O uso de ferramentas colaborativas é uma realidade em empresas que prezam pela eficiência. Com o crescimento do home office, elas se tornaram imprescindíveis para facilitar a comunicação das equipes.
O trabalho colaborativo na web promove maior mobilidade, produtividade e integração, impulsionando os resultados das empresas. E você sabe o que são exemplos de ferramentas colaborativas?
Afinal, o que é uma ferramenta colaborativa? Por que elas são importantes? Vem com a gente que explicamos tudo isso a seguir.
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O que são ferramentas colaborativas?
As ferramentas colaborativas são soluções tecnológicas cujo objetivo é facilitar e aprimorar a comunicação e a interação das partes envolvidas, promovendo o compartilhamento de informações e facilitando o trabalho das equipes de uma empresa.
Essas aplicações contribuem para que os times se auxiliem no dia a dia ao mesmo tempo em que proporcionam aos gestores e líderes de projetos uma visão panorâmica do andamento das atividades.
Alguns exemplos comuns de ferramentas de colaboração aplicáveis ao ambiente empresarial são os e-mails, os aplicativos de videoconferências, o armazenamento em nuvem e as plataformas de assinatura eletrônica.
Entendeu o que é uma ferramenta colaborativa? Do conceito, é possível compreender a importância que ela tem em uma organização.
Por que as ferramentas colaborativas são importantes?
As ferramentas de colaboração são soluções importantes para o trabalho das equipes, porque estimulam a interação entre os profissionais e facilitam a execução das atividades.
Com elas, é possível acessar simultaneamente um projeto, por exemplo, sem que haja duplicidade de informações. É possível também realizar mudanças de diferentes dispositivos, organizar fluxos de trabalho e muito mais.
A relevância das ferramentas colaborativas pode ser confirmada também pelo crescimento contínuo de seu uso.
De acordo com dados da Statista, as receitas do mercado global de aplicações de colaboração somaram 22,6 bilhões de dólares em 2020. A estimativa é que até 2025 as receitas ultrapassem 50 bilhões de dólares.
Um dos motivos que explica esse crescimento foi a consolidação do trabalho remoto. O trabalho realizado em locais diferentes depende de soluções que promovem a colaboração e a interação entre os times.
Muitas empresas, inclusive, experimentaram uma produtividade igual ou superior em home office. Uma pesquisa realizada pela Fundação Dom Cabral, junto com a Grant Thornton e a Em Lyon Business School, mostrou que quase 60% dos entrevistados afirmaram ser mais produtivos em home office.
Diante desse cenário positivo para essas soluções, vamos destrinchar o que são exemplos de ferramentas colaborativas?
Quais os tipos de ferramentas colaborativas?
As ferramentas de trabalho baseadas em colaboração podem se dividir em alguns tipos conforme a sua finalidade.
São eles: comunicação, armazenamento, gestão e assinaturas.
Comunicação
As ferramentas colaborativas de comunicação são aquelas que facilitam o diálogo entre as partes no ambiente empresarial.
Na rotina de uma empresa, as equipes precisam se comunicar para manter o alinhamento dos projetos. No mesmo sentido, há necessidade de atender a um cliente remotamente em algumas situações.
Nestes casos, nem sempre um e-mail ou uma mensagem em aplicativos é suficiente. Por isso, para realizar reuniões e/ou aprimorar a comunicação remota por mensagens, existem as ferramentas de colaboração para esta finalidade.
Armazenamento
O armazenamento de arquivos, nos dias atuais, não é realizado em salas físicas destinadas ao arquivamento. As soluções em nuvem ganharam enorme popularidade pelos seus diversos benefícios, como mobilidade, escalabilidade e custo-benefício.
Quando pensamos em trabalho colaborativo na web, as ferramentas colaborativas de armazenamento são imprescindíveis para as atividades. Elas permitem:
- o uso de drives compartilhados de forma simultânea;
- o compartilhamento de arquivos entre os profissionais, estejam eles alocados na empresa ou em trabalho remoto;
- o controle de acesso, de modo que somente pessoas autorizadas possam ver, criar e editar arquivos, o que favorece a segurança da informação.
