O departamento de compras tem uma função primordial para o dia a dia de qualquer grande empresa. Cada vez mais, seus efeitos são percebidos e valorizados dentro da corporação. Aos poucos, essa área passou de um setor que praticamente se limitava a cumprir tarefas preestabelecidas para exercer um papel altamente estratégico, capaz de assegurar economia, desenvolvimento e produtividade corporativa.
Quando recebe uma gestão eficiente, o planejamento de compras resulta na obtenção das mercadorias e produtos com o melhor custo-benefício para a empresa, aliando qualidade ao preço. Além disso, cabe a esses profissionais estabelecer uma excelente relação com os fornecedores, sendo capaz de negociar e garantir as mais vantajosas condições de pagamentos, prazos e entrega.
No entanto, como qualquer outra função dentro da cadeia produtiva, a compra está sendo radicalmente impactada pelas tecnologias emergentes. A Inteligência Artificial (IA), por exemplo, cujos efeitos de transformação geralmente são associados a áreas como vendas ou atendimento ao cliente, impactará diretamente no setor de aquisição nos próximos anos.
Para se ter uma ideia, o Gartner acredita que ferramentas de IA para empresas devem movimentar quase três milhões de dólares nos próximos três anos. De olho nessa realidade, desenvolvedores têm pesquisado e aprimorado essa tecnologia para diferentes funções corporativas. Afinal, esses dispositivos são capazes de aprender comandos e executar funções automáticas.
Começar a planejar um departamento de compras altamente inteligente, integrado e tecnológico pode significar um grande pioneirismo, além de gerar vantagens competitivas em diferentes esferas. Portanto, um gestor deve, necessariamente, ficar atento a essas tendências.
Na realidade atual de um departamento de compras, a IA já permite um aumento considerável de produtividade, economia do tempo de trabalho da equipe, automatização de processos repetitivos, a minimização da incidência de erros e a interpretação muito mais assertiva de informações.
Na prática, todo o ciclo de compras pode ser otimizado, como a análise de requisições, seleção de fornecedores, cotações de preços, emissão de pedidos de compra, cálculo da entrega, aceitação de mercadorias e aprovação de faturas.
Descubra um pouco mais como a IA pode ser útil, agora e nos próximos anos, para o departamento de compras de sua empresa:
Revisa melhor os documentos em busca de erros
Uma grande empresa possui uma infinidade de documentos gerados diariamente por suas negociações com fornecedores. O resultado é um banco de dados que, muitas vezes, gera uma morosidade em sua interpretação. Geralmente, existem analistas especializados responsáveis por uma análise manual, conferindo, diariamente, se há algum tipo de erro nas mínimas negociações.
Já existem ferramentas de IA desenvolvidas para acompanhar a emissão desses arquivos. Por meio de algoritmos que executam um eficiente cruzamento de dados, a revisão de notas fiscais, extratos, recibos, depósitos e demais aspectos financeiros podem ser automaticamente avaliados. Qualquer erro, mesmo que irrisório, poderá ser identificado pelo sistema, com uma agilidade e efetividade sem precedentes.
Além disso, ferramentas denominadas OCR, (reconhecimento óptico de caracteres, em português) serão capazes de organizar e interpretar contratos e notas fiscais.
Descobre os fornecedores mais vantajosos
A depender do segmento, uma grande empresa pode ter até milhares de fornecedores. Cada escolha de mercadoria, por menor transação financeira que ela gere, será somada a um grande montante ao fim de cada mês. Portanto, é preciso escolher sempre a melhor opção para a corporação, não havendo dúvidas sobre a efetividade daquela escolha.
Análise de dados inteligente, com base em Big Data e Machine Learning, já é amplamente utilizada para conhecer melhor o consumidor e especificar a visibilidade dos produtos a um determinado público-alvo. Empresas inovadoras estão adotando essa mesma lógica para os demais stakeholders, sobretudo os fornecedores. Isso é feito através de ferramentas capazes de divulgar a empresa para potenciais parceiros espalhados pelo mundo todo.
O resultado é que diferentes atuantes no mercado, que jamais teriam a oportunidade de conhecer a sua companhia por meios comuns, descobrirão a corporação, mandando propostas de parcerias, até então, inimagináveis.
Esse caminho também pode ser inverso, no qual a corporação é quem descobre esses potenciais parceiros e manda suas propostas de negociações. Isso é feito por sistemas de busca amparados em IA, com resultados muito mais precisos do que buscadores convencionais. A cotação de preços, nesse caso, é feita de forma automatizada, selecionada e abrangente.
Automatiza a burocracia
O departamento de compras é um dos mais metódicos de toda a cadeia produtiva da empresa. Por muitos anos, profissionais de muito potencial criativo eram obrigados a limitar sua capacidade para executar tarefas repetitivas e inflexíveis. Essa realidade já começou a ser modificada pela implementação de chatbots.
Ainda em fase de experimentação para muitas empresas, esses softwares capazes de simular a interação humana por meio da identificação de padrões substituirão os profissionais em atividades burocráticas. Por conseguir se adaptar e aprender à medida que é utilizado, esse sistema otimizará o setor, uma vez que eliminará a necessidade de funcionários se dedicarem exaustivamente a uma única e repetitiva função.
Garante segurança antifraude
Os pagamentos são outro ponto que podem sofrer um impacto altamente positivo devido à evolução da IA. Quase toda grande empresa estabelece relações à distância com fornecedores. Isso gera transações financeiras por meio de transferências bancárias convencionais. A depender da situação, um gestor pode ser vítima de fraudes, ações mal intencionadas e demais possibilidades de golpes.
Muitos sistemas de Inteligência Artificial já utilizam o recurso de criptografia introduzidos, como blockchain. De forma automática, processos como validação de contratos, ordens de compras e pagamentos já estarão protegidos por essa tecnologia, capaz de identificar possíveis ameaças.
Monitora as compras
É comum um gestor se preocupar se a chegada das mercadorias se dará em tempo hábil ou não. Nesse quesito, a evolução se dá pela Inteligência Artificial aplicada ao contexto de Internet das Coisas. O desenvolvimento tecnológico permitiu o desenvolvimento de uma rede de componentes conectados entre si até então impossível.
A IA utiliza, então, sistemas aplicados especificamente a esses dispositivos, conseguindo rastrear, de forma exata e inteligente, cada etapa da mercadoria, desde a compra até a entrega. Além disso, também será cada vez mais possível obter ferramentas que colhem, em tempo integral, dados detalhados e verdadeiros da produção dos fornecedores, por meio de observação de seu estoque e estrutura produtiva.
Ficou claro como o desenvolvimento tecnológico já começou a modificar a realidade do departamento de compras nas empresas, não é mesmo? Lembre-se que, quanto mais você se familiarizar com esse novo cenário, mais chance você terá de largar na frente de seus concorrentes. Afinal, inovar é sempre um sinônimo de sucesso.
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