Em um cenário de crises e incertezas, as organizações se veem obrigadas a pensar em estratégias e ações para sobreviverem e superarem o momento negativo. A equação mais comum nesses casos é equilibrar a receita, subtrair custos e somar ações que visem melhorar a eficiência nos processos organizacionais.
Esse desafio já é difícil em condições normais, devido à forte concorrência do mercado, mas com o agravante de uma crise, os obstáculos são ainda maiores. Nesse contexto, especialistas sugerem que seja aplicada a metodologia Six Sigma, cujo objetivo se concentra exatamente em reelaborar a gestão da qualidade dos processos, serviços e produtos de uma empresa, a fim de mitigar erros e reduzir custos.
Essa abordagem tem como foco a identificação das principais causas de problemas gerais da organização e na consequente eliminação de erros nos processos de trabalho em todos os níveis. Sob essa perspectiva, a busca por mais eficiência fatalmente culminará no decréscimo de custos, visto que, quanto menor forem os defeitos nas operações, também será menor o seu custeio.
Aprofundando o conceito
A abordagem denominada Six Sigma objetiva, mais especificamente, a redução da variação do valor final de um processo a uma taxa de 3,4 falhas por milhão, correspondente a 99,99966% de perfeição. Essa metodologia é reconhecida internacionalmente e bastante utilizada para identificar e implementar melhorias nos processos internos de uma empresa. Criar processos internos realmente mais eficientes, econômicos, e que garantam a qualidade do serviço prestado por uma organização pode resultar em custos de operação menores e, consequentemente, apontar para uma saída em um momento de crise.
O enfoque do método Six Sigma consiste em elevar a confiabilidade dos processos, produtos e serviços, buscando oportunidades para abaixar custos a partir de ferramentas estatísticas e de gestão da qualidade. Esse caráter quantitativo das ferramentas envolvidas no processo garante força à metodologia que, de forma precisa e efetiva, pode garantir de fato bons resultados.
Tendo esse nome inspirado no alfabeto grego (σ = letra “sigma”), sigma é também uma medida de variação utilizada em estatística. No meio corporativo, sigma refere-se à frequência com que determinada operação utiliza mais do que os recursos mínimos necessários para atender às demandas do cliente. Em outras palavras, a variável determina uma taxa de desperdício/desvio por operação. Desse modo, é possível utilizar as ferramentas estatísticas do método Six Sigma para calcular matematicamente o nível de desempenho dos processos de uma organização e chegar a um diagnóstico.
Sob essa abordagem, os sigmas representam uma escala de qualidade da empresa, na qual 1-sigma é considerado o nível mais baixo, isto é, altos índices de defeitos e grande chance de perder vendas. Na outra ponta, o nível 6-sigma representa o mais alto nível de excelência, o equivalente a apenas 3 defeitos em um milhão.
A utilização da metodologia Six Sigma consolidou-se na Motorola nos anos 1980, que aplicou a abordagem a fim de reduzir as falhas de seus produtos manufaturados. Tendo alcançado os resultados esperados, a partir dessa data, a Motorola inspirou organizações de diferentes segmentos a utilizarem também essa metodologia, resultando em estabilidade, aumento do lucro e mais satisfação dos clientes. Para se ter ideia, a aplicação do Six Sigma rendeu à General Eletric, em 1997, o maior faturamento nos 105 anos de história da empresa, que havia aplicado a metodologia 2 anos antes.
Quais as vantagens de se implementar o método Six Sigma?
Conforme comprovam os casos da Motorola, da General Eletric e de outras inúmeras empresas globais, ao longo da história, a metodologia Six Sigma realmente pode trazer resultados efetivos às organizações, resultando em um aumento dos lucros e aprimoramento dos serviços. Dentre os principais benefícios que esse método pode proporcionar, destacam-se os 10 a seguir:
- Melhora na eficiência dos processos internos;
- Redução dos custos organizacionais;
- Aumento significativo da qualidade e produtividade de produtos e serviços;
- Acréscimo e retenção de clientes;
- Eliminação de atividades que não agregam valor;
- Redução de desperdícios;
- Maior envolvimento das equipes de trabalho;
- Mudança cultural positiva para a organização;
- Diminuição da variação dos processos;
- Tomada de decisões mais assertivas a partir de dados concretos.
Ao decidir pela implementação da abordagem Six Sigma, a empresa deve traçar minuciosamente as metas desejadas e buscar seguir à risca os passos da metodologia, de acordo com os objetivos do projeto em questão. A seguir, apresentaremos as 5 etapas que definem o ciclo chamado DMAIC (Definir, Mensurar, Analisar, Incrementar e Controlar), que compõe o processo do Six Sigma:
1ª Etapa: Definir
Nesta etapa, deve-se delinear metas claras para as atividades e as melhorias desejadas. Essas metas deverão ser encaradas como os novos objetivos estratégicos da organização.
2ª Etapa: Mensurar
Em um segundo estágio, deve-se mensurar as operações da organização. Nesse sentido, antes de efetuar as melhorias de fato, é fundamental entender como ocorre cada etapa dos processos internos da empresa naquele momento. A partir desse entendimento, o gestor poderá definir métricas válidas e confiáveis para ajudar a monitorar o avanço rumo aos objetivos traçados no primeiro passo.
3ª Etapa: Analisar
Na terceira etapa, deve-se realizar uma análise do sistema da organização. A partir desse estudo, será possível identificar caminhos para eliminar a lacuna entre os números atuais e as metas definidas anteriormente. Essa análise deve se basear em dados concretos, a partir de uma análise estatística minuciosa.
4ª Etapa: Incrementar
No momento 4, é a hora de incrementar os processos internos da organização. Nesse sentido, o gestor deve melhorar as operações e não promover mudanças estruturais. Nesta etapa, é preciso pensar em soluções criativas para de fato garantir melhorias efetivas nos processos organizacionais.
5ª Etapa: Controlar
Na última etapa, subentende-se que o método já esteja em funcionamento. Portanto, com o sistema já operando com as melhorias efetuadas, o gestor e sua equipe devem trabalhar para garantir que os objetivos alcançados sejam mantidos e ampliados no longo prazo.
Como pôde-se observar, a metodologia Six Sigma, a partir de uma melhor gestão dos recursos e melhoria nos processos organizacionais, pode trazer melhores resultados, tendo força inclusive para reverter uma crise. Você já conhecia quais eram os princípios desse método? Já acompanhou empresas que adotaram o sistema Six Sigma? Compartilhe suas experiências nas seções de comentários.
