Pesquisas realizadas pelo Gartner apontam que investimentos em TI costumam ser realmente muito altos. Dada essa avaliação, é natural que os gestores prestem mais atenção e queiram aumentar o controle de gastos. Entretanto, quem lida com o pagamento de contas é a área de negócios, que, por sua vez, não possui conhecimentos de Tecnologia da Informação.
Apesar de já existir um consenso de que os investimentos de TI trazem benefícios, o maior desafio dos gestores de TI quando apresentam projetos que envolvem a aquisição de soluções de hardware, software, pessoas, etc., é conseguir associar os custos com os benefícios que o projeto irá gerar para a área de negócios. E este é o grande problema: conseguir modelar esses benefícios e fazer uma proposta de orçamento convincente.
Para solucionar isso, é preciso que haja planejamento e que os orçamentos sejam feitos com cuidado e metodicamente, a fim de transmitir ao setor financeiro a necessidade e importância dos projetos.
Elaboração do orçamento
A elaboração do orçamento é o processo de prever e controlar os investimentos dentro da organização. Ela assegura que os recursos financeiros necessários estarão disponíveis para a execução dos serviços de TI e que, durante o período delimitado, eles não serão extrapolados.
Para fazer um bom orçamento é preciso que o gestor se atente para alguns itens, que variam de empresa para empresa, mas que representam uma boa parte dos orçamentos de TI na maioria dos casos. São fatores Opex e Capex que devem ser levados em consideração. Confira abaixo:
- Estações de trabalho: é preciso considerar a substituição dos dispositivos que cada colaborador faz uso.
- Servidores: além de fazer a substituição dos equipamentos cujo prazo de garantia esteja finalizando, lembre-se de considerar também em seu orçamento a ampliação da capacidade desses equipamentos. A empresa ainda pode optar por um serviço em nuvem e economizar na manutenção de servidores.
- Licenciamento: cada fabricante tem seu próprio modelo de licenciamento, mas, algo em comum são os contratos de relacionamento que permitem, além de reduzir o custo de renovação das licenças, flexibilizar a adição de novas. Licenciamentos de software precisam ser considerados, tanto para estações de trabalho quanto para servidores. Serviços com alta escalabilidade como Office 365 geralmente apresentam custos e previsibilidade de orçamento por usuário. Assim, a empresa pode fazer previsões do quanto pode gastar com licenças.
- Investimento: trata-se dos itens que a sua empresa não possui e devem ser comprados, além de contração de empresas ou profissionais para serviços pontuais.
- Gestão de pessoas: é preciso considerar os times, desenvolvimento, capacitação, suporte e treinamentos diversos. A maioria das empresas já possui um percentual do orçamento pré-definido para esse setor, pois é de alta relevância para a geração de resultados.
Conduzir um projeto de TI de forma eficiente implica em lidar, resumidamente, com quatro áreas: pessoal, projetos, processos e métricas. Cada uma dessas áreas tem seus próprios desafios. Qual a força de trabalho necessária e como gerir pessoal? Quais ferramentas utilizar para avaliar projetos? Como conduzir processos? Quais métricas adotar na gestão? Para auxiliar nesse processo, foram criados padrões internacionais de governança, como ITIL, COBIT, PMBOK, TOGAF e CMMI, desenvolvidos a partir do modelo de governança corporativa – COSO.
Recursos de administração – Como calcular o investimento necessário
Já que não existe uma porcentagem fixa do quanto se deve investir em TI, é preciso considerar os custos e o retorno do investimento. Para compreender os custos, costuma-se empregar o TCO (Total Cost of Ownership), que é uma estimativa de todo o investimento para um projeto de TI. Ele leva em consideração tanto o custo Capex, por exemplo, de compra de hardware e licenças de software, quanto do Opex, dos gastos para manter a estrutura em operação e sob propriedade da empresa.
É importante ressaltar que nem sempre os gastos mais óbvios representam a totalidade ou a maior parte do orçamento. Existem diversos investimentos necessários que à primeira vista não são considerados pelos gestores. Gastos operacionais com a equipe de TI ou com o suporte, por exemplo, devem não apenas ser considerados, mas levados muito a sério. A soma dos detalhes pode comprometer todo o planejamento.
Enquanto isso, o ROI (Return On Investment), desenvolvido na década de 1970 pela consultoria Gartner, calcula os custos e a recuperação do investimento pela empresa, ou seja, os benefícios, e pode ser complementado pelo BSC (Balanced Scorecard). Para chegar a esse cálculo, é preciso contabilizar uma série de itens, como o número de profissionais envolvidos e as horas gastas no projeto; se será mais vantajoso terceirizar serviços para outras empresas, por exemplo, para que fiquem encarregadas de atividades operacionais; qual o impacto da curva de aprendizado em horas de trabalho; como o projeto afeta outras áreas da empresa; a vida útil da tecnologia, além de benefícios como a melhoria de qualidade, aumento de velocidade, confiabilidade de serviços e prevenção de crises e prejuízos.
As metodologias ágeis também são conhecidas e muito utilizadas. Elas visam acelerar o desenvolvimento, mas sem abrir mão da qualidade, com atitudes como: promover uma maior e melhor comunicação entre os membros da equipe, organização diária para atingir metas, respostas rápidas a possíveis mudanças que possam aparecer ao longo do projeto, o que gera, enfim, o aumento da produtividade.
O Scrum é uma das metodologias mais usadas para gestão e planejamento das iniciativas de TI. Resumidamente, ele pode ser explicado assim: os projetos são divididos em ciclos, normalmente semanais ou mensais, chamados de Sprints. Esse Sprint é equivalente ao tempo definido no qual um grupo de atividades deve ser finalizado. Todas as funcionalidades que serão implementadas no projeto são expostas em uma espécie de lista conhecida como Product Backlog. Antes de cada Sprint, é feita uma reunião de planejamento na qual são selecionadas as tarefas do Backlog que farão parte daquele ciclo de atividades prestes a começar.
Outra maneira utilizada pelas grandes empresas para controlar seus gastos é por meio da implantação e operacionalização de um catálogo de serviços. A gestão do catálogo fornece uma única fonte de informação de maneira consistente sobre todos os serviços que estão acordados e são entregues periodicamente ao cliente, com uma visão clara e precisa de quais serviços são oferecidos pela área de TI e como ela agrega ou não valor para os recursos financeiros alocados. Um desafio pode ser a coleta de dados, nesse caso, softwares podem ser de grande utilidade.
A importância do investimento em tecnologia é consenso entre executivos. Os orçamentos na área têm crescido constantemente em organizações dos mais diversos segmentos e é preciso que os CIOs e gestores estejam preparados para otimizar os recursos e conquistar os melhores resultados.
Um bom orçamento, gestão eficiente e um dimensionamento correto para cada projeto são fundamentais. Inicie seu planejamento mapeando todas as necessidades da sua empresa. Entenda a real necessidade de cada setor. Utilize as técnicas que citamos anteriormente para conseguir consolidar e compreender melhor os dados. Toda essa preparação vai se demonstrar válida no momento em que os resultados começarem a surgir. Uma área de TI alinhada à área de negócios deixa de ser vista como custo e passa a ser uma viabilizadora de crescimento para toda a empresa. Para isso, é preciso buscar saídas nem sempre óbvias. Um mapeamento bem executado, aliado ao planejamento, é capaz de gerar excelentes resultados!
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