Nos últimos anos, o número de reuniões virtuais cresceu consideravelmente devido a diversos fatores.
Em especial, citamos o distanciamento social provocado pela pandemia do novo coronavírus. Houve necessidade de encontrar uma nova maneira de se reunir a distância, o que aumentou a popularidade desta tecnologia.
Para se ter uma ideia, em 2021, o mercado global de videoconferência valia 14,6 bilhões de dólares, conforme dados da Statista. A previsão é que este mercado quase dobre até 2026, aumentando para 27,3 bilhões de dólares.
Considerando a importância deste recurso, você sabe exatamente o que é uma reunião virtual? E como se faz uma reunião online?
Neste artigo, abordaremos essas questões e muitas outras relacionadas ao tema. Acompanhe!
Conheça o Teams e Voz, o software de videoconferência da Algar Telecom em parceria com a Audiocodes e a Microsoft!
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O que é uma reunião virtual?
Uma reunião virtual é uma reunião feita de maneira online e em tempo real por meio de um aplicativo ou plataforma de videoconferência que possibilita o compartilhamento de áudio e vídeo entre duas ou mais pessoas.
Os participantes, em geral, não estão presentes no mesmo lugar, mas conseguem compartilhar informações de forma rápida.
Essas reuniões online podem ser usadas para muitos propósitos diferentes dentro de uma empresa, como reuniões de equipes de trabalho, de projeto e até mesmo para vendas.
Entendeu o que é uma reunião virtual? Vamos ver alguns benefícios de promover reuniões por videoconferência!
Quais são os benefícios de promover uma reunião virtual?
Reunir pessoas de diversos locais, ser mais objetivo e otimizar o tempo são algumas vantagens da adoção da reunião via call.
Confira a seguir os principais benefícios ao adotá-la!
Permite maior flexibilidade
As reuniões online são mais flexíveis do que as reuniões presenciais. Afinal, as pessoas podem participar delas a qualquer hora e em qualquer lugar, desde que tenham acesso à internet.
Isso é especialmente útil para reunir profissionais que moram em diferentes fusos horários ou que podem ter dificuldades para se deslocar para um local específico.
Reduz custos
Utilizar uma plataforma de videoconferência para se reunir também contribui para a redução de custos, o que se dá por diversos aspectos:
- A empresa não precisa alugar ou manter um espaço de reunião;
- Os participantes não precisam se deslocar para um local específico, reduzindo custos com deslocamento;
- Esse tipo de reunião costuma ser mais curto do que as reuniões presenciais, o que pode significar um tempo de trabalho mais produtivo;
- Com a transformação digital, há diversas plataformas para reunião online que os profissionais podem utilizar sem fazer grandes investimentos.
Uma pesquisa internacional realizada em diversos países pela YouGov/Tableau com 1.977 executivos C-Level traz um dado interessante: quase 60% dos executivos brasileiros da alta liderança preferem que as reuniões continuem no ambiente online mesmo com a volta do trabalho presencial.
Um dos motivos é exatamente evitar as complicações com custos de viagens de negócios e logística..
Otimiza o tempo
Se há flexibilidade para se reunir de qualquer lugar, sem necessidade de locomoção dos participantes, consequentemente há uma otimização do tempo, certo?
Essa é uma das principais vantagens das reuniões virtuais, que poupa o tempo que seria gasto em viagens.
Vale destacar novamente que, em muitos casos, as reuniões via call são mais objetivas e curtas, o que economiza tempo dos envolvidos.
No trabalho remoto, os profissionais são mais orientados para as tarefas do que para a jornada, o que confere maior objetividade.
Aumenta a produtividade
A consequência direta da economia de tempo dos profissionais é o aumento da produtividade, pois eles poderão se concentrar melhor em outras tarefas após a reunião.
Mas uma reunião feita por plataforma de videoconferência contribui de outra maneira para ter profissionais mais produtivos: as pessoas se concentram mais nos assuntos em discussão, sem as chamadas conversas laterais que ocorrem presencialmente.
Após conhecer as vantagens de realizar reuniões por videoconferência, é hora de adotá-la em seu negócio. E como se faz uma reunião virtual?
Como planejar e realizar uma reunião online?
Existem algumas questões que você precisa ter em mente ao planejar e realizar uma reunião via call.
Confira a seguir algumas dicas para ter encontros virtuais eficientes e que agregam valor ao fluxo de trabalho!
