a cada seis meses, a sugestão é de que haja uma aplicação do OBZ a cada quatro aplicações de Orçamento Base Histórico.
Dessa maneira, é possível mesclar os ganhos gerados pelo OBZ, com a facilidade e agilidade de utilizar o histórico dos anos anteriores para dar base ao orçamento.
No entanto, é importante ressaltar que não existe um modelo único e perfeito. É preciso entender o calendário econômico da empresa, levar em consideração fatores como a volatilidade do mercado de atuação, velocidade de mudança nas legislações que regem o setor e até mesmo a dinâmica de mudanças nos comportamentos dos consumidores, e, a partir daí, escolher quando e como utilizar a metodologia, sempre focando em obter os melhores resultados financeiros para a organização.
1) Preparar a equipe
Em geral, é feito um treinamento (técnico e comportamental) com presidentes, gerentes e diretores. É comum que as pessoas não se disponham a cortar custos de áreas que construíram, por isso, o treinamento e a preparação são etapas fundamentais do processo.
2) Separar cada área da empresa
É preciso separar a empresa em grupos lógicos de orçamentação, pois, cada unidade segue protocolos de custos diferentes. Em seguida, deve-se levantar o histórico de consumo de cada uma delas.
3) Fazer o desdobramento de estratégias da empresa
A estratégia de uma empresa é traçada visando atingir suas metas, que, por sua vez, são estabelecidas de acordo com a missão da empresa. Então, basicamente, o orçamento da empresa sai de suas metas. Nesse momento, é fundamental ter em mente os resultados financeiros desejados, qual proposta de valor será oferecido etc.
4) Analisar as métricas de cada unidade
Esse é um momento fundamental para avaliar os resultados que cada unidade está trazendo. Em geral, é comum encontrar áreas dentro de uma empresa que têm as mesmas metas, ou que desempenham atividades semelhantes. Essa é uma oportunidade de juntar áreas e remanejar pessoas.
5) Definir o limiar
Limiar é o custo mínimo que uma empresa precisa para desempenhar suas atividades. Os gastos além desse limiar são considerados incrementais. O que não significa que a empresa deve funcionar no seu limiar, apenas que esse é um conceito importante para se aplicar o Orçamento Base Zero.
Tudo que for supérfluo ao limiar pode ser considerado um incremento ao orçamento, ou seja, um recurso a mais que está sendo destinado para determinada atividade. A partir dessa noção de limiar é possível detectar o que é mais interessante incrementar e o que não é.
6) Classificar as despesas fixas de cada unidade orçamentária
Esse é o momento em que todos os diretores se reúnem ao presidente ou CEO da empresa para discutir e classificar cada despesa, considerando o limiar previamente definido, cada diretor ou gerente vai defender os incrementos que precisa em seu orçamento. Isso, basicamente, é feito por meio de apresentação de dados, descritivos de atividades e argumentação consistente.
É importante ressaltar que aqui não basta convencer o presidente, é preciso convencer também os outros diretores e gerentes. No final de todas as apresentações, todos votarão nas atividades mais estratégicas, adaptando o orçamento da empresa.
Por isso, cada incremento precisa estar muito elaborado. Será preciso convencer a todos que aquele recurso é fundamental.
O Orçamento Base Zero é apenas uma das várias metodologias de gestão orçamentária. Saber qual a mais adequada para a sua empresa pode ser decisivo para o sucesso dos negócios. Você tem essa preocupação? Como é elaborado o planejamento orçamentário na sua empresa? O Orçamento Base Zero já foi considerado? Conte-nos suas experiências nos comentários.
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