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Mobilidade e redução de custos: as vantagens do Office 365 na sua empresa

Algar Telecom | 31 de maio de 2017

Aumentar a produtividade, economizar recursos e tornar seus colaboradores mais engajados com os propósitos da organização são fatores fundamentais para otimizar os processos internos. E este é um objetivo comum entre todos os empreendimentos, independentemente do porte.

A mobilidade é um conceito que, após ser introduzido no mundo corporativo, vem beneficiando e auxiliando as empresas a alcançarem suas metas. Afinal, quem consegue viver sem ter acesso remoto à internet, arquivos e dados hoje em dia? Atualmente, a comunicação longe do desktop ou do escritório é vital para diversos profissionais.

Tanto gestores quanto colaboradores passam cada vez mais tempo fora das suas empresas e necessitam ter acesso a ferramentas colaborativas integradas com softwares e ferramentas que lhes permitam ter acesso aos seus arquivos, antes restritos ao ambiente corporativo.

Além disso, a grande maioria dos empresários lida com a necessidade de reduzir custos e ao mesmo tempo aumentar a eficiência dos mais diversos departamentos, passando pela melhoria da produtividade e rentabilidade dos seus colaboradores.

Quando bem implementada, a mobilidade pode trazer diversos benefícios para os mais variados tipos de empresas. A disponibilidade integral de informações permite o acesso aos dados de qualquer lugar e a qualquer momento, fazendo com que seja possível alterar qualquer material, onde quer que você esteja. Essa agilidade na troca de informações proporciona aos gestores maior confiabilidade e segurança em relação à atualização dos dados acessados, implicando em uma comunicação mais fluida e assertiva, proporcionando assim uma maior integração entre equipes e mais rapidez na resolução de problemas e falhas.

Acessar sistemas e ferramentas de trabalho de qualquer lugar com acesso à internet elimina a obrigação de estar fisicamente na empresa. Isso permite uma mobilidade muito maior dos funcionários, principalmente daqueles que têm como parte de suas funções sair a campo.

A tendência do BYOD

Para facilitar a mobilidade, já existem empresas que permitem que seus colaboradores ou gestores trabalhem com os próprios notebooks, tablets e smartphones. Essa prática, que já é bem disseminada nos Estados Unidos e em alguns países da Europa, é conhecida no mercado por BYOD, ou “Bring Your Own Device”, que traduzido para o português é “traga seu próprio dispositivo”.

Na prática, significa permitir que os funcionários possam escolher um dispositivo que mais lhes convém, podendo ser de uso pessoal, para acessar as informações da empresa.

A principal particularidade do BYOD defendida por CIOs do mundo todo é que, quando a pessoa trabalha com o próprio computador ou telefone, aumenta a probabilidade de desempenhar melhor suas atividades. Isso porque ela se identifica mais com o dispositivo, propiciando um aumento na produtividade e qualidade de entrega.

Atualmente, o BYOD é considerado uma tendência, pois muitos colaboradores desejam que seus dispositivos pessoais sejam inseridos na rede corporativa. Para isso, as empresas precisam estar preparadas para a inclusão desses aparelhos no ambiente de trabalho, assim como para o seu gerenciamento, segurança e armazenamento de dados.

O Office 365 como solução

Atualmente, já existem ferramentas que tornam isso possível. É o caso do Office 365. Lançado no Brasil em 2013, a solução funciona com o conceito de SaaS (software as a service) e oferece, além da facilidade de poder acessar documentos a partir de qualquer computador conectado à internet, uma série de vantagens para quem trabalha com equipes grandes.

Para as empresas, todas essas facilidades rodam sob uma infraestrutura 100% em nuvem, dispensando investimentos em hardware, energia, manutenção, backup e outros custos pertinentes à mesma solução física, e ainda contam com garantia de disponibilidade de 99,9%.

Empresas de todos os segmentos podem ser atendidas pelas funcionalidades do Microsoft Office 365, que conta com cinco programas: Lync Online, SharePoint Online, Exchange Online, Office Web Apps e o Office Professional Plus (Word, Excel, Outlook, Access e outros). Todas essas soluções estão disponíveis a qualquer momento, praticamente em qualquer lugar, basta o usuário estar conectado à internet, o que permite aumentar a produtividade e simplificar a colaboração em equipe.

O Office 365 transforma a maneira como o trabalho é feito, permitindo o acesso ao e-mail da empresa; compartilhamento de arquivos e reuniões online sem comprometer a segurança; acesso à rede social corporativa do Office 365, o Yammer, que ajuda os funcionários a se comunicarem e colaborarem entre equipes e departamentos, além de contar com locais e aplicativos de negócios; acesso ao Business Intelligence, que permite criar relatórios personalizados, controlar as principais métricas de desempenho ou visualizar os dados para gerar novas ideias. Com o Office 365, as empresas conseguem repassar mais autonomia para o usuário, reduzindo as demandas de ações simples para a equipe de TI por exemplo.

A redução de custos também é um fator relevante, pois o Office 365 está disponível através de uma simples assinatura mensal, evitando custos iniciais elevados com novos softwares, transformando o custo de TI de despesa capital para despesa operacional e reduzindo os gastos com hardware e energia. Sem a execução de servidores para e-mail, sites e armazenamento de documentos, é possível reduzir custos de energia e economizar, já que não haverá mais a necessidade de comprar novo hardware de servidor.

Além disso, também existem os benefícios que serão sentidos pela sua equipe de trabalho, que refletirão em um melhor clima empresarial e aumento nos lucros. Tais como:

Aumento da motivação dos funcionários

A chave para o aumento do engajamento dos colaboradores é tornar o trabalho deles mais flexível. A liberdade proporcionada é o que pode torná-los mais satisfeitos.

Crescimento da produtividade

Um fator está ligado ao outro. Se os funcionários se sentem mais engajados, é natural que eles passem a produzir mais em prol da empresa. Não só pela comodidade, mas também pela facilidade em acessar seus arquivos para desempenhar suas funções de onde estiverem.

Gestão mais eficiente

As vantagens não se limitam aos funcionários, a diretoria de uma empresa também se beneficia com a mobilidade oferecida pelo Office 365. A ferramenta aplicada ao trabalho dos tomadores de decisão permite que administradores possam ter mais liberdade e mobilidade para levar seu trabalho para onde forem. Assim, os gestores se sentem mais à vontade para executar suas tarefas usando seus dispositivos pessoais, levando-os para compromissos externos, viagens ou para casa.

E você, conseguiu enxergar as vantagens que o Office 365 pode trazer para a sua empresa? Compartilhe conosco nos comentários!

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