Teste a transmissão antes da reunião
Certifique-se de testar a transmissão antes da reunião virtual para garantir que tudo esteja funcionando corretamente. Isso permitirá que você identifique e corrija quaisquer problemas antes que eles afetem o encontro.
Para tanto, faça o login na plataforma de videoconferência escolhida com alguns minutos de antecedência e teste o microfone e a câmera.
Caso o encontro envolva compartilhamento de tela, teste o arquivo. Além disso, escolha o plano de fundo mais adequado e visualize-o antes de começar a reunião.
Não se esqueça também de conferir a velocidade da internet, bem como a conexão, que deve ser boa. Caso note alguma instabilidade que não poderá ser resolvida a tempo, tenha um plano B.
Faça o login pelo computador e pelo smartphone por meio de diferentes conexões de internet (WiFi e internet móvel, por exemplo).
Estimule o uso da câmera de vídeo
Embora as reuniões virtuais possam ser realizadas sem a utilização de uma câmera de vídeo, elas geralmente são mais produtivas quando as pessoas se mostram. Isso permitirá que os participantes estabeleçam conexão e se comuniquem de maneira mais eficaz.
De toda maneira, mesmo que os demais presentes não habilitem o vídeo, é de bom tom que isso seja feito por quem conduz a reunião.
Nos encontros com clientes, isso se torna ainda mais importante devido ao maior engajamento e ao feedback instantâneo.
Escolha um local adequado
Mesmo em home office ou outra modalidade de trabalho remoto, quem conduz a reunião via call deve escolher um local adequado.
Além da boa conexão à internet, como já mencionado, é preciso que o espaço seja silencioso e bem iluminado, além de confortável.
Estipule um tempo de duração
Por fim, para planejar reuniões por videoconferência eficientes, você deve estipular um tempo de duração para os encontros.
Isso permitirá que as pessoas se programem e se preparem para a reunião, além de garantir que ela seja produtiva e não se estenda por mais tempo do que o necessário.
Lembre-se de que os encontros virtuais costumam ser mais curtos do que os convencionais exatamente por serem mais objetivos.
Com essas dicas em mente, você estará bem preparado para planejar e realizar uma boa reunião virtual. Mas ainda há algumas regras que você precisa seguir.
Existem regras para a participação em reuniões virtuais?
As vantagens que as reuniões virtuais proporcionam são relevantes, mas para que elas realmente existam, há algumas regras interessantes sobre a participação nesses encontros. Confira algumas:
- Seja um facilitador: o responsável por conduzir a reunião deve ser um facilitador para incentivar a interação entre os participantes.
- Estabeleça e siga uma ordem de apresentação: as pessoas devem ter um momento certo para falar, e elas não devem ser interrompidas.
- Desligue o microfone de quem não está falando: solicite aos participantes que desliguem seus microfones quando não estiverem falando para que todos possam se concentrar na fala do expositor.
- Crie e informe as regras da reunião virtual: as regras são fundamentais para a fluidez do encontro. Utilizar o ícone “levantar a mão” ou semelhante para falar na sequência e compartilhar dúvidas pelo chat são alguns exemplos.
- Compartilhe a tela com cuidado: o compartilhamento deve ser feito de forma organizada e clara, somente quando for necessário e sem deixar que outras pessoas alterem o conteúdo. Explique o que está compartilhando e por que isso é importante para a reunião.
- Siga as regras de etiqueta: assim como na reunião presencial, todos devem se portar de maneira adequada. Tratar todos com respeito, não usar linguagem ofensiva, silenciar o telefone para evitar interrupções e desligar o microfone quando não estiver falando são bons modos.
O gestor que segue essas regras básicas consegue conduzir as reuniões por videoconferência com facilidade. Mas um ponto muito relevante é escolher a tecnologia correta.
Você sabe qual a plataforma de reunião online gratuita? Será que ela é eficiente? Veja a seguir as principais ferramentas para reuniões virtuais!
Principais ferramentas para reuniões virtuais
Existem várias soluções disponíveis para reuniões virtuais, como Zoom e Google Meet. Mas ainda podemos citar o Teams, o Skype e o Hangouts.
Cada um desses aplicativos tem seus próprios recursos e vantagens. Confira a seguir!
Zoom
Zoom é uma das ferramentas mais populares para reuniões virtuais. Ela oferece vários recursos úteis, como a capacidade de compartilhar a tela, o breakout rooms e o compartilhamentos de reuniões com o Facebook ou o YouTube.
