Um dos fortes estereótipos do mundo empresarial é a famosa figura do empreendedor extremamente ocupado, que desempenha diversas tarefas simultaneamente. Facilmente encontrado em qualquer banco de imagens online, o clássico clip art (e suas variações) do sujeito com múltiplos braços e mãos, realizando várias atividades ao mesmo tempo, já faz parte de uma memória simbólica do dia a dia de um gestor.
Esse imaginário também se estende aos demais colaboradores da empresa que, culturalmente, são relacionados às seguintes adjetivações: ocupado, atarefado, sem tempo, sobrecarregado, cansado, esgotado, dentre outras palavras típicas do léxico estereotípico que caracteriza o dia a dia de trabalho dentro de uma organização.
De fato, essa leitura não pode ser considerada equivocada, porque a rotina de um empreendedor e seus colaboradores realmente tende a ser corrida e atribulada. No entanto, essa ideia do trabalhador ocupado como sinônimo de produtividade já não se sustenta. O culto ao sujeito ocupado como alguém produtivo é um grande erro, que é arrastado até hoje para, simbolicamente, representar algo positivo.
Em nossa sociedade, dizer que está ocupado, sobrecarregado, que passa a semana toda pulando de um problema para outro, que vive conectado e disponível para a realização de qualquer tarefa, tornou-se um mérito, uma forma de se mostrar importante socialmente.
No entanto, nesse mercado em que a sobrecarga de trabalho é transversalmente proporcional ao prestígio social, comete-se um forte engano. Cabe, portanto, nesse contexto, desambiguar algumas dessas noções.
Primeiramente, estar abarrotado de tarefas para fazer não representa, necessariamente, estar ocupado. Em segundo lugar, ocupar-se de diferentes atividades, seja em sequência ou simultaneamente, também não significa resolver o que é necessário. Isto é, o empreender ocupado, mas que não realiza o que precisa ser feito, não pode ser entendido como alguém produtivo.
Tendo esclarecido que sobrecarga de trabalho, ou se manter ocupado o dia todo, não significa ser produtivo, a questão se especifica: como incentivar a produtividade no contexto das micro e pequenas empresas? A fim de respondê-la, lista-se abaixo 5 dicas para o gestor da empresa desenvolver soluções visando ter uma equipe mais produtiva e ocupada com o que realmente importa.
1 – Planeje metas e defina os processos para a equipe
Provavelmente a ação mais certeira que o empreendedor pode realizar quando o assunto é ser mais produtivo é: planejamento. Traçar metas e fixar objetivos são das estratégias eficazes para motivar uma equipe de colaboradores. Conseguir planejar os objetivos, no curto e longo prazo, pode ativar uma reação em cadeia que, com a adesão de todos, resultará no aumento da produtividade de todos os funcionários que atuam na empresa.
Ademais, para potencializar ainda mais essa motivação, o gestor deve definir e delimitar os processos. Para isso, deve-se organizar um calendário com todas as atividades a serem realizadas dentro de determinado período, de modo detalhado, claro e estratégico. Outro benefício em definir exatamente todos os processos é a redução das margens de erro, o que pode impedir a ocorrência de atrasos e a procrastinação da equipe.
2 – Use a tecnologia a seu favor
Na era da tecnologia, o empreendedor deve estar antenado para fazer uso das melhores ferramentas digitais, que resultam em otimização de tempo e aumento da produtividade de sua equipe. Para isso, deve-se adotar softwares organizacionais com funções de controle de tarefas, gerenciamento de projetos e compartilhamento de dados.
A ferramenta Office 365, por exemplo, pode facilitar essa otimização de tempo, já que oferece a possibilidade das atividades serem realizadas de qualquer lugar. Por meio dessa ferramenta, toda a equipe pode acessar e trabalhar, de qualquer dispositivo, com os arquivos compartilhados simultaneamente e com as ferramentas necessárias para a realização de cada tarefa.
O Office 365, além de dispor de todo o pacote Office, da Microsoft, também oferece e-mail de nível empresarial, calendários compartilhados, mensagens instantâneas, webconferência e acesso aos documentos mais atualizados armazenados na nuvem, ferramentas indispensáveis para muitas empresas atualmente.
3 – Invista na capacitação dos colaboradores
Investir nos funcionários é investir na própria empresa. Cursos, eventos, palestras e congressos podem ser boas alternativas para que o colaborador retorne mais motivado e com novas ideias que potencializam o trabalho da equipe.
Diversos estudos apontam que, com um simples treinamento para os colaboradores, pode-se aumentar a produtividade de uma equipe inteira. O investimento em conhecimento é a melhor forma da empresa “comprar” tempo, porque pode ajudar fortemente na otimização dos processos operacionais a curto, médio e longo prazo.
Aliada à sugestão anterior, essa capacitação pode ser realizada utilizando soluções tecnológicas, via mobile learning, por exemplo, por meio da oferta de cursos, treinamentos e atividades produzidas para smartphones, que podem ser realizadas fora da empresa.
4 – Foque na individualidade dos funcionários
Outro fator que pode colaborar para o aumento da produtividade, além do desenvolvimento da motivação da equipe, é o tratamento individual de cada colaborador. O líder deve sempre estar atento à individualidade dos membros de sua equipe, a fim de otimizar tempo e tarefas.
Muitas vezes, a dificuldade para a realização de algumas atividades pode se contrapor à habilidade na execução de outras. Com esse tipo de análise, é possível distribuir tarefas entre os colaboradores, de acordo com suas qualidades e facilidades, reduzindo o tempo na execução e aumentando a produtividade da empresa.
Além disso, esse modelo de gestão pode auxiliar o empreendedor a saber exatamente os pontos fortes e fracos de cada funcionário para que, desse modo, possa pensar em medidas, a fim de que um colaborador possa ajudar outro em alguma tarefa e vice-versa, contribuindo para uma equipe mais cooperativa, produtiva e alinhada.
5 – Promova um clima harmônico e busque motivar a equipe
A última dica coroa as demais: para que todas as medidas que objetivam o aumento da produtividade em uma empresa sejam realmente efetivas, o ambiente de trabalho deve ser leve e harmônico. Uma equipe produtiva é uma equipe em sintonia. Por isso, as condições de trabalho e o clima da organização precisam ser os melhores possíveis. Por esse motivo, é necessário que o gestor entenda quais são as preocupações e necessidades de cada colaborador da empresa.
Além disso, reconhecer o valor de cada funcionário é essencial para manter o ambiente sadio e propício à produtividade. O reconhecimento da empresa promove maior motivação e proatividade aos colaboradores. Ser reconhecido é fundamental para seguir numa linha crescente. Por isso, o empreendedor deve sempre buscar formas de motivar e valorizar a sua equipe.
Agora que você já sabe a diferença entre ser ocupado e ser produtivo, pretende implementar as dicas sugeridas, a fim de aumentar a produtividade no seu negócio? Exponha as suas impressões sobre esse tema nos comentários.
