Já ouviu falar sobre Telecom Expense Management (TEM)? O termo, que significa Gestão de Despesas em Telecom, é uma metodologia que tem como objetivo gerenciar de maneira eficiente um dos ativos estratégicos que mais geram custos para as empresas: as telecomunicações. Criada nos anos 80, essa prática reúne um conjunto de ferramentas e processos que visam a otimização dos recursos, e consequentemente, a redução dos gastos relacionados a telecom corporativa.
Para conseguir atingir essas metas, a metodologia propõe a gestão de ativos, contratos e tarifas de telecomunicação contratados pelas empresas, e com base em soluções internas ou terceirizadas rompe os limites da administração tarifária tradicional. Do ponto de vista prático, é necessário a implementação de um software para auxiliar no inventário de serviços, equipamentos, faturas, entre outros ativos, e também a implantação de um bom gerenciamento de processos de negócios e acesso a informações relacionas a infraestrutura do setor. Entre os principais benefícios da Telecom Expense Management estão:
- Gestão integrada de telefonias fixa, móvel e rede de dados
- Manutenção precisa e completa de inventário
- Controle do ciclo de vida dos ativos
- Análise dos serviços contratados com operadoras de telefonia
- Auditoria de contratos de tarifação e faturas telefônicas
- Contestação de faturas indevidas
- Visão geral dos recursos investidos x gastos
- Maior assertividade na previsão de custos
- Otimização da infraestrutura existente
- Controle efetivo dos acordos de níveis de serviços (SLAs)
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Como implementar uma Gestão de Despesas com Telecom
Agrupamento de faturas, criação de um inventário completo, automação da coleta de dados, reunião de informações sobre as tarifas cobradas e elaboração/análise de um relatório com os resultados: esses são os cinco passos essenciais para implementar de maneira eficiente um projeto de Gestão de Despesas com Telecom. Conheça mais sobre cada uma dessas etapas e entenda como é possível que o seu negócio conte com todos os benefícios que essa metodologia pode oferecer.
1) Agrupamento de faturas: É muito importante que todas as faturas sejam reunidas, pois elas contribuem na compreensão do que de fato é cobrado pelas operadoras. Essa é uma ação fundamental para ajudar a descobrir possíveis erros cometidos pelas prestadoras de serviço, e caso seja confirmado, conseguir a devolução do valor pago indevidamente.
2) Criação de um inventário completo: É essencial a criação de um inventário completo de todos os ativos relacionados a telecomunicação da empresa, pois isso garante a percepção real de todos os custos envolvidos nesse setor.
3) Automação da coleta de dados: Essa ação torna mais fácil o controle do sistema de gestão de despesas, uma vez que a entrada manual de dados pode resultar em erros gerando retrabalho.
4) Reunião de informações sobre as tarifas cobradas: Levantar e reunir todos os dados tarifários de telecom cobrados pelas operadoras é crucial para TEM bem sucedida. Isso porque com essas informações bem definidas, é possível estabelecer um paralelo entre o que estava as cobranças previstas em contrato e o que de fato é cobrado pelas prestadoras de serviço. Essa ação auxilia na comparação de tarifas entre as operadoras disponíveis, além de dar a dimensão exata da quantidade de recursos investidos em telecom, possibilitando uma possível otimização dos mesmos caso seja necessário.
5) Elaboração/análise de um relatório com os resultados: Com a elaboração e análise de um relatório com os resultados coletados ao longo dessas cinco etapas, a identificação e correção de eventuais problemas se torna uma tarefa mais fácil de ser feita.
Já conhece os benefícios práticos da Gestão de Telecom? Pensa em colocá-los em prática na sua empresa? Compartilhe conosco sua opinião!
