Manter uma boa relação com a imprensa, trabalhar no lançamento e na divulgação de novos produtos e serviços, amenizar os problemas decorrente de momentos de crises, zelar pela imagem que é passada junto ao público: essas são algumas atribuições de um porta-voz dentro da empresa. Representante oficial da companhia, esse profissional tem papel importante na construção e manutenção de uma boa representação da organização. Por isso, todo negócio que deseja sustentar uma boa imagem precisa, necessariamente, pensar de forma estratégia o seu setor de comunicação e incluir no planejamento a figura de um porta-voz. Conheça a seguir quem pode ser porta-voz dentro da empresa.
Quem pode ser porta-voz?
Responsável por representar e falar em nome da companhia, o porta-voz oficial em muitos casos é próprio CEO da empresa. Acostumado com a dinâmica empresarial, ele é a pessoa mais indicada para atuar tanto em momentos críticos, por exemplo, em crises, quanto em lançamentos de novos produtos/serviços ou apresentação da empresa em eventos do setor. Essas atividades, inerentes à rotina de um profissional que ocupa esse tipo de cargo, exigem habilidades de comunicação, desenvoltura e carisma, por isso muitas vezes é preciso que os CEOs passem por treinamentos especiais para que essas competências possam ser desenvolvidas ou aprimoradas.
Em situações em que não é possível que o CEO desempenhe essa função, um profissional de assessoria de imprensa pode assumir as atividades e se tornar o porta-voz do negócio. Acostumado com as dinâmicas de entrevistas, a lidar com o público e com a imprensa, esse profissional também consegue representar e trabalhar de forma assertiva a comunicação da organização.
As características de um bom porta-voz
Conhecer apenas os assuntos da empresa não é suficiente para se tornar um porta-voz eficiente. Além dos treinamentos que preparam para as atividades cotidianas, como mencionado anteriormente, existem algumas características que são consideradas desejáveis para que o profissional consiga desempenhar essa função de forma eficiente e consistente. São elas:
Estar sempre bem informado
Estar bem informado sobre tudo o que acontece na empresa é indispensável para um bom porta-voz. Por ser a personificação da cultura da empresa para o público externo, esse profissional precisa estar preparado para qualquer tipo de questionamento que possa surgir, por isso é preciso que ele absorva, de forma rápida, todas as informações que sejam de interesse do público-alvo para conseguir reproduzi-las com segurança e propriedade. Em momentos de crise, essa habilidade é ainda mais importante, uma vez que o poder de reação precisa ser imediato a fim de que os danos causados à imagem da organização sejam os menores possíveis.
Inteligência emocional
Saber ouvir, ter a habilidade de expressar simpatia, cordialidade e paciência nos momentos adversos são características fundamentais para que o porta-voz consiga desempenhar bem o seu papel. Por isso, trabalhar a inteligência emocional, a fim de conquistar a confiança e estabelecer uma conexão positiva com os interlocutores é um diferencial para o sucesso desse profissional.
Disponibilidade e resistência
Um bom porta-voz precisa ser acessível e estar sempre disponível para que a representação da empresa seja feita de forma eficiente. Ser facilmente localizado, mesmo fora do horário habitual de trabalho ou durante os fins de semana, por exemplo, é algo básico e que precisa ser fielmente praticado. Além disso, conseguir enfrentar longas jornadas de trabalho é fator que precisa ser considerado pelo profissional. Porque em momentos de crise, em que sua presença é bastante exigida, um porta-voz pode chegar a trabalhar por muitas horas além de sua jornada convencional, o que implica em preparação e resistência para enfrentar esses momentos.
Trabalho em equipe
É preciso saber trabalhar muito bem em equipe e aceitar sugestões e feedbacks vindos de gestores da empresa e também da própria equipe de comunicação. Saber lidar com possíveis críticas, sem guardar ressentimentos, e ter a capacidade de aceitar ser conduzido ou dirigido em trabalhos que dependem de muitas pessoas são características desejáveis para um bom porta-voz.
A escolha de quem deve ocupar esse cargo e os pré-requisitos a serem levados em consideração no momento de seleção precisam seguir um plano de ações estratégicas de comunicação a ser definido pela empresa. Essa ação é aconselhável para evitar problemas, como escolher alguém que não atenda as características da função ou incompatibilidade em relação às atividades a serem executadas. Além disso, uma estratégia de comunicação bem feita consegue mapear quais são as melhores atitudes a serem tomadas para cada situação, o que torna o poder reação mais rápido e efetivo.
E você, já tem um porta-voz da sua empresa? Considera esse papel importante dentro da estratégia de atuação do seu negócio? Compartilhe conosco suas experiências nos comentários!
