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Por que a videoconferência não funciona na sua empresa

Cristina Cruz | 30 de outubro de 2017

Romper com barreiras físicas e potencializar lucros faz parte da meta de qualquer gestor. Por esse motivo, reuniões e vendas por meio de videoconferência já estão presentes em inúmeras médias e grandes empresas ao redor do mundo, pois são capazes de trazer um arsenal de vantagens de tempo, gastos e logística.

Ao adotar essa prática, a redução de custos vem de forma natural, pois ela diminui a necessidade de viagens e deslocamento de gestores e demais integrantes da equipe. Despesas com hospedagem, transporte e alimentação são drasticamente reduzidas.

A melhora na produtividade é outro diferencial. Afinal, uma reunião significa uma interrupção no fluxo de trabalho. Por exigir menos deslocamento, os encontros online são opções muito mais dinâmicas e eficientes, com real otimização do tempo de toda a cadeia produtiva daquele negócio.

O ganho com competitividade é outro ponto significativo, no sentido de proporcionar uma gestão inteligente, oferecendo uma visão macro do empreendimento. Adotar essa tecnologia proporciona meios para que o gestor participe efetivamente de toda a rede de produção, com integração entre departamentos, matrizes e filiais.

Além da ótica do público interno, a videoconferência pode ser uma forma de alavancar a relação da marca com consumidores, parceiros e fornecedores. Seu uso permite que grandes negócios sejam realizados de forma muito menos dispendiosa, num real estreitamento de laços. A imagem da empresa torna-se mais positiva para o mercado, pois passa ideias de credibilidade, inovação e engajamento com a nova realidade tecnológica.

Como garantir essas vantagens?

Existem variadas formas de realizar encontros à distância por meio da internet. A interação em tempo real por computadores, tablets e dispositivos mobile pode ser feita com facilidade por qualquer pessoa com o mínimo conhecimento sobre a rede mundial de computadores. Porém, é preciso ter um cuidado extremo para detectar quais ferramentas são realmente eficientes dentro do universo corporativo.

É justamente pela fácil instalação e baixo investimento de ferramentas de comunicação online, que um grande número de serviços que se proclamam especializados em videoconferência se espalhou no mercado nos últimos anos.

É comum ouvir de empresários que ao tentarem fazer uso da videoconferência, ficaram frustrados com os resultados. Os relatos mais comuns são referentes aos recorrentes problemas técnicos de suas aquisições, como falha constante de conexão, imagem em baixa definição e vozes inaudíveis. Ou seja, na prática, essas ferramentas podem gerar, em vez dos almejados ganhos, uma série de problemas no dia a dia das corporações.

Isso acontece porque, muitas vezes, esse tipo de serviço é oferecido de forma improvisada, sem ferramentas especializadas para atender a realidade de empresas. Webcams caseiras, softwares gratuitos de trocas de mensagens e demais equipamentos inapropriados estão longe de representar as melhores alternativas para o setor.

Adotar ferramentas dessa natureza denota amadorismo frente a clientes e colaboradores, o que não se configura como uma solução inteligente para a realidade competitiva das organizações.

Tanto para quem está interessado em incorporar a videoconferência em seu negócio, quanto quem já faz uso desse recurso, é preciso ficar atento a quatro aspectos básicos e essenciais para garantir o funcionamento pleno do serviço. Vamos a eles:

1 – Internet de qualidade

Ninguém quer convocar toda a equipe para uma reunião online e ter o processo travado pela baixa conexão. O primeiro passo para um serviço eficiente é possuir uma internet banda larga de qualidade. Uma reunião online precisa simular, ao máximo, o ambiente físico, o que exige um mínimo de qualidade de rede. Muitas vezes, esses encontros contemplam dezenas de pessoas, o que demanda ainda mais dados de navegação.

Uma dica é contratar uma empresa de internet que possui soluções personalizadas de rede para a realidade de determinado negócio. É preciso encontrar planos que garantam conexões de qualidade nos períodos de maior demanda, link adicional em períodos sazonais, velocidade satisfatória e maior flexibilidade de configurações de banda mínima e máxima.

2 – Equipamentos eficientes

O uso satisfatório está diretamente relacionado à instalação correta das ferramentas de mídia. É impossível almejar uma imagem em alta definição em tempo real ao utilizar câmeras inapropriadas de baixa resolução. Ao instalar um serviço de videoconferência, é essencial descobrir quais são as ferramentas básicas que ela exige.

Tão importante quanto escolher a câmera, é utilizar um microfone apropriado, que permita um áudio livre de ruídos a todos os interlocutores. Um roteador é outro ponto que precisa estar instalado em local propício da sala, para potencializar o sinal de rede. Além disso, há as opções de decodificadores, cabos e controle remoto para facilitar o controle do equipamento à distância.

3- Soluções customizadas

As empresas mais conceituadas do ramo tecnológico são aquelas que adotam sistemas customizados em sua produção. Essas corporações entendem que cada negócio tem as suas especificidades e, diante disso, desenvolvem seus produtos visando a realidade de cada cliente.

Um bom sistema de videoconferência deve, necessariamente, atender a demanda de forma personalizada. Escolher um sistema fechado, sem possibilidades de aplicação prática é uma armadilha em qualquer aspecto. Estar atento se a tecnologia é capaz de se adaptar às necessidades daquele ramo evita investimentos desnecessários e garante eficácia na atuação.

4- Suporte integral

Ninguém quer perder vendas ou tempo por uma falha repentina de um equipamento ou sistema. Pior do que isso é ter que esperar horas até que seja possível consertar a falha. Por isso, a contratação de qualquer ferramenta de TI por parte de um gestor precisa levar em conta se o serviço contratado oferece um suporte correto para garantir o desenvolvimento saudável daquela tecnologia.

Uma equipe especializada, disponível 24 horas por dia, no caso de eventuais dúvidas e adversidades na utilização daquele sistema, é indispensável. Além de garantir o pleno funcionamento das ferramentas, os serviços eficientes de videoconferência também fazem a correta instalação do maquinário e capacitam de forma eficiente os seus usuários.

Encontrando a solução

Todos os quesitos para garantir o uso satisfatório da videoconferência estão relacionados diretamente à contratação de um bom serviço. Um grupo já consagrado nesse segmento, com escritórios nas principais cidades do país é a escolha mais acertada para garantir o bom funcionamento do serviço.

Com mais de 60 anos do mercado, a Algar Telecom produziu um sistema de videoconferência inovador, voltado para facilitar o dia a dia das grandes empresas, independentemente do ramo.  Trata-se do único serviço no mercado que garante qualidade máxima nos quatro principais quesitos, pois garante ao usuário suporte adequado, soluções customizadas, equipamentos eficientes e internet de qualidade.

Agora você entende um pouco mais sobre as vantagens de aderir à videoconferência e quais quesitos são necessários para que ela, realmente, funcione na sua empresa. Lembre-se de que o mais importante é estar seguro de seu investimento, contratando um serviço reconhecido pela sua efetividade. Não fique preso ao passado e inove no seu jeito de fazer negócios! Conte-nos mais sobre o que você acha desse recurso tecnológico capaz de facilitar a rotina de sua empresa.

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