Os ativos de TI estão ganhando espaço nas empresas. Equipes que antes se dedicavam apenas a suporte de serviços e negócios, hoje são responsáveis também por gerenciar os ativos de TI físicos e virtuais, que são a essência da infraestrutura de TI de uma organização. Essa mudança na estrutura pode impactar diretamente – e de forma negativa – a gestão de recursos nas grandes empresas. É por isso que os ativos precisam ser bem gerenciados. Do contrário, a organização corre o risco de desmoronar.
A correta gestão de ativos de TI contribui para a definição e o controle da infraestrutura da empresa, por meio da manutenção de dados sobre o histórico de todos os ativos. Fornece ainda informações precisas sobre problemas devido a incidentes ou mudanças e ajuda a empresa a estar preparada para auditorias, de acordo com as legislações.
Conheça alguns dos principais impactos financeiros que uma gestão ineficiente de ativos de TI pode gerar dentro da organização.
Baixo retorno sobre o investimento
A gestão ineficiente dos ativos de TI impossibilita a visão e o entendimento dos gestores no intuito de identificar os benefícios e a forma de utilização desses ativos pelas diferentes áreas dentro da empresa e se estão contribuindo para a melhoria de processos na organização. Dessa forma, fica difícil tomar boas decisões em relação aos hardwares e softwares adotados pela empresa, fazendo-os gerar valor e oferecer um bom ROI (Return On Investment), já que não há informações precisas.
Dificuldade para reduzir custos
Não fazer o controle adequado de ativos de TI impede a organização de reduzir custos, já que dificulta a identificação de oportunidades para esses cortes. Por exemplo, sem informações corretas, fica impossível saber quais softwares não são mais necessários para, então, desinstalá-los do sistema e impedir que consumam inutilmente a capacidade das máquinas. Outro exemplo é a dificuldade em identificar em quais períodos as máquinas ficam em stand-by para incentivar os funcionários a desligá-las e, assim, reduzir custos para a empresa.
Redução da produtividade da equipe
Quando a gestão dos ativos de TI não é realizada de maneira eficiente, a produtividade da equipe pode ser impactada, já que os profissionais dependem deles para trabalhar. Se a gestão não é feita corretamente, não é possível monitorá-los e acompanhar falhas, por exemplo, o que prejudica o trabalho da equipe, não permitindo um bom desempenho e levando-a até mesmo a longos períodos de inatividade, se houver alguma instabilidade não prevista em hardwares e softwares.
Gastos com compras desnecessárias de hardwares e softwares
A gestão de ativos de TI de forma inadequada também pode levar a aquisições desnecessárias de hardwares e softwares. Os gestores podem chegar a conclusões equivocadas e fazer compras sem que a empresa realmente precise delas. Essas decisões são responsáveis por uma grande perda de valor investido não só pela aquisição, mas também pela manutenção desses ativos na infraestrutura da organização. Assim, os recursos financeiros ficam perdidos em ativos inúteis, enquanto a empresa acaba perdendo a oportunidade de investir em outras áreas do negócio.
Prejuízos decorrentes de falhas na segurança da informação
Uma gestão ineficiente dos ativos de TI não consegue identificar a origem de uma ameaça cibernética para a empresa: se foi iniciada por um vírus ou se as políticas de segurança foram seguidas adequadamente, por exemplo. Dessa forma, toda a organização corre riscos: os dados, os ativos e as informações, além do próprio orçamento e da imagem da empresa no mercado. Esse controle é necessário, especialmente para indicar onde estão as falhas e como tomar medidas eficazes.
Multas relacionadas à utilização inadequada dos softwares
Uma empresa que não gerencia adequadamente seus ativos de TI acaba utilizando mal os softwares adquiridos, sem seguir os direitos de uso estabelecidos na licença. Dessa forma, a empresa fica sujeita às auditorias e ao pagamento de multas, cujos valores podem ser bem altos. Se feita, uma gestão segura da infraestrutura de TI, pode garantir a utilização dos softwares da maneira correta, seguindo os direitos de uso estabelecidos pelo fornecedor, sem gerar multas para a organização.
Acompanhamento inadequado da vida útil dos ativos
Outro problema que a empresa enfrenta ao dispensar a gestão de TI é não conseguir acompanhar a vida útil dos ativos. Com o passar do tempo, eles têm o desempenho reduzido e passam a ser obsoletos. Mas, para identificar isso, a empresa precisa fazer uma gestão detalhista e observadora, percebendo a hora certa de trocar os ativos. Além disso, se os ativos são usados por um período além do que aquele em que cumpriria sua função, a companhia é impactada negativamente, gerando prejuízos financeiros, em vez de trazer benefícios.
Falta de integração com processos de ITIL
A empresa que não realiza a gestão de ativos de TI peca ao acreditar que este é um processo autônomo. Pelo contrário: fazer uma gestão adequada inclui integrar outros processos de ITIL (Information Technology Infrastructure Library) que auxiliam a equipe a tomar decisões mais assertivas. Essa integração possibilita o acesso a informações detalhadas sobre os ativos de TI,
suportando processos de ITIL para gerenciamento de incidentes, problemas e mudanças, por exemplo.
Desinformação em caso de falhas
Quando não há uma gestão eficiente de ativos de TI, as partes mais interessadas – usuários finais e gestores – ficam desinformadas em caso de falhas, enquanto que o ideal é que eles fossem notificados sobre mudanças na infraestrutura por meio de alertas automáticos, por exemplo. Com a gestão adequada de ativos de TI, é possível anunciar uma falha no servidor antes mesmo que ela ocorra. Isso evita que os usuários finais abram tickets na ferramenta de Help Desk. Outro exemplo é a notificação sobre uma licença ou contrato expirando em breve, o que permite ao gestor adquirir licenças adicionais no prazo certo, mantendo a conformidade.
A gestão de ativos de TI tem papel fundamental nas organizações. Além de manter a empresa alinhada às exigências do mercado e da legislação, uma gestão adequada ainda otimiza os processos internamente, promovendo a melhor utilização da infraestrutura de TI e fornecendo as informações necessárias para avaliar a situação dos equipamentos.
Sua empresa realiza a gestão de ativos de TI? Quais desses impactos ela já sofreu? Compartilhe suas experiências conosco. Deixe um comentário.
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