Declaração de IR on-line, nota fiscal eletrônica, escrituração fiscal digital etc. – o mundo corporativo anda cada vez mais automatizado e utilizando menos objetos físicos como os papéis. É nessa tendência que a assinatura eletrônica também tem ganhado espaço entre os empreendedores.
Vista antigamente com receio, a assinatura eletrônica já se tornou um fator essencial para muitas empresas. A praticidade e a agilidade oferecidas pela modalidade permitem que empresas fechem negócios e aproveitem oportunidades que antes não eram possíveis.
Mas e você, está querendo implementar a assinatura eletrônica, mas ainda não sabe bem como funciona ou quais as vantagens desse tipo de estratégia? Então, continue lendo e entenda mais sobre o assunto na nossa postagem!
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O que é a assinatura eletrônica?
Basicamente, a assinatura eletrônica é uma maneira computacional de aferir a autenticidade de um documento. Nesse contexto, a assinatura pode ocorrer por meio de diferentes tecnologias, por exemplo:
- reconhecimento de IP;
- senha alfanumérica;
- biometria.
Além dessas, existe a assinatura digital, que possui um certificado com algoritmos criptografados que mudam a cada nova assinatura.
Apesar de algumas pessoas ainda se mostrarem receosas em relação à assinatura eletrônica, o modelo é respaldado pela MP nº 2.200-2/2001, que valida todos os documentos assinados eletronicamente.
Essa MP também estabelece requisitos para que os contratos firmados com assinatura eletrônica sejam considerados válidos. São eles:
- Integridade: não podem ocorrer alterações ou adulterações no documento assinado;
- Autenticidade: possibilidade de análise jurídica sobre o criador do contrato;
- Tempestividade: compatibilidade entre os meios e a tecnologia.
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O que são plataformas para assinatura eletrônica?
Como explicado, existe uma MP que valida e define normas para o controle de assinaturas eletrônicas.
Para que tudo aconteça dentro da legislação exigida, existem empresas especializadas que oferecem plataformas on-line para esse modelo de assinatura.
Além de realizar todo o processo de certificação com segurança e validade, essas plataformas conseguem armazenar e enviar os documentos assinados, trazendo mais praticidade e mobilidade para o usuário.
Quais as vantagens da assinatura eletrônica para a sua empresa?
A digitalização de documento já é uma forma de trazer maior agilidade e segurança para a rotina das equipes. Mas as vantagens da assinatura eletrônica podem ir além da praticidade. Entenda mais!
Diminuição de custos
A diminuição de custos é um benefício buscado por todo gestor, e a implementação da assinatura eletrônica pode oferecê-la de várias maneiras.
O primeiro ponto, e mais óbvio, é a considerável diminuição na aquisição de papéis e outros itens necessários para a produção de documentos físicos. Além disso, a sua empresa reduz os gastos com a logística para envio e recebimento de contratos de clientes.
Aumento de produtividade
Se as equipes diminuem a preocupação com envio e recebimento de documentos físicos, passam a focar a atenção em outros pontos do core business da empresa. Em médio prazo, a tendência é que a taxa de erros diminua e o fluxo de trabalho melhore ainda mais.
Credibilidade do negócio
Em um mundo conectado como o atual, comparações entre diferentes marcas são inevitáveis. Quando a sua empresa deixa de implementar uma inovação, como a assinatura eletrônica, os clientes tendem a dar preferência a marcas concorrentes.
Por outro lado, ao adotar inovações, a sua empresa aumenta a credibilidade e reforça para os clientes que há realmente um comprometimento em buscar as grandes melhorias do mercado.
Como visto, não há razão para ficar no passado. A assinatura eletrônica já é uma realidade no mundo corporativo e mostra-se capaz de trazer inúmeros benefícios para as empresas. Então, analise as informações apresentadas na postagem e comece agora mesmo o seu processo de digitalização.
Gostou do artigo? Que tal agora entender mais sobre as notas fiscais eletrônicas?
