Os relatórios gerenciais sempre tiveram um papel relevante para empresas de todos os portes, porém, com as mudanças na dinâmica do mercado e o acirramento da concorrência, eles ganharam uma importância ainda maior. A partir da necessidade de tomadas de decisões rápidas e eficientes, os relatórios gerenciais tornaram-se fundamentais à gestão de qualquer negócio nos dias de hoje.
De modo geral, os relatórios gerenciais são usados ao mesmo tempo como termômetro e como bússola pela organização. Eles são instrumentos capazes de apontar ao gestor ferramentas necessárias para uma tomada de decisões analítica e precisa, a fim de evitar gastos desnecessários, dívidas, escolhas equivocadas, negociações arriscadas etc.
Um aspecto essencial dos relatórios gerenciais é que eles devem ser objetivos e contar com informações atualizadas, relevantes e altamente confiáveis. Considerando-se que é a partir desses relatórios que o gestor irá traçar a estratégia capaz de levar a sua empresa ao sucesso ou ao fracasso, não há brechas para erros.
Nesse sentido, o primeiro passo para a elaboração de relatórios gerenciais realmente eficientes é a criação de uma metodologia. Para tanto, saber quais informações devem estar presentes no relatório e qual o objetivo a ser alcançado com ele são pontos fundamentais. Desse modo, cada vez que um novo relatório for produzido, já existe um padrão que facilita, inclusive, a comparação entre o documento anterior e o atual.
A importância dos relatórios gerenciais
No contexto empresarial, há um consenso a respeito da importância dos relatórios gerenciais. São eles que apontam a situação do empreendimento e dão suporte para correções necessárias. Esses documentos formam o compilado de informações que vão guiar o gestor a tomar decisões mais sábias para os rumos da empresa.
Além disso, os relatórios gerenciais guardam todo o histórico da organização, podendo servir como documentação de estratégias e processos. Desse modo, se um funcionário tiver que se ausentar de suas funções por algum motivo, caberá a seu substituto apenas ler os relatórios anteriores para se situar no trabalho.
Em suma, os relatórios gerenciais são documentos importantes justamente porque reúnem dados, informações e análises a respeito de determinados setores da empresa: financeiro, de produtividade, de vendas ou até mesmo de controle de qualidade. O objetivo deles é mostrar panoramas gerais da situação do empreendimento a fim de indicar ao empreendedor a melhor forma de gerir o seu negócio. Mas além das vantagens já mencionadas, os relatórios gerenciais também podem:
Ajudar na definição de estratégias:
Para que um empreendimento alcance melhores resultados no médio e longo prazo, é necessário haver planejamento com metas bem definidas. Nesse sentido, os relatórios gerenciais apresentam dados reais a serem trabalhados, sendo possível ter uma visão atual para definir medidas a serem tomadas no futuro e alcançar os objetivos com precisão.
Apresentar informações atualizadas
Geralmente os relatórios gerenciais relacionam-se a ferramentas de gestão que facilitam a consulta e garantem dados atualizados. Desse modo, o gestor pode consultá-los sempre que for necessário e, consequentemente, tomar decisões baseadas nas suas demandas atuais, objetivando resultados melhores no futuro.
Organizar dados de maneira estruturada
Com os relatórios gerenciais é possível analisar informações em formato de gráficos, tabelas e planilhas, facilitando a visualização e o entendimento dos dados. Ademais, dependendo da demanda da empresa, os dados podem ser cruzados, oferecendo uma análise mais completa da situação e, consequentemente, melhores ferramentas para a tomada de decisões.
Possibilitar a criação de um histórico
Quando os relatórios gerenciais são produzidos de modo regular, é possível manter um histórico e, desse modo, acompanhar o desempenho da empresa e prever tendências, colaborando para que o gestor saiba qual passo tomar primeiro.
Como elaborar um bom relatório gerencial
O relatório gerencial um dos principais documentos de uma empresa, portanto é necessário que ele seja produzido seguindo um alto padrão de qualidade. Nesse sentido, os relatórios devem ser capazes de informar aos gestores a real situação de seu empreendimento, de forma clara e objetiva. Para que um relatório gerencial seja eficiente, é necessário que ele contemple as seguintes características:
Boa apresentação: o relatório deve ter um layout simples e elegante, evitando imagens muito chamativas ou desnecessárias. Além disso, as informações devem ser de fácil compreensão e detalhadas a partir de gráficos e infográficos.
Objetivo: o relatório também precisa ser direto e objetivo. Por isso, ele deve ser elaborado de forma concisa, com apenas os pontos relevantes sobre determinado assunto. Objetividade é um aspecto fundamental para ajudar a absorver todas as informações.
Claro: além de objetivo, o relatório tem que ser claro. Por isso, o relator deve buscar a melhor forma de apresentar os dados e as ideias, a fim de facilitar a compreensão de qualquer leitor da empresa.
Completo: embora o relatório tenha que ser simples e objetivo, isso não quer dizer que ele deve ser incompleto. Por isso, o relator não pode deixar que faltem dados para a compreensão da situação da empresa. O detalhamento das informações pode ser crucial para uma tomada de decisão.
Funcional: o relatório precisa ser de fato um instrumento funcional. Por isso, ao redigi-lo, é necessário conferir se as informações apresentadas realmente oferecem uma base sólida para tomada de decisões.
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4 tipos de relatórios gerenciais utilizados em empresas de pequeno porte:
1 – Fluxo de caixa
O relatório de fluxo de caixa mostra todo o dinheiro que entrou e saiu de uma empresa em um determinado período de tempo. Esse é um dos relatórios mais importantes de uma organização, pois ele irá orientar os investimentos e as estratégias para arrecadar fundos.
2 – Financeiro
Com a mesma importância do relatório anterior, o relatório financeiro é capaz de mostrar a real situação de uma empresa, apresentando informações a respeito de: patrimônio, investimentos, impostos etc.
3 – Vendas
Os relatórios de vendas são fundamentais para que o empreendedor possa analisar o crescimento ou a queda das vendas de seu negócio em determinado período. A partir dessas informações, o gestor terá dados para delinear quais são os momentos sazonais do mercado e, dessa forma, se preparar para os próximos anos. Ademais, eles também ajudam a conhecer os produtos mais vendidos, quanto cada cliente gasta na empresa e quais produtos podem ser retirados de linha.
4 – Produtividade
O crescimento de toda empresa depende de seus colaboradores. Por isso, o relatório de produtividade é fundamental às estratégias do gestor. Esse relatório é capaz de apontar o quanto a empresa conseguiu entregar em um mês, quais funcionários se destacaram em suas funções e qual é o setor da organização que apresentou maior queda de produção.
Agora que você já sabe, em detalhes, o que é um relatório gerencial e qual é a sua importância para uma organização, deseja implementá-lo em sua empresa? Quais são os relatórios gerenciais que você utiliza periodicamente para a tomada de decisões em seu negócio? Apresente a sua visão a esse respeito nos comentários.
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