Além disso, o aplicativo é compatível com vários dispositivos, o que significa que você pode usá-lo em qualquer lugar. É uma boa opção para conferências maiores.
Microsoft Teams
Microsoft Teams é uma ferramenta de colaboração da Microsoft que oferece funcionalidades para reuniões virtuais. Muito utilizada no ambiente empresarial, ela permite que os participantes se comuniquem por voz, vídeo ou chat.
Essa plataforma unificada de colaboração e comunicação vai além da videoconferência e do bate-papo, pois permite a integração de aplicativos no local de trabalho e o armazenamento de arquivos.
Se você precisa criar grupos de trabalho para facilitar o fluxo de informações e a colaboração em projetos, é a ferramenta mais adequada.
Google Meet
Google Meet é uma plataforma para reunião online que oferece diversas funcionalidades úteis. Além do básico para toda ferramenta desta natureza, ela permite:
- Dividir os participantes em chamadas menores;
- Realizar anotações, enquetes, perguntas e respostas em tempo real;
- Registrar as reuniões para que os participantes possam assistir ao vídeo posteriormente.
É uma solução de fácil usabilidade e muito usada para chamadas de média duração.
Google Hangouts (Google Chats)
Google Hangouts (ou, em breve, Google Chats) é uma ferramenta que inclui envio de SMS, VOIP, chat de vídeo e mensagens instantâneas.
Ela inclui uma série de recursos úteis, como a capacidade de transmitir vídeo em alta definição, chamadas telefônicas gratuitas entre os participantes e a possibilidade de adicionar participantes à reunião a qualquer momento.
A solução está disponível para desktops e dispositivos móveis, favorecendo a mobilidade.
Skype
Skype é outra plataforma de videoconferência muito popular e oferece uma série de recursos já apresentados por outras ferramentas.
Dentre eles, podemos citar a transmissão de vídeo em alta definição, as chamadas telefônicas gratuitas e a adição de participantes à reunião a qualquer momento.
É uma boa ferramenta para reuniões curtas de atualização, por exemplo.
Veja como o software de videoconferência da Algar Telecom pode trazer mais produtividade para seu fluxo de trabalho!
Perguntas frequentes sobre reunião virtual
Vamos resumir algumas questões sobre as reuniões via call? Confira as perguntas frequentes sobre o tema!
Como se faz uma reunião online?
Para fazer uma reunião virtual, você precisará de um computador ou telefone com conexão à internet e de uma plataforma de videoconferência.
Em seguida, basta convidar pessoas para participar de sua reunião fornecendo um link ou colocando seus nomes no software.
É seguro fazer reunião virtual?
Sim, as reuniões virtuais são seguras. Os softwares são criptografados e, em muitos casos, só podem ser acessados pelos participantes convidados ou que possuam a senha de acesso.
Existe alguma situação em que a reunião virtual não é recomendada?
Sim. Há situações em que uma das partes não se sente à vontade com a tecnologia, o que torna o encontro pessoal recomendável.
Além disso, se você precisar discutir informações confidenciais, pode ser melhor fazer uma reunião presencial.
Como a Algar Telecom pode melhorar as reuniões virtuais da minha empresa?
As reuniões virtuais, para serem eficientes, devem cumprir as regras e atender às boas práticas que mencionamos. É fundamental que haja um engajamento entre os participantes para que ela seja bem-sucedida, certo?
Essa é a proposta da Algar Telecom ao oferecer uma plataforma inovadora como o Teams e Voz. Seja por videoconferências ou por ligações, nossa soluções tem como foco aproximar sua equipe e promover a colaboração entre os profissionais.
Além da comunicação ágil, em que sua equipe não perde tempo trocando entre plataformas, você terá maior produtividade no trabalho remoto devido à colaboração.
Se você precisa de resoluções rápidas para otimizar o tempo dos seus funcionários e um lugar único para fazer reuniões online, ligações e armazenamento em nuvem, o Teams e Voz é uma ótima solução.
Conclusão
A reunião virtual se tornou um recurso indispensável para as empresas, mesmo com a volta do trabalho presencial. Além de reduzir custos e otimizar o tempo, é um recurso que traz maior flexibilidade e produtividade.
Com boas práticas e a tecnologia correta, é possível ter reuniões por videoconferência eficientes e resolutivas.
