O mapeamento de processos pode ser extremamente benéfico para uma empresa. Ele permite identificar onde estão suas ineficiências, ajudando a criar um plano para corrigi-las.
Além disso, o sistema contribui para melhorar a comunicação dentro de uma organização, documentando as etapas envolvidas em uma tarefa ou projeto específico.
Isso pode ser extremamente útil ao treinar novos funcionários ou explicar um processo complexo às partes interessadas.
Pensando em todos os benefícios proporcionados pelo mapeamento do fluxo de processo, desenvolvemos este artigo para explicar como ele funciona na prática.
Continue a leitura para saber mais!
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O que é mapeamento de processos?
O mapeamento de processos consiste em identificar as etapas necessárias para realizar uma determinada atividade, descrevendo os detalhes de execução, relacionando as pessoas envolvidas e os materiais utilizados.
Essa é uma ferramenta poderosa que pode ser utilizada para melhorar a eficiência e qualidade em qualquer organização.
Ao criar um mapa claro e conciso das etapas envolvidas em um processo, é possível identificar gargalos, imprecisões e áreas de melhoria.
Além disso, o mapeamento pode ser utilizado para agilizar procedimentos, reduzir custos e aumentar a satisfação dos clientes. Embora os benefícios sejam claros, o processo em si pode ser complexo e demorado.
Por esse motivo, é importante trabalhar com um consultor experiente que possa garantir que o projeto seja concluído de maneira eficaz e eficiente.
Com o auxílio de um mapa de processo bem estruturado, sua organização pode atingir novos patamares de sucesso.
Objetivos do mapeamento de processos
Mapear processos é uma maneira de entender como as atividades funcionam na prática, para então identificar pontos de melhoria ou até de transformação mais profunda.
O mapeamento também pode ser utilizado para documentar e padronizar os processos da empresa, garantindo o alinhamento das tarefas e a qualidade dos serviços prestados.
Na prática, esse método busca responder algumas questões para compreender o fluxo das atividades, como:
- quem faz parte desse processo?
- qual é o objetivo e o resultado esperado?
- quais os riscos e dificuldades envolvidos?
- quais são as atividades necessárias para executar o processo?
- quais os recursos (humanos, financeiros e materiais) utilizados no processo?
Nível do mapeamento do fluxo de processo
De maneira geral, existe uma classificação dos sistemas, assim como uma categorização sobre o nível de profundidade do mapeamento de processos.
Esses níveis são definidos de acordo com os objetivos do mapa, sendo os três mais tradicionais:
- nível 1 – descritivo: traz uma visão mais básica dos processos, tendo como objetivo principal o alinhamento das etapas entre as pessoas envolvidas nas atividades;
- nível 2 – analítico: esse nível já oferece uma visão mais técnica, com foco nos eventos e em tratamentos de exceção;
- nível 3 – executável: aqui o foco está nos dados, tendo o objetivo de definir as atividades a serem implementadas.
Tipos de mapeamento de processos
Existem diferentes tipos de mapeamento de processos, cada um deles com objetivos e focos específicos.
Para saber qual se adequa melhor a sua proposta, é preciso entender como cada tipo de mapa funciona.
Dentre os modelos mais comuns, podemos citar os seguintes:
- mapeamento de documentos: o objetivo é registrar as entradas e saídas dos processos;
- mapa de processo detalhado: como o nome já revela, esse mapa traz uma visão mais detalhada das etapas do processo;
- mapa de processo de atividades: esse mapeamento traz uma visão sobre as atividades com e sem valor agregado de cada processo;
- mapa renderizado: com o objetivo de identificar áreas de melhoria, esse mapeamento representa o estado atual e futuro dos processos;
- mapa de alto nível: aqui, o foco é representar processos que envolvem interações entre fornecedor, entrada, saída, processo e cliente, sistema conhecido pela sigla SIPOC.
Qual é a importância de fazer o mapeamento de processos?
Os processos são a base da estrutura operacional de uma organização e, portanto, conhecê-los bem é fundamental para garantir que estejam funcionando corretamente.
Além disso, o mapeamento de processos também pode ajudar a identificar áreas onde as atividades podem ser melhoradas ou otimizadas.
Isso pode levar a uma maior eficiência operacional e, eventualmente, à melhoria dos resultados da organização.
Se você ainda se pergunta por que criar um mapeamento de processos é importante, vale a pena conferir os motivos a seguir.
