URA na nuvem: um guia para aprender a usar

Escrito por humanos

Uma das soluções de atendimento e agilidade atuais é a URA em nuvem, um recurso tecnológico que permite acompanhar as principais necessidades dos clientes. No entanto, para aprender a utilizá-la com a ajuda deste guia, é necessário analisar fatores como a ferramenta ideal para implementação na empresa, a adaptabilidade dos colaboradores e as funcionalidades da plataforma.

Com a modernização de recursos tradicionais que nos ajudavam a direcionar os clientes para cada departamento durante as chamadas, agora você tem a possibilidade de realizar o mesmo procedimento digitalmente. Para alcançar assertividade, é preciso analisar de que maneira a URA pode ajudar sua empresa e como manter os colaboradores focados nas chamadas.

O que é URA na nuvem e como funciona?

A Unidade de Resposta Audível (URA) é uma tecnologia que funciona por meio de prompts que determinam, de forma ágil, as principais necessidades dos clientes. Com base nas informações adquiridas, o sistema em nuvem realiza o direcionamento imediato da pessoa ao departamento ideal para o atendimento.

O que diferencia esse serviço da URA de telefonia tradicional é que todas as operações acontecem exclusivamente em nuvem. Ou seja, as informações são hospedadas em cloud e não precisam ser armazenadas em hardware físico na empresa, o que pode tornar o trabalho dos colaboradores mais prático e eficiente, já que permite gerenciar os dados em menos tempo.

É natural que o público-alvo se torne mais exigente. Por isso, é importante trabalhar com tecnologias que auxiliem sua equipe ao longo do atendimento aos clientes. Dessa forma, os funcionários conseguem proporcionar uma experiência positiva durante as chamadas.

Quais as vantagens da URA no atendimento?

A URA de atendimento oferece vantagens como o aumento da produtividade da equipe, a redução de erros e a possibilidade de os colaboradores atenderem todos os clientes.

Eficiência e agilidade são fatores indispensáveis para o público-alvo, e é possível corresponder a essas expectativas por meio dos serviços da Algar Telecom em gestão de atendimento, que permitem gerenciar as chamadas e gravar mensagens personalizadas.

1. Reduzir o tempo de atendimento

Com a URA na nuvem, você consegue diminuir o tempo de atendimento aos seus clientes e tem a praticidade de resolver problemas de forma mais ágil. Inclusive, saiba que essa é uma vantagem diretamente ligada à qualidade do serviço prestado, pois quanto menos tempo leva para a conversa ser realizada, melhores são as experiências das pessoas.

2. Proporcionar mais agilidade nos atendimentos

Cerca de 46% dos clientes desejam que as respostas sejam fornecidas em menos de 4 horas, e, com a URA, você tem a possibilidade de prestar um atendimento eficiente e rápido. Além disso, 12% das pessoas querem ser respondidas em até 15 minutos, ou até menos, enquanto outras 90% afirmam que o atendimento imediato faz toda a diferença na experiência.

3. Promover a satisfação do cliente

Os clientes que ficam satisfeitos com o atendimento têm maiores chances de realizar compras com sua empresa. Com a URA em nuvem, você consegue direcionar os contatos para os especialistas que conversarão com os clientes, tirarão dúvidas e tornarão essa uma experiência agradável.

Aproveite e leia também sobre como fazer pesquisas de satisfação com todos os seus clientes usando o SMS Solution.

Como fazer uma URA na nuvem de atendimento?

Na URA da Algar Telecom, você consegue gerenciar as chamadas por meio da plataforma, em tempo real. Grave as mensagens que desejar, defina horários personalizados do seu estabelecimento e registre todas as chamadas para manter controle das informações e saber o que é questionado pelos clientes, bem como de que forma os atendentes solucionam essas dúvidas.

Solicite feedbacks

Os feedbacks são essenciais para compreender o que precisa ser melhorado e como a implementação da URA transforma o ambiente de trabalho. Recomendamos que você registre essas informações em relatórios para acompanhar regularmente as sugestões e, assim, implementar melhorias.

Entre as funções relevantes da Unidade de Resposta Audível, sua equipe pode coletar informações valiosas a respeito da experiência do público após a conclusão do atendimento. A avaliação ao final da chamada pode ajudar a identificar erros, permitindo reunir o time em busca de aprimorar a experiência dos clientes.

Monitore o desempenho

Sempre monitore o desempenho da URA em nuvem para analisar se os atendimentos estão sendo realizados em menos tempo, como estão ocorrendo os direcionamentos dos clientes e se a equipe está apresentando bons resultados.

Inicialmente, pode ser necessário treinar os colaboradores, realizar testes e demonstrar, na prática, como essa ferramenta é uma das principais opções para melhorar o relacionamento com os leads.

Humanize a linguagem

Os atendimentos precisam ser humanizados, com uma linguagem confiante, persuasiva, agradável e respeitosa. No diálogo, é importante demonstrar confiança ao falar, pois isso faz com que o cliente potencial compreenda as informações corretamente, sinta-se mais seguro e satisfeito por receber uma ajuda prestativa e rápida.

Não podemos deixar de mencionar que as taxas de conversão online podem aumentar para 8% quando a equipe presta um atendimento personalizado aos compradores. Ou seja, com uma conversa empática e esclarecedora, seus leads tendem a demonstrar mais interesse em realizar compras com sua empresa, ao invés de procurar a concorrência.

Invista em treinamentos constantes para a equipe

Treinar a equipe é fundamental para mantê-la engajada, motivada e disposta a cumprir as atividades do dia. Isso também evita atrasos nas entregas e demora no atendimento, fatores que precisam ser controlados para garantir que os colaboradores mantenham excelente produtividade. Confira os benefícios dos treinamentos constantes:

  • Melhoria na qualidade e entrega dos resultados esperados;
  • Melhor aproveitamento do tempo pelos colaboradores, que podem concluir outras tarefas no mesmo dia;
  • Aumento da produtividade, já que os atendimentos ocorrem em menos tempo;
  • Maior chance de reter talentos, pois o treinamento promove um acompanhamento eficiente;
  • Equipe mais proativa e satisfeita com os resultados e com suas instruções;
  • Maior autonomia para lidar com problemas e resolvê-los;
  • Inovação constante nas conversas e na resolução de problemas;
  • Redução de dúvidas dos colaboradores, mitigadas pelos treinamentos contínuos.

Quando novas metodologias são implementadas na empresa, é comum que os funcionários fiquem confusos sobre o funcionamento e tenham dificuldades no início. Seu acompanhamento é essencial, pois é por meio dele que se pode entender as principais dúvidas e orientar o time no caminho certo, a fim de alcançar os resultados que a sua empresa necessita.

Assim, é possível verificar instantaneamente os dados necessários, desenvolver relatórios eficientes e analisar o que precisa ser refinado na empresa para proporcionar sempre o melhor aos seus clientes!

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