Gestão
O uso de ferramentas de gestão é uma maneira de organizar e otimizar o fluxo de trabalho. Por isso, existem soluções focadas em gestão de projetos e gestão de documentos.
As ferramentas de trabalho voltadas para a gestão de projetos, como é o caso do Trello e do Asana, permitem que os gestores vejam o status das tarefas, os responsáveis e os prazos de entrega.
Ou seja, são soluções que auxiliam no acompanhamento e no desenvolvimento de cada projeto.
Já as soluções de gestão de documentos envolvem criação, armazenamento, gerenciamento e uso dos arquivos mais importantes de uma empresa, sejam eles físicos ou digitais.
O objetivo dessas ferramentas é simplificar a pesquisa, a utilização e o compartilhamento de documentos, sem deixar de lado a segurança.
Assinaturas
As plataformas de assinatura são outro tipo de ferramenta de colaboração muito utilizada nos dias de hoje. Ela evita o gasto com impressão e envio de documentos, além de reduzir os dias de espera pela assinatura das partes.
Bastam poucos minutos para que os envolvidos coloquem sua assinatura eletrônica (com ou sem certificado digital) em um contrato, por exemplo.
A vantagem é que são ferramentas para trabalhar online, que podem ser utilizadas a qualquer hora e de qualquer lugar.
Agora você já sabe o que é uma ferramenta colaborativa e quais são os seus tipos. A seguir, listamos 10 soluções que podem aprimorar o dia a dia da sua empresa.
10 ferramentas colaborativas online para engajar sua equipe
Você está em busca de ferramentas para o trabalho colaborativo na web? Procura soluções que possam aumentar a eficiência do seu time?
Apontamos 10 ferramentas colaborativas para engajar sua equipe, confira!
Assinatura Eletrônica
Formalizar contratos à distância, agilizar o fechamento de negócios e a execução de projetos. Esses são os benefícios que as ferramentas de assinatura eletrônica trazem para uma empresa.
Considerando que o ambiente corporativo tem alta demanda de documentos a serem assinados diariamente, o uso dessas soluções é fundamental.
É importante destacar que a assinatura eletrônica possui a mesma validade do que a assinatura feita no papel, desde que a plataforma utilize mecanismos eficientes de segurança.
O uso de algoritmos de criptografia assimétrica, por exemplo, é um desses mecanismos.
TOTVS Assinatura Eletrônica, Clicksign, Contraktor, Docusign e Adobe Sign são alguns exemplos confiáveis de plataformas de assinatura eletrônica.
Pacote Office
O pacote Office, da Microsoft, é uma das ferramentas colaborativas mais conhecidas do mercado. Não só pelas décadas de existência, mas pelas aplicações utilizadas diariamente, como Word e Excel.
Acompanhando a transformação digital, a Microsoft foi além dos formatos para desktop e investiu nas versões online de seus produtos.
Ou seja, eles se tornaram também ferramentas para trabalhar online, facilitando ainda mais a colaboração.
Email corporativo
O e-mail corporativo é uma ferramenta básica para comunicação empresarial. Ela pode ser pensada enquanto uma solução de gestão, mas também de recursos humanos.
Seu uso para assuntos internos relevantes pode facilitar a organização de informações que se perdem em aplicativos de mensagens, por exemplo. Ele também ajuda a promover a cultura organizacional quando utilizado para este fim.
Ao mesmo tempo, é uma solução voltada para o contato com clientes, que vêem no e-mail corporativo um aspecto a mais de profissionalismo da organização..
O importante ao utilizar essa ferramenta é educar os profissionais com boas práticas de segurança dos dados.
O Gmail e o Outlook são as opções de e-mail corporativo mais utilizadas.
Skype
O Skype é uma plataforma de comunicação focada em videoconferência, ainda que possibilite o envio de mensagens de áudio e textos.
