A tendência de digitalização e virtualização que impactou outros setores também chegou com força à telefonia.
Desde o surgimento das primeiras centrais telefônicas, o setor continuou em evolução, sempre com novos conceitos e paradigmas, até que chegamos aos padrões atuais.
A telefonia em nuvem (ou PABX virtual) apareceu como um próximo passo para a expansão, para quem busca maior mobilidade, possibilidade de personalização, segurança e escalabilidade.
É preciso então conhecer os benefícios dessa nova solução e entender como soluções específicas podem impactar sua empresa positivamente. Saiba mais.
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O que é e como funciona a telefonia em nuvem?
A telefonia em nuvem é um serviço que leva centrais de telefonia para a cloud computing, ou seja, para serem oferecidos na internet de maneira distribuída. Está relacionada com a tecnologia de voz transmitida por IP (VoIP).
Ou seja, a telefonia — que antes dependia exclusivamente de equipamentos físicos, cabeamentos e uma estrutura inteira — agora pode ser gerenciada via nuvem, com sistemas e dashboards.
Isso proporciona maior controle para as empresas, bem como expande outras vantagens que já se tinha.
Um dos princípios é o da digitalização: conversão de informações analógicas, que são dados contínuos, em informações digitais, dados discretos. Os dados são transformados em polos informacionais definidos, o que gera maior estabilidade e menos propensão a ruídos.
Também é crucial nesse tipo de solução a virtualização: o uso de imagens virtuais em computadores remotos a partir de uma infraestrutura distribuída.
Essa arquitetura viabiliza que empresas tenham acesso a sistemas por meio da internet, operados por computadores que podem estar no outro lado do mundo.
A comunicação de telefonia então é feita e controlada por computadores. É uma evolução natural do sistema PABX tradicional, que, aliás, já trazia avanços com relação à comunicação por IP.
As aplicações de call center ganham também mais atribuições, com soluções próximas a sistemas de gestão e de controle. Além disso, a automação é um elemento importante, auxiliando até mesmo no atendimento direto, com vozes simuladas.
Em suma, a empresa não precisa depender mais de telefones físicos, nem de estruturas com linhas telefônicas. Apenas com uma conexão estável e robusta com a internet, é possível estabelecer a comunicação interna e externa, sem ruídos e sem perda de dados.
Além disso, os sistemas tendem a trazer um pacote de novas possibilidades e ferramentas para impulsionar os resultados. São aplicações pensadas para integrar uma malha de softwares de gestão que geram dados em tempo real para tomada de decisão.
Vantagens do sistema de telefonia na nuvem
Agora, vamos falar das vantagens dos sistemas de telefonia em nuvem.
Redução de custos
Primeiramente, é importante destacar a economia de custos que a cloud proporciona. É possível alcançar isso porque as empresas não precisarão mais gerenciar arquiteturas físicas, cabeamentos, nem manutenções.
Tudo é gerenciável pela internet, de maneira remota.
Caso a empresa cresça e queira aumentar a escala, isso pode ser feito de forma simples e menos custosa. Na nuvem, só é preciso gerenciar os pacotes e ajustá-los de acordo com o necessário.
A grande vantagem, sobretudo, é que a empresa não precisa arcar com a manutenção ou com o controle técnico da estrutura. Isso é responsabilidade do provedor.
Além disso, as próprias chamadas são mais baratas em sistemas disponíveis na internet. A empresa economiza mais do que com a opção de ter ramais e linhas telefônicas em uma estrutura comum.
Maior qualidade nas chamadas
A digitalização proporciona a discretização da informação, o que, por sua vez, reduz ruídos e torna a qualidade maior. Esse fator é ainda mais evidente quando falamos em chamadas de áudio.
Por isso, a comunicação com a telefonia em nuvem gera melhores chamadas, com qualidade excelente para compreensão do que se fala e estabilidade. Assim, é possível melhorar o atendimento e também a comunicação dentro da empresa.
Fácil instalação e configuração
Com a telefonia em nuvem, não é preciso gastar muito dinheiro nem esperar muito tempo para instalar e configurar uma central de comunicação. Em poucos cliques, a empresa já adquire o plano que mais lhe interesse e consegue fazer um setup rápido e prático.
