O fluxo de caixa é uma estratégia utilizada para controlar a movimentação financeira (entradas e saídas de recursos) em um determinado período de tempo em uma empresa. Ao aplicá-lo, o gestor consegue desenvolver uma boa gerência da sua PME, evitando que o dinheiro seja utilizado de maneira incorreta.
Em outras palavras, manter um fluxo de caixa saudável é um dos aspectos mais importantes para a estabilidade de uma pequena ou média empresa. É uma ferramenta aparentemente simples, mas indispensável para todos os empreendedores que desejam manter as contas em ordem.
Para facilitar o seu trabalho, a seguir, apresentaremos ótimas dicas de como gerir o fluxo de caixa da sua PME. Continue com a gente e saiba como ser bem-sucedido nessa estratégia. Boa leitura!
Como explicado, a análise de fluxo de caixa só funciona quando você define um período para avaliação. Isso é importante para que os números extraídos sejam reais e o estudo não seja feito de maneira aleatória.
Uma ótima dica é definir períodos mais longos, de ciclos fechados, como seis ou doze meses. Você também pode escolher o tempo de duração de uma promoção ou estratégia específica.
Definido o período para a análise do fluxo de caixa, o próximo passo é contabilizar todo o saldo atual das contas. E isso deve englobar todo o dinheiro, por exemplo:
Tome esse valor total como um ponto de partida na sua iniciativa de controle do fluxo financeiro.
Para gerir corretamente um fluxo de caixa é preciso dedicação e disciplina diariamente por parte dos empresários. Uma planilha pode auxiliar na tarefa cotidiana de checar as contas.
Dentro das categorias, você pode criar as subcategorias mais adequadas ao seu negócio. Por exemplo: as saídas podem ser divididas em pelo menos três: fornecedores, despesas e outras. Em se tratando das entradas, elas costumam vir principalmente do que a empresa recebe das vendas.
Essa operação deve ser feita diariamente e depois de calcular o valor das entradas menos o das saídas, somado ao saldo inicial, o empresário tem acesso ao saldo final do dia. Esse número deve bater com o que há nas contas bancárias.
Além de fazer o controle, é preciso saber analisá-lo. Por exemplo: saldo negativo não significa prejuízo, mas sim, déficit de caixa. Há diferença entre saldo e lucro ou prejuízo.
Prejuízo ou lucro é resultado de vendas depois de subtraídos custos e despesas. No entanto, se o saldo for negativo com frequência, é bom prestar atenção nas movimentações financeiras da empresa. Normalmente, isso indica que está saindo mais dinheiro do que entrando.
Melhorar suas contas a receber pode ter um impacto imediato no seu fluxo de caixa. Para evitar crises, é importante saber exatamente quantos clientes possuem algum débito, por exemplo. Para isso, faça relatórios com esses clientes e trace estratégias e prazos de pagamento.
Preste atenção nas áreas de contas a pagar, contas a receber, cartões de crédito e estoque. Se começar a notar que existe desequilíbrio entre dinheiro que entra e sai, por exemplo, use os detalhes dos relatórios para gerar mais vendas, receber com rapidez e diminuir (ou parcelar) os pagamentos.
No entanto, vale lembrar que só será possível gerenciar e melhorar seu fluxo de caixa se os relatórios estiverem corretos, detalhados e atualizados. Ou seja, o grande segredo para manter a saúde do caixa da sua empresa é a disciplina para registrar todas as movimentações financeiras diariamente.
Gerir o fluxo de caixa significa controlar não só o saldo atual como também projetar os valores futuros. Por isso, é importante anotar e acompanhar os recebíveis que ocorrerão em datas específicas.
Essa é uma forma inteligente de controlar o fluxo de entrada e saída de capital. Ao contabilizar os valores apenas no dia do pagamento, você corre o risco de se perder entre os números e saldos financeiros.
Além disso, a projeção ajuda na montagem de uma estratégia de previsibilidade. Como gestor, você consegue planejar o caminho do capital financeiro antes de mesmo de entrar em caixa.
Um dos grandes pecados de gestores e proprietários de PMEs é a utilização de finanças pessoais para objetivos empresariais ou vice-versa. Por contar com pessoal reduzido nos departamentos financeiros, esse tipo de situação acaba acontecendo sem nenhum tipo de critério.
Claro que, na maioria dos casos, isso é feito na melhor das intenções. A ideia é utilizar recursos externos para otimizar a gestão da empresa ou solucionar uma dificuldade pontual.
No entanto, por mais que a ação seja aparentemente benéfica, é crucial que ela jamais aconteça. Misturar as contas é o primeiro passo para a perda de controle do fluxo de caixa e, consequentemente, desestabilização financeira do negócio.
Não pense que você “ajustará o saldo depois”. Por mais que seja tentador, busque sempre saídas mais corporativas para resolver os contratempos da empresa.
Nunca antes na história a tecnologia influenciou tanto a rotina de pessoas e empresas. Com a capacidade de facilitar processos e otimizar a execução de atividades, a adoção de soluções tecnológicas tem sido uma prática cada vez mais comum.
São exatamente essas vantagens que tornam a adoção tecnológica um fator essencial para o gerenciamento do fluxo de caixa.
Afinal, por mais que você siga um planejamento e mantenha a disciplina, acompanhar números e atualizações financeiras não é tarefa simples. E a utilização de ferramentas obsoletas, como papel e bloco de notas, não ajuda muito nesse sentido.
Mas com o uso de soluções inteligentes tudo muda. A boa notícia é que hoje já existem plataformas completas para o controle financeiro de uma empresa. E nem é preciso ser um expert em tecnologia para utilizar as ferramentas, pois, geralmente, são soluções com layout interativo e de fácil compreensão.
Não vale a pena arriscar tentando gerenciar o seu fluxo de caixa através de achismos e intuições. Implemente as ferramentas que agreguem verdadeiro valor para o seu negócio e siga as nossas dicas de otimização. É através dessa iniciativa que você será bem-sucedido em controlar as finanças e desenvolver novas estratégias para a sua MPE.
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Gostou das dicas? Que tal agora conhecer em detalhes o sistema de gestão financeira da Algar Telecom?
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