A pandemia causada pelo novo coronavírus colocou organizações de todo o mundo diante de grandes desafios. Com a implementação de políticas de isolamento social, adotar estratégias de home office é a melhor saída para manter as atividades empresariais sem colocar a saúde dos colaboradores em risco. Nesse cenário, encontrar formas de gerir sua equipe a distância é imprescindível.
Mas engana-se quem pensa que o trabalho remoto é uma realidade passageira. Mesmo antes da pandemia, essa já vinha sendo uma das principais tendências do mercado de trabalho, como apontou uma pesquisa realizada pelo Gartner.
Uma atualização desse estudo, realizada após a proliferação da Covid-19, revelou que, devido à experiência positiva, mesmo que forçada, muitos colaboradores desejam trabalhar remotamente com mais frequência no futuro.
Logo, a adoção de ferramentas de gerenciamento de equipe a distância é uma necessidade atual e futura – as empresas precisam se adaptar a esta nova realidade.
A seguir, você vai conhecer algumas sugestões de ferramentas e procedimentos que devem ser adotados para um trabalho remoto mais eficaz. Confira!
Realização de reuniões frequentes
Com cada profissional trabalhando de uma localidade diferente, faz-se necessária a realização de reuniões frequentes para definir metas e objetivos, acompanhar a evolução dos trabalhos e receber e oferecer feedbacks.
Isso, além de ajudar a evitar atrasos ou mal-entendidos, contribui para o fortalecimento do espírito de equipe, que pode ser afetado com a distância e a ausência de contato físico.
Nesse sentido, é importante adotar ferramentas que permitam a realização de chamadas ou videochamadas de qualidade, individuais ou em equipe.
Uma ótima alternativa é o Microsoft Teams, uma solução de videoconferência que vai muito além de um hub de bate-papo. Essa plataforma é integrada ao Office 365 e oferece aos usuários fácil acesso aos aplicativos do pacote e a outras ferramentas, como Power BI, Delve, Trello, SurveyMonkey etc.
Ou seja, além de ser uma excelente solução para gerir sua equipe a distância e manter uma comunicação ativa, o Teams contribui para aumentar a produtividade de seus colaboradores.
Além disso, é uma boa maneira de eliminar o uso massivo de e-mail e o envio de vários anexos, o que, muitas vezes, causa lentidão na rede e aumenta o volume de backup sem necessidade.
O Teams é uma aplicação inclusa na assinatura do Office 365. Clique aqui e saiba como contar com essa solução na sua empresa!
Controle do horário de trabalho
Para que uma estratégia de home office seja bem-sucedida, é muito importante definir diretrizes que possibilitem um modelo de trabalho vantajoso para a empresa e para os colaboradores.
Nesse sentido, é fundamental estipular um horário de trabalho comum entre os funcionários, para que seja possível maximizar a colaboração entre equipes e, assim, atingir as metas e os objetivos da empresa.
Para isso, você pode usar aplicações que permitem controlar o ponto dos colaboradores, garantindo que todos cumpram a carga horária determinada. Além disso, essas aplicações são úteis para preservar os direitos dos colaboradores, como banco de horas ou horas extras.
Algumas soluções que podem ser utilizadas para gerir o ponto de sua equipe a distância são MyHours, Timeneye e Genyo.
A grande maioria dessas aplicações, além de contabilizar o tempo de trabalho, permite que o usuário informe qual atividade foi realizada ao longo do dia.
Essa informação é muito importante no processo de gerenciamento de equipe a distância, uma vez que permite estabelecer prazos mais coerentes e identificar pontos de melhoria dos colaboradores.
Acompanhamento de tarefas
Com equipes em home office, os gestores precisam de ferramentas que possibilitam a divisão e o acompanhamento de tarefas, para evitar perda de prazos e também para avaliar a produtividade de seus colaboradores.
Nesse sentido, é essencial contar com soluções intuitivas e que possibilitem uma visão global das tarefas em execução ou concluídas.
Algumas opções altamente funcionais são o Trello e o Asana, que permitem a criação de fluxos de trabalho, atribuição de tarefas para cada colaborador, estipulação de prazo para cada atividade etc.
Além disso, essas ferramentas possuem integração com o Microsoft Teams, oferecendo um ambiente de trabalho a distância mais dinâmico e harmônico, o que impacta positivamente na produtividade.
Colaboração eficaz e simultânea entre os colaboradores
O grande desafio do trabalho em equipe a distância é promover uma colaboração eficaz e simultânea entre os colaboradores.
Para isso, você pode contar com o Microsoft Office 365. Trata-se de uma plataforma de produtividade baseada em nuvem, que permite acesso seguro aos dados organizacionais a partir de qualquer dispositivo, a qualquer hora e em qualquer lugar.
O conjunto de ferramentas do Microsoft Office oferece diversos benefícios para as organizações, estejam os colaboradores trabalhando no local, em casa ou em escritórios remotos.
O Office 365 oferece tudo o que os funcionários precisam para uma comunicação e uma colaboração eficazes, incluindo e-mail, mensagens instantâneas, ferramenta de compartilhamento de arquivos em nuvem e aplicações de escritório como Word e Excel.
Além disso, sua empresa se beneficia da familiaridade que seus colaboradores já possuem com essas ferramentas. Outras vantagens são a segurança de armazenamento de dados oferecida pela Microsoft, assim como a escalabilidade e a flexibilidade características das soluções em nuvem.
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Considerações finais sobre a gestão de equipe a distância
Agora você já conhece algumas soluções para um trabalho remoto mais eficaz. É importante que sua empresa implemente ferramentas que sejam integradas, uma vez que isso valoriza a experiência do usuário, agiliza os processos e, consequentemente, aumenta a produtividade.
Nesse sentido, o Microsoft Teams é uma das soluções mais completas do mercado, que permite total integração entre aplicações, além de oferecer uma interface intuitiva e familiar.
Além disso, o Teams é compatível com uma série de outras soluções disponíveis no mercado, o que garante um fluxo de trabalho mais sólido e funcional.
Agora que você já sabe como gerir a sua equipe a distância, entenda como uma gestão em Cloud Computing ajuda a aumentar a produtividade na sua empresa!