A solução apresenta alguns benefícios para o dia a dia da empresa que também estão presentes em outras plataformas, tais como:
- reuniões instantâneas;
- compartilhamento de tela;
- criação de links para reuniões posteriores;
- agendamento de reuniões e compromissos.
Ele está disponível em várias plataformas incluindo computadores, tablets, smartphones e consoles de videogame,
Slack
Para quem busca ferramentas colaborativas de comunicação empresarial, o Slack é uma excelente opção.
O aplicativo é focado em mensagens instantâneas, sistema de busca e compartilhamento de arquivos, se configurando como um ecossistema avançado de comunicação.
O gestor pode, por exemplo, criar canais para cada projeto apenas com os profissionais nele envolvidos. Dessa forma, consegue centralizar as informações em um único espaço, facilitando a pesquisa por parte dos demais.
O Slack ainda permite o compartilhamento de arquivos, a realização de videochamadas e a colaboração com stakeholders.
Asana
Para promover o trabalho colaborativo na web, o gestor precisa de ferramentas de gestão de projetos. Essa é a proposta do Asana.
A plataforma é semelhante à metodologia kanban, com um quadro que controla o fluxo de trabalho dentro da empresa. Cada card (como se fosse um post-it) representa uma tarefa, com prazo e responsável.
Além disso, há outros recursos interessantes no Asana, como formulários, cronogramas, metas e a integração com outros aplicativos, como Slack, Microsoft Teams e Gmail.
Trello
Outra opção para utilizar o método kanban na empresa é o Trello. A ferramenta de gerenciamento de projetos também possibilita aos gestores a organização de um grande quadro com cartões de tarefas.
Para fazer o acompanhamento do fluxo de trabalho, é possível colocar colunas com as etapas da atividade, como “a fazer”, “em execução”, e “concluída”.
Microsoft Teams
O Microsoft Teams é uma das ferramentas de colaboração voltadas para a comunicação, assim como o Skype. Ela se destaca também pela variedade de recursos, que facilitam as conversas, as reuniões e o trabalho em equipe à distância.
O Teams também possui recursos de compartilhamento de tela, além da edição colaborativa de documentos do PowerPoint, Microsoft Word e OneNote.
Mesmo na versão gratuita, a solução apresenta boas funcionalidades, como chat ilimitado, chamadas de vídeo, compartilhamento e edição de arquivos.
Evernote
“Domine seu trabalho, organize sua vida”. Esse é o lema do Evernote, um aplicativo de organização que pode ser utilizado no smartphone ou no computador.
É um dos tipos de ferramentas para trabalhar online que se utiliza para gerenciar tarefas e reunir todas as informações.
Além de criar notas e lembretes, ela permite o uso de modo de apresentação, o emparelhamento de contas, o compartilhamento online de conteúdo de sites, a inserção de fotos nas notas, e outros recursos.
Todoist
Finalizando nossa lista de ferramentas de trabalho que promovem a colaboração, temos o Todoist.
Quem precisa organizar as próprias atividades, delegar tarefas para outros membros da equipe e acompanhar o desenvolvimento de cada um pode utilizar o aplicativo sem problemas.
Ele ainda permite a formação de grupos de trabalho e a montagem de projetos.
Principais vantagens das ferramentas de colaboração
Percebeu o que são exemplos de ferramentas colaborativas? Há soluções de diversos tipos, e cada uma delas aborda um aspecto do fluxo de trabalho em uma organização.
E quais são as principais vantagens dessas aplicações?
Do ganho de tempo à ampliação do conhecimento das pessoas, passando por redução de custos, incremento de produtividade, mais poder de mobilidade e melhorias na comunicação interna, conheça os principais benefícios que as ferramentas colaborativas oferecem para as empresas.
Ganho de tempo e redução de custos
Usando boas ferramentas colaborativas online, o gestor consegue otimizar o tempo e o uso de recursos.
Não há mais a necessidade de organizar várias reuniões presenciais ou fazer inúmeros telefonemas durante o dia para tratar de temas da operação ou para analisar documentos.
