Telecom Expense Management: como aprimorar a gestão de telecom na sua empresa

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Já ouviu falar sobre Telecom Expense Management (TEM)? O termo, que significa Gestão de Despesas em Telecom, é uma metodologia que tem como objetivo gerenciar de maneira eficiente um dos ativos estratégicos que mais geram custos para as empresas: as telecomunicações. Criada nos anos 80, essa prática reúne um conjunto de ferramentas e processos que visam a otimização dos recursos, e consequentemente, a redução dos gastos relacionados a telecom corporativa.

Para conseguir atingir essas metas, a metodologia propõe a gestão de ativos, contratos e tarifas de telecomunicação contratados pelas empresas, e com base em soluções internas ou terceirizadas rompe os limites da administração tarifária tradicional. Do ponto de vista prático, é necessário a implementação de um software para auxiliar no inventário de serviços, equipamentos, faturas, entre outros ativos, e também a implantação de um bom gerenciamento de processos de negócios e acesso a informações relacionas a infraestrutura do setor. Entre os principais benefícios da Telecom Expense Management estão:

Gestão integrada de telefonias fixa, móvel e rede de dados
Manutenção precisa e completa de inventário
Controle do ciclo de vida dos ativos
Análise dos serviços contratados com operadoras de telefonia
Auditoria de contratos de tarifação e faturas telefônicas
Contestação de faturas indevidas
Visão geral dos recursos investidos x gastos
Maior assertividade na previsão de custos
Otimização da infraestrutura existente
Controle efetivo dos acordos de níveis de serviços (SLAs)

Como implementar uma Gestão de Despesas com Telecom

Agrupamento de faturas, criação de um inventário completo, automação da coleta de dados, reunião de informações sobre as tarifas cobradas e elaboração/análise de um relatório com os resultados: esses são os cinco passos essenciais para implementar de maneira eficiente um projeto de Gestão de Despesas com Telecom. Conheça mais sobre cada uma dessas etapas e entenda como é possível que o seu negócio conte com todos os benefícios que essa metodologia pode oferecer.

1) Agrupamento de faturas: É muito importante que todas as faturas sejam reunidas, pois elas contribuem na compreensão do que de fato é cobrado pelas operadoras. Essa é uma ação fundamental para ajudar a descobrir possíveis erros cometidos pelas prestadoras de serviço, e caso seja confirmado, conseguir a devolução do valor pago indevidamente.

2) Criação de um inventário completo: É essencial a criação de um inventário completo de todos os ativos relacionados a telecomunicação da empresa, pois isso garante a percepção real de todos os custos envolvidos nesse setor.

3) Automação da coleta de dados: Essa ação torna mais fácil o controle do sistema de gestão de despesas, uma vez que a entrada manual de dados pode resultar em erros gerando retrabalho.

4) Reunião de informações sobre as tarifas cobradas: Levantar e reunir todos os dados tarifários de telecom cobrados pelas operadoras é crucial para TEM bem sucedida. Isso porque com essas informações bem definidas, é possível estabelecer um paralelo entre o que estava as cobranças previstas em contrato e o que de fato é cobrado pelas prestadoras de serviço. Essa ação auxilia na comparação de tarifas entre as operadoras disponíveis, além de dar a dimensão exata da quantidade de recursos investidos em telecom, possibilitando uma possível otimização dos mesmos caso seja necessário.

5) Elaboração/análise de um relatório com os resultados: Com a elaboração e análise de um relatório com os resultados coletados ao longo dessas cinco etapas, a identificação e correção de eventuais problemas se torna uma tarefa mais fácil de ser feita.

Já conhece os benefícios práticos da Gestão de Telecom? Pensa em colocá-los em prática na sua empresa? Compartilhe conosco sua opinião!