O Total Cost of Ownership (TCO), em português Custo Total de Propriedade, é uma métrica de análise que tem como objetivo calcular os custos de vida e de aquisição de um produto, ativo ou sistema. Essa maneira holística de avaliar os custos de TI é muito importante para o mundo dos negócios, pois consegue avaliar os custos de compra e também todos os aspectos de uso e manutenção de hardwares, softwares ou qualquer outro dispositivo ou equipamento.
O conceito de TCO, que também pode receber o nome de análise de custo do ciclo de vida, foi desenvolvido pelo Gartner Group, considerada uma das maiores empresas do mundo em consultoria e pesquisa do mercado de TI. Com o crescente uso dos computadores, a partir dos anos 80, as empresas começaram a sentir necessidade de determinar não só o custo de aquisição dessas máquinas, mas também de saber todos os demais custos que estão atrelados à aquisição e o uso desses computadores dentro dos ambientes de trabalho.
Com o passar dos anos, a importância do Custo Total de Propriedade foi crescendo na mesma proporção em que as tecnologias da informação passaram a fazer parte do cotidiano das pessoas. Esse fato fez com que a administração dos negócios se tornasse ainda mais complexa, exigindo o uso de ferramentas que pudessem auxiliar no trabalho de gerenciamento. Assim, o TCO tem sua relevância centrada no apoio de decisões que envolvem a aquisição e o planejamento para diversos ativos que tenham custos de manutenção e operação durante toda sua vida útil.
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Como calcular o TCO
Para realizar os cálculos de TCO, é preciso dividir os custos em três categorias distintas: aquisição, implementação e suporte/manutenção. Conheça a seguir como funciona e quais são os fatores que compõem cada um desses tipos de custos.
- Custos de aquisição: Essa categoria compreende a compra de hardware/software, depreciação de máquinas, compra de equipamentos para compor ou atualizar uma estrutura de software e tempo gasto em horas de trabalho para pesquisa de mercado com relação a escolha de fornecedores e plataformas.
- Custos de implementação: Normalmente, nessa categoria há a contratação de consultores externos, que envolve configurações de sistema, instalação de hardware e software e eventuais mudanças nos servidores de internet banda larga.
- Custos de suporte e manutenção: Aqui é contabilizada a implementação de novas funcionalidades ou sistemas, garantias, licenças, atualizações, contratações de fornecedores externos e de recursos humanos.
Existe também a possibilidade de dividir tais custos quanto à natureza das operações envolvidas em cada um deles, ou seja, se os custos são de ordem direta ou indireta. Entenda melhor como funciona essa separação:
- Custos diretos: A principal característica desse tipo de custo é a possibilidade de sua quantificação. Por isso, essa categoria envolve a aquisição de hardware/software (e suas atualizações e licenças), suporte (treinamento, deslocamento, manuais, etc.), gerenciamento (de redes e sistemas), desenvolvimento (de aplicações e conteúdos) e comunicação (infraestrutura e taxas).
- Custos indiretos: Por estar diretamente relacionado ao usuário final, esse tipo de custo não permite a quantificação. Normalmente, as principais operações envolvem o suporte casual e auto aprendizado, ou ainda atividades reparadoras ligadas à perda de produtividade por paradas e contratempos.
O ciclo de vida do ativo ou produto
A partir do cálculo do Custo Total de Propriedade de um produto ou ativo, é possível calcular a importância de iniciar conversas com sua equipe para decidir quais aplicações se encaixam nas categorias de custos, apresentadas anteriormente. Entretanto, essas definições não podem ser aplicadas quando o assunto é o ciclo de vida desses produto ou ativos, que sempre apresentam algum tipo de vida útil.
Por isso, é importante levar em conta as modalidades de vida útil relacionadas aos produtos e ativos, que podem ser:
- Vida depreciável: o número de anos em que o ativo ou produto será depreciado. Bem duráveis, por exemplo, costumam ter vida depreciável de 5 anos, aproximadamente.
- Vida econômica: anos em que a aquisição consegue dar retorno financeiro para seu proprietário, que pode ser calculado a partir dos custos necessários para mantê-lo e operá-lo. Se tais custos excederem o seu retorno, já é um sinal de que sua vida econômica terminou.