Eles podem ser enviados para a ferramenta, e os revisores podem ser notificados automaticamente via e-mail ou SMS, entre outros tipos de alertas.
A partir deste fluxo de atividade parametrizado no sistema, o ganho de tempo é grande, além de reduzir custos de telefonemas, deslocamentos etc.
Aumento da produtividade
Uma pesquisa do McKinsey Global Institute revelou que as tecnologias sociais, como também são chamadas as ferramentas colaborativas, podem melhorar em até 25% a produtividade das equipes.
Isso porque elas fazem com que os indivíduos dividam as responsabilidades e somem forças para encontrar soluções em menos tempo do que o habitual.
O intercâmbio de conhecimento e a sensação de pertencimento a uma equipe contribuem muito para isso, pois promovem nas pessoas o sentimento de responsabilidade pelos resultados de todo o grupo.
Mobilidade
Com a conexão à internet e boas ferramentas de colaboração, os membros da equipe podem trabalhar remotamente a partir de seus dispositivos (notebooks, smartphones, tablets etc.).
Isto significa que é possível que uma equipe seja completamente mobilizada, em diversos lugares, e continue trabalhando de forma organizada.
Colegas de trabalho em diferentes estados ou mesmo países podem facilmente trabalhar juntos no mesmo projeto, ajudando a empresa a estruturar o melhor time possível para o desenvolvimento de um projeto, independentemente da localização dos colaboradores.
Mesmo quando os funcionários estão longe do escritório em uma viagem de negócios, não há necessidade de desconectá-los de um projeto. Na prática, eles poderão contribuir com ele como se estivessem em suas mesas.
Melhoria na comunicação interna
Quase todos os projetos de trabalho têm algum tipo de notificação associada. Às vezes, é fácil perder o controle de algumas atividades realizadas em determinado projeto, especialmente quando se trabalha com uma grande equipe.
No entanto, usando boas ferramentas de trabalho colaborativo na web, é fácil gerar rapidamente relatórios detalhados que incluem todas as atividades associadas a um determinado projeto.
Assim, os membros da equipe terão mais tempo para trabalhar em atividades geradoras de resultados.
Em outras palavras, todos ficam alinhados e atualizados de tudo que está acontecendo, o que diminui as possibilidades de desencontro de informações, erros e retrabalhos por ruídos de comunicação.
Integração dos departamentos com interação e engajamento
Uma das maiores dificuldades das empresas é promover a integração entre seus vários departamentos. Este desafio se aprofunda ainda mais quando há unidades geograficamente distantes.
Com boas ferramentas de trabalho fica mais fácil gerar integração e engajamento entre diferentes equipes. Isso porque há troca de informações e a possibilidade de buscar dados complementares ao conhecimento e facilitar as atividades do dia a dia.
Ampliação do conhecimento
O montante do investimento que as empresas fazem para promover a capacitação de seus profissionais pode ser realocado para outras ações se houver intercâmbio de conhecimento entre as pessoas.
As ferramentas colaborativas contribuem para que os profissionais mais experientes repassem suas habilidades para quem necessita de auxílio, promovendo mais conhecimento e mais resultados a partir da colaboração.
Características essenciais das boas ferramentas colaborativas
Existem muitas opções de ferramentas de colaboração no mercado. Na hora de escolher, além de considerar as necessidades particulares do seu negócio, preste atenção nestas três características:
- Interface amigável, de fácil entendimento e operação: a ferramenta precisa ser muito simples e intuitiva, para não gerar dúvidas e erros entre sua equipe;
- Segurança da informação: ferramenta 100% segura contra danos e roubos de dados, dando ao pessoal de TI a segurança de que as informações do negócio não serão acessadas por pessoas não autorizadas;
- Facilidade de controle pela liderança (controle de acesso e permissões de atividades): o líder do projeto/equipe deve ter total facilidade para adicionar e excluir membros, delegar tarefas, criar níveis de privacidade e acesso etc.
