A escolha dos fornecedores é uma etapa essencial de qualquer negócio. Afinal, eles devem ser tidos como parceiros, que caminharão junto do empreendimento e serão responsáveis por fornecer a matéria-prima ou os produtos com os quais a empresa trabalha. Portanto, essa parceria deve pressupor um bom relacionamento, alinhamento de objetivos e confiança, baseada na qualidade, responsabilidade e compromisso entre ambas as partes.
Sem bons fornecedores, os processos podem ser prejudicados, atrapalhando o fluxo de produção e entregas, além da qualidade que pode cair drasticamente. Para que isso não ocorra, é importante lembrar que os fornecedores devem trabalhar suprindo as necessidades inerentes ao negócio, minimizando os estoques e atendendo as solicitações no prazo estabelecido.
Avaliando os fornecedores
Caso você não conheça bons fornecedores locais, tente conversar com um empresário da sua cidade, do mesmo ramo ou não. Ele pode te indicar algumas empresas e, à medida que você for visitá-las, pode buscar indicações de outras. Alguns empreendimentos mantêm listas com informações detalhadas dos fornecedores potenciais em seus arquivos, com dados da experiência obtida anteriormente com determinado fornecedor ou suas características básicas na prestação dos serviços necessários.
Também existe a possibilidade de buscar informações na internet, em associações locais voltadas para o mercado, ou mesmo para obtenção de catálogos de negócios. Em determinados casos, no entanto, também é necessário manter um contato direto, com visitas às instalações, por exemplo, para se certificar da qualidade e da potencialidade de cada fornecedor.
É comum que as empresas estabeleçam a resolução de um questionário como critério de avaliação. Esse deve ser preenchido conforme os pontos considerados mais relevantes pelo negócio. Deve-se incluir também a solicitação de orçamentos específicos para cada tipo de produto ou serviço, que podem ser encaminhados para as empresas cadastradas.
Cada empreendimento pode criar seus próprios critérios para selecionar fornecedores, baseando-se nas suas necessidades e expectativas. Tais como:
Critérios gerais:
- Qualidade na prestação do serviço
- Agilidade de entrega
- Disponibilidade de produto
- Flexibilidade para mudanças em pedidos em termos de especificação, prazo de entrega e quantidade
- Preço justo e de acordo com o mercado
- Histórico dos serviços prestados pela empresa / Referências de outros clientes
Critérios específicos:
- Experiência do fornecedor em seu ramo de atuação
- Respeito por normas de segurança, meio ambiente e saúde
- Certificações da empresa fornecedora
- Sigilo de informações
- Tecnologias adequadas
- Localização do fornecedor
Através dos formulários é possível fazer uma seleção cautelosa de fornecedores, analisando os fatores qualitativos e quantitativos de cada um. O empreendedor pode atribuir uma pontuação diferente para cada item que julgar relevante, além de atribuir pesos específicos dentro de cada fator, determinando a importância de cada item em relação aos outros.
Essa classificação através de pontos poderá facilitar a seleção dos melhores fornecedores, otimizando o processo de compras que, caso seja correto e satisfatório, irá minimizar os custos, propiciando maior produtividade e lucratividade. A partir desses formulários também é possível verificar se cumprem com as especificações técnicas e com as normas administrativas.
Por isso, manter sempre uma base de dados sobre os fornecedores, tanto dos já conhecidos quanto dos potenciais, é essencial para ter alternativas e conseguir fazer a escolha certa, o que também possibilita que seja mais rápido e eficiente o processo de compras.
Avaliação periódica
A experiência, mesmo que ruim, pode ser uma maneira de qualificar o trabalho de um fornecedor. Por isso, de tempos em tempos, deve ser realizada uma reavaliação do fornecedor, a fim de verificar se essa parceria ainda é vantajosa para sua empresa.
Para essas reavaliações, recomenda-se observar a qualidade dos produtos entregues, os prazos, a agilidade quanto à troca de produtos em garantia, entre outros. Fornecedores que descumprem os acordos ou prestam um serviço muito abaixo das suas expectativas podem perder pontos e assim serem excluídos da sua lista de cadastros.
Todo o processo de avaliação mostrado acima também possibilita controlar os impactos negativos que a escolha incorreta de um fornecedor pode trazer para o seu negócio. Para isso, é importante ressaltar o quão fundamental é avaliar constantemente os seus fornecedores, a fim de garantir o atendimento das necessidades de sua empresa e assim alcançar resultados cada vez mais positivos nos negócios.
Manter boas parcerias com fornecedores pode auxiliar sua empresa a alcançar o sucesso. Preços justos, prazos menores, maior qualidade na prestação de serviços ou nos produtos oferecidos, tudo isso está ligado ao serviço prestado pelo seu fornecedor e afeta diretamente a satisfação do seu cliente final.
E você, como faz a gestão do relacionamento com seus fornecedores? Compartilhe conosco nos comentários!