Delimitação de funções
Os objetivos do mapeamento do fluxo de processo não se limitam apenas a organizar as atividades envolvidas nas etapas de execução, mas também indica quem são as pessoas que fazem parte dessas tarefas.
A partir dessa descrição, é possível ter clareza sobre os responsáveis por cada etapa do processo e também sobre as funções de cada um dentro desses procedimentos.
Isso contribui para manter o fluxo de tarefas alinhado, com transparência sobre o impacto de diferentes trabalhos na execução de outras atividades.
Identificação de gargalos
Quando alguma etapa do processo não flui da maneira adequada, toda a operação pode ser prejudicada.
Uma das principais funções do mapeamento é identificar esses gargalos para evitar problemas maiores no andamento do trabalho.
Ao saber quais são os pontos que atrapalham o processo de alguma maneira, é possível definir estratégias para remodelar essas atividades e otimizá-las para melhorar a performance.
Previsão de custos e recursos
Ao entender com clareza as etapas e esforços investidos em um processo, o gerenciamento de recursos fica muito mais fácil.
Com o mapeamento de processos, é possível compreender quais são os recursos humanos, financeiros e materiais utilizados em cada operação, garantindo um planejamento mais assertivo e uma redução de custos.
Estimação do desempenho
Outro motivo para mapear processos é a possibilidade de mensurar o desempenho das atividades.
Como o mapeamento permite a padronização das tarefas, ele acaba também simplificando a análise de indicadores de desempenho, uma vez que todos executarão os processos da mesma maneira.
Eliminação de processos desnecessários
Ao mapear um processo, você pode perceber que ele não agrega valor para o seu negócio.
Isso é muito comum, pois com o desenvolvimento da empresa, as demandas acabam sofrendo alterações naturalmente: o que era uma prioridade antes, pode hoje ser um investimento de tempo e dinheiro desnecessário.
Neste ponto, o mapeamento ajuda a reavaliar as operações, identificando quais delas não fazem mais sentido para o cenário atual da organização ou quais podem passar por uma automatização de processos.
Benefícios do mapeamento de processos
Como vimos acima, o mapeamento é importante tanto para compreender os processos existentes quanto para identificar maneiras de melhorá-los e alcançar melhores resultados.
Essa análise dos processos traz inúmeros benefícios para a empresa e nós listamos os principais para compartilhar com você. Confira a seguir.
Padronização de trabalho e processos
A padronização das atividades é um passo fundamental para garantir a compatibilidade na forma de executar as tarefas, mesmo que elas sejam realizadas por pessoas diferentes.
Isso traz maior segurança e eficiência para os processos, mantendo o nível de qualidade determinado pela empresa.
Aumento do controle
Ao compreender os processos de maneira detalhada e garantir atividades padronizadas, controlar as operações se torna uma tarefa mais simples.
Isso porque você tem maior previsibilidade sobre as ações desenvolvidas e dos seus resultados.
Sendo assim, os imprevistos são reduzidos e o acompanhamento operacional torna-se mais fácil e tranquilo.
Otimização do trabalho
O mapeamento de processos fornece uma visão clara sobre as informações, ideais e execução dos projetos, o que garante a otimização de diversas áreas do negócio.
Aqui, é possível citar pontos de melhoria, como:
- redução de custos;
- aumento na produtividade;
- gestão de processos simplificada;
- redução de falhas nos processos;
- maior previsibilidade sobre processos e resultados.
Redução de falhas
Um dos grandes objetivos do mapeamento do fluxo de processo é exatamente identificar as falhas que prejudicam o desenvolvimento das tarefas.
Neste contexto, o mapa é um grande aliado para reduzir os problemas que atrasam, dificultam ou impedem um projeto de ser bem sucedido.
6 passos para fazer o mapeamento de processos na sua empresa
1º Defina os processos que serão mapeados
Escolher mapear todos os processos da empresa de uma só vez não é a melhor tática, pois demanda muito tempo, energia e dinheiro para ser colocada em prática.
Por isso, o primeiro passo para fazer o mapeamento de processos é definir quais processos serão avaliados.
Identifique o que é prioridade e foque naquelas operações que são realmente importantes para a organização no momento ou que tendem a trazer resultados mais rápidos.
Para fazer essa classificação, faça as seguintes perguntas:
- qual é o nível de criticidade do processo?
- por que esse processo deve ser mapeado?
- quais são os riscos e o nível de detalhamento desse processo?