Case Unilever: mais colaboração para que as equipes consigam criar mais ‘magia’
Existem vários exemplos de empresas que utilizam ferramentas colaborativas em sua operação. A Unilever, por exemplo, há pouco tempo foi destaque nas notícias por estenderem a colaboratividade por meio da tecnologia para clientes e parceiros comerciais em 190 países.
Em parceria com a Accenture, a empresa criou em apenas 12 semanas uma plataforma que permite o intercâmbio de conhecimentos, melhores práticas e recursos criativos em todos os níveis da rede de negócios da companhia.
Para Marc Mathieu, vice-presidente sênior de Marketing da Unilever, a plataforma, que é um pool de ferramentas colaborativas, irá liberar as equipes para “criar mais magia para os clientes”.
Entre os benefícios que a gigante do mercado alimentício já percebeu, estão:
- Engajamento e motivação dos colaboradores e parceiros;
- Ampliação do diálogo e intercâmbio de informações úteis ao negócio;
- Apoio aos profissionais de marketing com insights gerados nas ferramentas;
- Produção e centralização de conteúdo relevante para o dia a dia das operações;
- Rapidez de atualização de conhecimentos para equipe interna, comerciantes e parceiros de negócios;
- Melhorias na satisfação dos clientes a partir da troca de experiência entre diferentes equipes de diferentes localidades.
Como a Algar Telecom te ajuda a ter ferramentas colaborativas?
Entender como as ferramentas para trabalhar online podem ajudá-lo em seu negócio é fundamental para escolher as soluções certas.
Com o auxílio de um fornecedor confiável e de boa reputação, os benefícios mencionados poderão ser observados na rotina da organização. Essa é a proposta da Algar Telecom com algumas soluções interessantes.
Se seu problema é ter uma infraestrutura que permite o compartilhamento e o acesso de arquivos sem dificuldades, temos a Cloud Plus.
Nossa solução de infraestrutura como serviço traz todos os benefícios da nuvem, como estabilidade, dinamismo e alto desempenho. E você pode gerenciá-la por meio de um painel que otimiza, facilita e simplifica a sua visualização.
A ideia é aprimorar a comunicação? A Algar Telecom é a primeira empresa a oferecer a solução do Teams e Voz, focada em trazer mais facilidade para seu time e mais agilidade para seu cliente.
A ferramenta é fruto de uma parceria com a Audiocodes e a Microsoft. Ela integra chamadas ao Microsoft Teams e permite a realização de chamadas de voz externas e internas, além de chamadas de vídeo.
Por fim, quem precisa de Microsoft 365 com mais ferramentas também pode contar com a Algar. Você já conhece a solução, e nossa proposta é aprimorar a organização, a agilidade e o funcionamento fluido de toda a equipe.
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Perguntas Frequentes
Ainda está com dúvidas sobre o que é uma ferramenta colaborativa? Explicamos rapidamente algumas perguntas frequentes.
Quais as ferramentas colaborativas mais aplicadas ao trabalho remoto?
As ferramentas mais populares no trabalho remoto são aquelas que otimizam o trabalho em equipe à distância, como videoconferência (Microsoft Teams, Skype, Zoom e Google Meet), gerenciamento de projetos (Trello e Asana), comunicação (Slack) e o pacote Office.
Quando investir em ferramentas colaborativas?
O gestor deve investir em ferramentas de colaboração sempre que quiser otimizar o trabalho das equipes, promovendo a comunicação e o compartilhamento de arquivos.
Vale a pena investir em ferramentas colaborativas?
Sim. Essas ferramentas de trabalho trazem mais produtividade, reduzem custos, aprimorar a comunicação e a integração das equipes, além de proporcionar mobilidade.
Conclusão
As ferramentas colaborativas são softwares que facilitam a comunicação das equipes e promovem sua interação. Com elas, é possível alcançar mais eficiência nas atividades, mesmo em trabalho remoto.
São diversos tipos de aplicações, como as soluções voltadas para comunicação e gestão. Mas para alcançar os benefícios, o gestor precisa fazer escolhas inteligentes que realmente agregam valor ao ambiente corporativo.
