Com a nova era digital, muitas modificações estão acontecendo em todos os setores – inclusive na maneira de controlar as vendas e os tributos de um negócio. Consequentemente, a nota fiscal impressa está cada vez mais em desuso. Tanto pela emissão de papel quanto pelo armazenamento de documentos, a antiga forma vem perdendo cada vez mais espaço. Sem contar com a maior segurança na transmissão dos dados para pagamentos de tributos tanto para a administração municipal quanto para a Secretaria da Fazenda de cada Estado.
A Nota Fiscal Eletrônica – NFe – pode ser integrada ao sistema de gestão empresarial de cada empresa evitando, assim, que os dados tenham que ser preenchidos novamente a cada nova emissão, ajudando na otimização do tempo de trabalho dos funcionários e na segurança no armazenamento desses dados.
A tributação a ser paga já é gerada automaticamente pela Nota Fiscal Eletrônica, o que ajuda o negócio a não ter problemas com a prestação tributária mensal. Essa é uma grande vantagem para os pequenos empreendedores, que, muitas vezes, tem que fazer não só o preenchimento, mas o lançamento desses dados de maneira manual, o que pode ocasionar erros e problemas futuros com a Secretaria de Estado da Fazenda.
Para a tributação municipal, o ISS, a NFe também realiza a transferência desses dados para o município, agilizando todo esse processo.
Nota Fiscal Eletrônica: quais as principais vantagens?
As vantagens da implantação de um emissor de Notas Fiscais Eletrônicas são inúmeras. Entre elas estão:
- Preocupação com a sustentabilidade por parte da empresa: hoje, muitos consumidores levam em consideração o nível de preocupação ambiental das empresas antes de fecharem um negócio. A adoção da NFe contribui com o meio ambiente, diminuindo drasticamente a emissão de papel para nota fiscal, além de ajudar no armazenamento desse documento;
- Armazenamento de dados: a implantação de um sistema emissor de notas fiscais ajuda muito as empresas na questão de armazenamento de dados e na transmissão desses dados para os órgãos competentes. No caso da Secretaria da Fazenda, por exemplo, os dados ficam armazenados por até 06 meses, facilitando a consulta nos casos de necessidade;
- Armazenamento de documentos: o espaço físico também é uma questão. A NFe ajuda as empresas a deixarem seus espaços físicos para o armazenamento do que realmente interessa e não mais de montanhas intermináveis de papéis;
- Melhoria na qualidade de atendimento: o consumidor recebe sua Nota Fiscal por email, com segurança e sem o risco de problemas com dados errôneos;
- Facilidade para o pagamento de tributos: os dados gerados durante a emissão da Nota Fiscal Eletrônica são transmitidos diretamente para o município, para que sejam feitos os descontos dos impostos. Na Secretaria da Fazenda Estadual o processo é o mesmo – os dados são transferidos e armazenados, estando disponíveis para consulta direta;
- Redução dos riscos de extravios e problemas com cruzamento de dados: feitos de maneira eletrônica, os dados constantes nas notas ficam armazenados e menos sujeitos à extravios e incorreção entre os dados emitidos e recebidos pelos clientes, comuns quando esse preenchimento é feito manualmente.
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E o que a empresa precisa para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica?
O primeiro passo é fazer o certificado digital, que serve como assinatura e autenticação da veracidade dos dados emitidos e recebidos pelo cliente. O processo para emissão do certificado digital é bastante simples e pode ser solicitada na Secretaria da Fazenda do seu estado.
Depois a empresa vai precisar de um software que seja gerador de Notas Fiscais Eletrônicas. Essa ferramenta facilita a emissão e envio do documento tanto para o sistema de armazenamento digital da empresa quanto para o cliente.
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