A nuvem já é pensada para isto: diminuir os ruídos e tornar os processos de adaptação mais rápidos possíveis. Essa configuração já elimina dores de cabeça e permite que as empresas ganhem tempo para suas operações comuns e cotidianas.
Flexibilidade e facilidade de integração
Outro termo que define muito bem a computação em nuvem é a flexibilidade. Em complemento, temos a escalabilidade.
Essas duas noções apontam para o fato de que é possível ajustar operações em tempo real de forma prática, sempre para se adaptar às demandas.
Como no exemplo citado: se a empresa expandir as operações, é possível conseguir novos ramais telefônicos e possibilidades mais amplas de comunicação. Caso o call center precise crescer para suprir uma necessidade, é fácil fazer isso da melhor forma.
Isso porque a nuvem é uma solução que personaliza as opções de configuração para cada empresa. O ideal é achar o ajuste perfeito, as condições ideais para garantir o alinhamento.
Utilizado em diversos dispositivos
Diferentemente das soluções de PABX tradicionais, a telefonia em nuvem, ou o PABX virtual, se baseia em interações móveis e descentralizadas. Ou seja, qualquer dispositivo pode ser usado como um ramal: smartphones, computadores, tablets, etc.
Isso em si é uma grande vantagem, pois permite que a empresa aproveite os ativos já existentes para uma central telefônica, sem precisar adquirir novos equipamentos. Por outro lado, é possível eliminar custos com a compra de dispositivos que só atendem a esse fim.
Interligar a matriz e filiais da empresa
A comunicação das filiais com a matriz é otimizada a partir dos sistemas de telefonia descentralizados. É possível eliminar ruídos e assegurar maior eficiência nessa interligação, de modo a garantir produtividade, menos erros e menos desarmonia interna.
Menos cabos e layout limpo
Outro ponto importante é a limpeza da estrutura interna, com um melhor aproveitamento do espaço da empresa.
O layout fica mais limpo, mais organizado, sem tantos cabos conectados. Isso representa menos desorganização e confusão, além de maior produtividade.
Chamadas seguras
A conversão de dados analógicos em digitais e a transmissão via IP tornam as chamadas mais seguras. Dessa forma, a empresa se livra de riscos de crimes e ataques envolvendo suas ligações, no atendimento e na comunicação interna.
Também é possível proteger as chamadas com criptografia, gravar o que é falado e monitorar cada ligação em andamento.
Gestão dos dados em dashboards
Outra vantagem importante é que as centrais de telefonia na nuvem proporcionam uma visão completa do todo, com dados dispostos em dashboards para análise. É possível controlar indicadores, monitorar desempenho, rastrear e gravar chamadas e muito mais.
Nesse sentido, os sistemas de central telefônica em nuvem se aproximam de sistemas clássicos de gestão, como ERPs. Aliás, permitem até integração com esses.
A questão principal é que esses dados ficam disponíveis para todos, de maneira descentralizada e segura.
Como implementar a telefonia em nuvem na sua empresa?
Vamos a seguir entender como implantar um sistema de telefonia em nuvem de maneira segura e eficiente.
Podemos resumir o processo em quatro etapas-chave: avaliação, testes, migração e monitoramento.
Avaliação
Na avaliação, a empresa deve analisar as soluções disponíveis e estudar possibilidades de adaptação aos seus processo diários.
Ou seja, é um estudo do que já existe e uma comparação com o que propõem as inovações de telefonia para entender qual é a melhor opção.
Nesse momento, é preciso, sobretudo, diagnosticar a situação interna e tentar levantar as possibilidades de melhorias que se adaptam ao cenário.
Assim, é possível garantir a melhor escolha — de uma solução que realmente traga benefícios e impactos positivos no curto e longo prazo.
Testes
Então, a empresa pode conduzir uma série de testes para entender na prática como cada solução se adapta no dia a dia. Nesses testes, os colaboradores utilizam as soluções de telefonia PABX virtual para que seja feita uma avaliação dos resultados.
Caso se obtenha uma resposta positiva dos testes, a empresa pode avançar realmente para a próxima etapa: a migração.
