Um novo projeto de Tecnologia da Informação (TI) pode surgir por diferentes motivos, sendo por iniciativa própria de um empreendimento pessoal, uma demanda interna de uma organização ou até mesmo uma necessidade de solucionar problemas reais de usuários.
O primeiro impulso neste passo é imaginar o projeto pronto, em pleno funcionamento e gerando lucros. Mas, antes de chegar a esse ponto há um caminho longo, que exige tempo, estratégia, conhecimento e técnicas de Gerenciamento de Projetos, para que ele possa ser desenvolvido e concluído com êxito.
Entre os principais aspectos para o sucesso do projeto está o estudo da viabilidade financeira dele. Essa é uma técnica utilizada por Gerentes de Projetos e empreendedores para reduzir riscos em determinados investimentos, além de otimizar o uso dos recursos, sejam eles de horas ou pessoas.
A principal finalidade é fazer uma previsão de orçamentos para o projeto, com todos os níveis de valor financeiro final do produto, que o torna viável e cobre os custos dele. Assim, é possível ter garantias sólidas para validar e aprová-lo, além de avaliar se ele tem condições de atender às expectativas de retornos financeiros e demandas do que foi proposto.
No primeiro momento, parece ser um princípio básico para o início de qualquer projeto, de fato é, porém, muitos gestores e empreendedores deixam de lado essa etapa e já partem para a parte de planejamento e execução. O IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) apresentou uma pesquisa no ano passado que reflete bem essa falta de estudo de viabilidade financeira nas empresas.
Das 694 mil empresas introduzidas no mercado em 2009, apenas 47,5% estavam em funcionamento em 2013. Após o primeiro ano de funcionamento, 158 mil fecharam as portas. Assim como empresas fecham as portas, projetos podem fracassar pela falta de análise e estudo da viabilidade.
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Saiba como estudar a viabilidade financeira
Os projetos de TI são considerados meios para alavancar os negócios da empresa e por isso os riscos de perda de investimentos financeiros devem ser mínimos, para que não sejam escolhidos projetos errados ou que apresentam resultados inadequados do ponto de vista custo/benefício.
Esse estudo pode ser técnico, estratégico e econômico-financeiro por meio dos indicadores de Fluxo de caixa, como o Payback, Valor Presente Líquido (VPL) e Taxa Interna de Retorno (TIR). Os mais usados para os projetos de TI são o TCO (Total Cost of Ownership) e o ROI (Retorno sobre Investimento).
Na maioria dos casos, esses indicadores são usados no front-end do projeto, ou seja, na primeira etapa. Portanto, os dados apresentados tornam-se referências para as próximas fases e para manter a decisão de continuar a execução do projeto.
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Conheça as técnicas e saiba como usá-las:
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa, deve contemplar todas as projeções de investimento inicial e os resultados a serem obtidos após a conclusão do projeto. Nele, devem constar todas as despesas efetivas com tecnologia, equipamentos, processos e pessoas, além também de ter a expectativa de resultado que é bem simples. Basta calcular a diferença entre as receitas do projeto e as despesas de manutenção de acordo com o período determinado para todo o ciclo do projeto.
Payback
O Payback basicamente verifica o tempo para que o recurso seja recuperado e para que oprojeto passe a “se pagar”, ou seja, após o período, está pago e começam os lucros. Para que seja bem sucedido, é importante que, desde o início, defina-se um prazo para que o retorno seja evidenciado, podendo ser de um, dois, três ou mais anos.
Geralmente este método é usado para analisar projetos com menores impactos financeiros para as organizações ou também como segunda opção para fazer a análise de viabilidade econômica.
VPL
O Valor Presente Líquido (VPL) é usado para avaliar se o investimento no projeto terá um retorno positivo ao término dele. Vamos supor que, em um projeto de cinco anos, serão investidos nos três primeiros anos, R$ 100 mil/ano. A partir do terceiro ano, a estimativa é começar a receber R$ 200 mil até o quinto ano.
Desta forma, foram investidos R$ 300 mil em cinco anos com retorno de R$ 600 mil no final do projeto. Em um primeiro momento, parece ser interessante, pois se diminuir o valor investido pelo resultado em cinco anos terá um montante de R$ 300 mil.
Porém, não é tão simples assim. Neste caso é preciso trazer esse valor investido para a data atual, por isso o VPL é calculado da seguinte maneira: desconta o fluxo de caixa a uma taxa específica, trazendo desta forma os valores para o presente.
Suponhamos que a taxa seja de 15% anual, o VPL deste projeto é de R$ 116.996,63. Se é positivo, é viável.
Taxa Interna de Retorno – TIR
A Taxa Interna de Retorno é um indicador que, diferente do VPL, que apresenta valores, ela informa um percentual de retorno do investimento. Vamos supor que a empresa acredita que investimentos com rendimentos maiores que 30% ao longo do projeto são interessantes, caso contrário a empresa não estará disposta a investir nesse projeto, sendo assim, calculando a TIR, este valor sendo maior que 30% o projeto é atrativo para empresa.
TCO e ROI
O TCO (Total Cost of Ownership) e o ROI (Retorno sobre Investimento) são hoje os principais aliados dos Gerentes de tecnologia no cálculo de retorno dos projetos. Segundo levantamento feito pelo portal CIO.com 59% dos 225 gestores entrevistados, disseram que o ROI influenciou na tomada de decisão e os outros 41% responderam que optaram pelo TCO.
O ROI, que é a relação entre valor esperado sobre o valor dos custos, permite definir limites de investimento, deixa claro o impacto que o projeto pode gerar para os negócios e facilita a prestação de contas.
Aqui o cálculo é da seguinte forma: Valor Esperado/Valor dos custos*100. Se o resultado for menos de 100% é sinal de que há poucas razões para investimentos em determinado projeto.
Já o TCO é usado por gestores e gerentes de projetos de TI como principal metodologia para medir o nível de qualidade do projeto, além dos custos e retornos que a empresa vai ter no uso de computadores.
Por isso, o TCO é usado para analisar os custos diretos e indiretos que estejam diretamente relacionados à compra de investimentos importantes, como software, servidores e hardware. Nesta estimativa também é importante incluir os gastos para mantê-los em funcionamento.
Outro ponto avaliado são os custos com profissionais para fazer a manutenção em casos de incidentes, falha no desempenho, infraestrutura, valores para testes, quebras de segurança e custo para desativar o equipamento, caso seja necessário. É preciso analisar todos os cenários e incluir os custos para avaliar o cenário de risco e sucesso.
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