2º Elabore um mapa de processo
Depois de entender quais processos são prioridade para o mapeamento, é hora de executar o mapa em si, ou seja, desenvolver a representação gráfica com a sequência de tarefas desse processo.
Esse mapa deve mostrar informações sobre a entrada, o processamento e a saída do processo.
A entrada normalmente fala sobre os insumos utilizados, enquanto o processamento trata das atividades executadas e a saída representa os serviços ou produtos desenvolvidos, bem como os resultados alcançados com o processo.
3º Cheque se os elementos estão corretos e condizentes com o contexto da organização
Antes de seguir com o método, é importante conferir os dados do mapa para certificar-se de que os elementos gráficos e as informações estão corretas.
Todos os dados do mapeamento de processos precisam estar alinhados com o contexto atual da organização, por isso é interessante validá-los com os colaboradores e gestores envolvidos no processo.
4º Avalie o funcionamento e a eficácia
Com o processo já mapeado, é hora de avaliar o funcionamento dele em seu formato atual. Para isso, considere os objetivos da empresa e a experiência do cliente.
Analise a eficácia das etapas existentes e realize pesquisas com o time para receber sugestões sobre como melhorar o processo para garantir o sucesso da organização e também a satisfação do consumidor.
Depois disso, faça um novo mapa descrevendo as mudanças do fluxo de trabalho já remodelado.
5º Automatize o fluxo de trabalho
O novo fluxo de trabalho pode envolver a automação de algumas tarefas para otimizar todo o processo, aumentando a produtividade, a eficiência e a qualidade nas entregas.
Algumas atividades que podem ser automatizadas são:
- pagamentos;
- atendimento ao cliente;
- processamento de pedidos;
- respostas automáticas por chatbot.
6º Faça o acompanhamento periódico dos resultados
Acompanhar os resultados desse mapeamento de processos é importante para avaliar a eficiência do que foi desenvolvido, alterado e inserido nas etapas do projeto.
Defina KPIs (Key Performance Indicators) alinhados com o seu objetivo e mantenha um gerenciamento sobre eles, avaliando-os de forma constante e ajustando-os se necessário.
Quais são os símbolos do mapeamento do processo?
Como você já sabe, o mapeamento do processo traz uma representação gráfica das etapas nele envolvidas. Para isso, são utilizados símbolos básicos que descrevem elementos-chave.
Esses símbolos derivam de uma norma internacional aplicada nos desenhos de mapa, que é a linguagem de modelagem unificada, também conhecida pela sigla UML. Isso inclui:
- setas;
- caixas;
- círculos;
- losangos;
- retângulos.
O mapa funciona então como um fluxograma, trazendo todas as informações sobre o processo com destaque para esses pontos-chaves.
Perguntas frequentes
Quais são as diferenças entre mapa, modelo e diagrama de processo?
O mapa, o modelo e o diagrama de processos se diferenciam, basicamente, pelo nível de detalhamento de cada um.
Confira as informações trazidas por eles:
- diagrama de processo: representa informações sobre o fluxo de trabalho e as principais atividades realizadas no processo;
- mapa de processo: traz detalhes sobre os responsáveis pelas tarefas, os eventos e os resultados do processo, sendo mais completo que o diagrama;
- modelo de processo: apresenta dados mais complexos, incluindo informações sobre o estado do negócio e de seus recursos, como pessoas, automação e finanças, por exemplo.
Quando é necessário fazer o mapeamento de processos?
Você já sabe por que criar um mapeamento de processos é importante, mas para saber quando é o momento ideal para fazer isso é preciso entender as necessidades do seu negócio.
Se identificar que os processos apresentam atrasos frequentes, ruídos na comunicação ou alta necessidade de retrabalho, pode ser um sinal de que eles precisam de melhorias e o mapa pode ajudar.
Existem ferramentas de mapeamento de processos?
Existem diversas ferramentas de mapeamento de processos e dentre elas podemos destacar:
- matriz GUT;
- matriz SIPOC;
- análise SWOT;
- modelagem BPMN.
Conclusão
No geral, os benefícios do mapeamento de processos o tornam uma ferramenta valiosa para qualquer negócio.
Como vimos neste conteúdo, é possível utilizar o mapa para compreender as etapas de um processo, documentá-las e padronizá-las, chegando assim a uma execução mais eficiente.
Para criar o mapeamento, automatizar tarefas e acompanhar os resultados são pontos fundamentais.
A partir disso, é possível desenvolver mapas eficientes e enxergar retornos muito positivos nas operações.