Migração
Nesse momento, os sistemas são levados para a nuvem e a empresa deve começar a usar as aplicações de telefonia virtual no dia a dia.
É preciso começar aos poucos, sobretudo com o cuidado de integrar os sistemas com os já existentes para ter dados disponíveis para análise.
Pode ser necessário transportar configurações dos sistemas atuais para a cloud ou até mesmo começar tudo do zero, em casos de companhias novas. O importante é fazer isso sob uma lógica temporal, com um cronograma, de forma lenta e controlada.
Monitoramento
O ritmo deve ser mais lento no início, pois deve haver o monitoramento das etapas de adaptação e migração. Até porque o monitoramento favorece o controle, na medida em que permite visualizar os resultados e traçar rotas de ajustes.
Ou seja, nesse momento a empresa já está utilizando uma solução contratada e pretende continuar adaptando-se e adaptando os sistemas às suas rotinas.
O monitoramento gera essa visão ampla para fazer as alterações necessárias e assegurar que tudo continue dando certo.
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Por que escolher a Algar para sua central telefônica em nuvem?
A Algar Telecom é referência em comunicação e em tecnologia para telecomunicações. Nesse sentido, a empresa oferece o Cloud Phone Pro, uma solução de PABX virtual para empresas que precisam impulsionar seus serviços de telefonia com a nuvem.
O sistema de telefonia em nuvem da Algar traz um combo de vantagens incríveis para sua empresa. Uma delas é a alta economia, com uma solução descentralizada e moderna que dispensa custos com infraestrutura e manutenção.
A solução também proporciona maior segurança, com criptografia e controle das chamadas. Ademais, há a possibilidade de escalar a quantidade de ramais, de acordo com sua necessidade.
Com a nossa solução, você dispõe de uma central de atendimento móvel, disponível em qualquer lugar. Assim, é uma ótima opção tecnológica para dar suporte ao trabalho remoto, uma tendência atual importante.
Há uma centralização de informações que pode ser estratégica e útil para sua empresa. Todos os dados sobre chamadas, monitoramento de chamadas, relatórios de desempenho, métricas de atendimento e muito mais estão disponíveis em uma só central.
Outro diferencial interessante do Cloud Phone Pro é a integração de URA na nuvem com o PABX virtual. É possível definir respostas automáticas para agilizar o atendimento, direcionar os casos para as pessoas certas e melhorar a experiência dos seus clientes.
Além disso, você conta com a possibilidade de fazer videoconferências e colaboração online em um mesmo sistema.
Em suma, o Cloud Phone Pro traz uma gestão completa e segura de canais de comunicação integrados (telefone, e-mail, chat, WhatsApp) em uma só central, com apoio de funcionalidades de sistemas de gestão.
Inclusive, é possível integrar dados desses sistemas com outras aplicações gerenciais, como CRMs, ERPs e outros.
Dessa forma, as companhias são capazes de otimizar a eficiência do atendimento e da comunicação, o que viabiliza que a empresa naturalmente escale seus resultados e garanta o suporte à expansão.
Perguntas frequentes
Telefonia em nuvem é seguro?
A telefonia em nuvem é um sistema seguro, pois conta com monitoramento e criptografia, além de outras soluções típicas da cloud computing para proteger os dados.
Vale a pena investir em telefonia em nuvem?
É uma solução eficaz, que traz impactos positivos para as empresas. A telefonia em nuvem gera redução de custos e agilidade para a comunicação.
Conclusão
A telefonia em nuvem é uma solução moderna, vista como a evolução dos paradigmas anteriores de PABX para transformar por completo as telecomunicações das empresas.
Em vez de contar com ramais físicos e uma linha telefônica, a empresa dispõe de possibilidade de comunicação via internet.
Isso expande as possibilidades para atendimento de clientes em centrais, bem como para comunicação entre colaboradores ou entre filiais de uma empresa. Assim, é possível reduzir as barreiras de distância, reduzir erros, garantir a integração e muito mais.
Isso é essencial especialmente para trabalho remoto e para garantir que a empresa esteja estruturalmente preparada para esse cenário novo.