Fatores importantes para um bom cálculo de TCO
Como mencionado anteriormente, o Custo Total de Propriedade é uma maneira abrangente de se colocar em prática uma avaliação eficiente dos custos de TI e pode ser aplicado em qualquer área dos negócios. Para que consiga alcançar os resultados esperados, existem alguns fatores que precisam ser levados em consideração para que o cálculo de TCO seja realizado adequadamente. Esses quesitos, considerados indispensáveis, são:
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Indicação clara dos objetivos
Conhecer de forma muito clara quais são os objetivos propostos para o cálculo de TCO é essencial para que os resultados, de fato, atendam às metas pré-estabelecidas. No processo de análise da viabilidade econômica de se investir na aquisição de um software de gestão empresarial, por exemplo, o gestor da área precisará ter esse propósito bem definido para que as variáveis envolvidas nessa decisão, como levantamento dos custos e recursos necessários para implantação, possam ser classificados e analisados da melhor forma.
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Definição dos custos relevantes
Entender e levantar quais são os custos envolvidos na compra de um equipamento em específico ou adoção de um certo tipo de tecnologia é primordial para um cálculo de TCO satisfatório. Os custos com pessoas, ferramentas, assinatura de serviços, aquisição de soluções e despesas para que a operação consiga rodar da melhor forma além do levantamento de possíveis custos eventuais são os mais comuns e precisam ser definidos para que o resultado saia de acordo com o esperado.
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Definição do período do cálculo
Tão importante quanto os fatores acima mencionados, a definição do período a ser avaliado para a realização do cálculo do Custo Total de Propriedade é parte fundamental dessa métrica de análise. O ciclo de vida de um produto de TI, o período de execução de um determinado projeto e o levantamento dos custos mensais de um setor, por exemplo, são algumas amostras de períodos que podem ser contemplados para se calcular o TCO os custos de vida ou aquisição de um produto, ativo ou software.
O Benefício Total de Propriedade (TBO)
Junto do cálculo de TCO, é importante também levar em conta o cálculo de Total Benefits of Ownership (TBO), em português Benefício Total de Propriedade, que está diretamente envolvido na aquisição de um ativo ou produto. Enquanto o TCO determina o custo da aquisição, o TBO tem como objetivo avaliar o retorno desse investimento.
Para que o Benefício Total de Propriedade seja utilizado de maneira precisa e correta, é preciso ainda contar com o auxílio do Retorno Total de Propriedade (TRO), que quantifica o retorno líquido obtido com essa tecnologia. Por utilizarem tabelas comparativas, sistemas de pontuação e similares, esses cálculos são considerados mais complexos quando comparados ao TCO. Por isso, o TBO chega a ser uma métrica tão importante quanto o próprio TCO, por utilizar aspectos mais abrangentes e realistas, como custos associados, flexibilidade e riscos de implantação.
A importância do TCO como métrica
O TCO torna-se útil para mensurar o impacto de um investimento nessa área, bem como para servir de base para uma análise comparativa entre diferentes produtos e ativos, oferecendo diferentes alternativas de estratégia.
Para explicar melhor a importância do Custo Total de Propriedade, vamos levar em conta uma empresa da área de TI. Esse é um mercado no qual o cálculo de TCO é imprescindível, por conta das tecnologias nele presentes estarem sempre em evolução. O uso do Cloud Computing para armazenamento de dados na nuvem é uma maneira de reduzir o custo total de propriedade para a área, por exemplo. É uma tecnologia recente que está evoluindo e cada vez mais caindo no gosto de várias empresas ao redor do mundo.
Outro exemplo é a questão da contratação de serviços gerenciados. Ao invés de se montar uma Rede Central de Operações (NOC) que funcione 24 horas por dia, 7 dias por semana ou implementar uma ferramenta de monitoramento de sistemas. Uma opção mais barata é a contratação de uma empresa especializada nesse tipo de serviço. Além da economia, essa equipe ainda pode compartilhar recursos e experiência com sua empresa.
E então, já usa os cálculos de TCO no seu negócio? Conhece outros benefícios que não foram listados neste texto? Compartilhe conosco suas experiências nos comentários.
