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Entenda o que são as ferramentas colaborativas e por que sua empresa precisa delas

Algar Telecom | 3 de dezembro de 2015

As ferramentas colaborativas são soluções tecnológicas que auxiliam na automatização dos fluxos de atividade e na agregação dos indivíduos que compõem uma ou várias equipes. São aplicações que, além de dar às pessoas a chance de ajudar umas às outras, facilitando a forma com que trabalham, proporcionam aos gestores e líderes de projetos uma visão panorâmica do andamento das atividades, ampliando o poder de delegação e gerenciamento de pessoas.

Principais vantagens das ferramentas colaborativas

Do ganho de tempo à ampliação do conhecimento das pessoas, passando por redução de custos, incremento de produtividade, mais poder de mobilidade e melhorias na comunicação interna: conheça os principais benefícios que as ferramentas colaborativas oferecem para as empresas.

Ganho de tempo e redução de custos

Usando boas ferramentas colaborativas online, não há mais a necessidade de organizar várias reuniões presenciais ou fazer inúmeros telefonemas durante o dia para tratar de temas da operação ou para analisar documentos. Eles podem ser enviados para a ferramenta e os revisores podem ser notificados automaticamente via e-mail ou SMS, entre outros tipos de alertas. A partir deste fluxo de atividade parametrizado no sistema o ganho de tempo é grande, além de reduzir custos de telefonemas, deslocamentos etc.

Aumento da produtividade

Uma pesquisa do McKinsey Global Institute revelou que as tecnologias sociais, como também são chamadas as ferramentas colaborativas, podem melhorar em até 25% a produtividade das equipes por fazer com que os indivíduos dividam as responsabilidades e somem forças para encontrar soluções em menos tempo do que o habitual.

O intercâmbio de conhecimento e a sensação de pertencimento à uma equipe contribuem muito com isso, pois fazem com que as pessoas se sintam responsáveis pelos resultados de todo o grupo.

Mobilidade

Estando conectados à internet, com boas ferramentas colaborativas, os membros da equipe podem trabalhar remotamente a partir de seus dispositivos (notebooks, smartphones, tablets etc.). Isto significa que é possível que uma equipe seja completamente mobilizada, em diversos lugares, porém continuam trabalhando de forma organizada.

Colegas de trabalho em diferentes estados ou mesmo países podem facilmente trabalhar juntos no mesmo projeto, ajudando a empresa à estruturar a melhor equipe possível para o desenvolvimento de um projeto, independentemente da localização dos colaboradores.

Isso também significa que, enquanto os funcionários estão longe do escritório em uma viagem de negócios, eles não precisam ser desconectados de um projeto, e podem contribuir para isso como se estivessem em suas mesas.

Melhoria na comunicação interna

Quase todos os projetos de trabalho têm algum tipo de notificação associado, e geralmente tempos de relatórios são estressantes. Às vezes, é fácil perder o controle de algumas das atividades que têm sido feitas para um determinado projeto, especialmente quando você está trabalhando com uma grande equipe.

No entanto, usando uma boa ferramenta de colaboração online, é fácil gerar rapidamente relatórios detalhados que incluem todas as atividades associadas à um determinado projeto, dando mais tempo aos membros da equipe para trabalharem em atividades geradoras de resultados.

Em outras palavras, todo da equipem ficam alinhados e a atualizado de tudo que está acontecendo, todos falam a mesma língua e são mistificadas as possibilidades de desencontro de informações, erros e retrabalhos por ruídos de comunicação.

Integração dos departamentos com interação e engajamento

Uma das maiores dificuldades das empresas é promover a integração entre seus vários departamentos. Este desafio se aprofunda ainda mais quando há unidades geograficamente distantes.

Com boas ferramentas colaborativas fica mais fácil gerar integração e engajamento entre diferentes equipes, uma vez que há troca de informações e a possibilidade de buscar dados complementares ao conhecimento e facilitar as atividades do dia a dia.

Ampliação do conhecimento

O montante do investimento que as empresas fazem para promover a capacitação de seus profissionais pode ser realocado para outras ações se houver intercâmbio de conhecimento entre as pessoas.

Com boas ferramentas colaborativas é possível fazer com que os profissionais mais experientes repassem suas habilidades para quem necessita de auxílio, promovendo mais conhecimento e mais resultados à partir da colaboração.

Características essenciais das boas ferramentas colaborativas

Existem muitas opções de ferramentas colaborativas no mercado. Na hora de escolher, além de considerar as necessidades particulares do seu negócio, preste atenção nestas três características:

  • Interface amigável, de fácil entendimento e operação — a ferramenta precisa ser muito simples e intuitiva, para não gerar dúvidas e erros entre sua equipe;
  • Facilidade de controle pela liderança (controle de acesso e permissões de atividades) — o líder do projeto/equipe deve ter total facilidade para adicionar e excluir membros, delegar tarefas, criar níveis de privacidade e acesso etc;
  • Segurança da informação — ferramenta 100% segura contra danos e roubos de dados, dando ao pessoal de TI a segurança de que as informações do negócio não serão acessadas por pessoas não autorizadas;

Case Unilever: mais colaboração para que as equipes consigam criar mais ‘magia’

Existem vários exemplos de empresas que utilizam ferramentas colaborativas em sua operação. A Unilever, por exemplo, há pouco tempo foi destaque nas notícias por estenderem a colaboratividade através da tecnologia para clientes e parceiros comerciais em 190 países.

Em parceria com a Accenture, a empresa criou em apenas 12 semanas uma plataforma que permite que o intercâmbio de conhecimentos, melhores práticas e recursos criativos em todos os níveis da rede de negócios da companhia.

Para Marc Mathieu, vice-presidente sênior de Marketing da Unilever, a plataforma, que é um pool de ferramentas colaborativas, irá liberar as equipes para “criar mais magia para os clientes”.

Entre os benefícios que a gigante do mercado alimentício já percebeu, estão:

  • Rapidez de atualização de conhecimentos para equipe interna,  comerciantes e parceiros de negócios;
  • Ampliação do diálogo e intercâmbio de informações úteis ao negócio;
  • Engajamento e motivação dos colaboradores e parceiros;
  • Produção e centralização de conteúdo relevante para o dia a dia das operações;
  • Apoio aos profissionais de marketing com insights gerados nas ferramentas;
  • Melhorias na satisfação dos clientes a partir da troca de experiência entre diferentes equipes de diferentes localidades.

Você já utiliza ferramentas colaborativas para ampliar os resultados da sua equipe? Gostou destas dicas? Se tiver mais alguma dúvida, ou quiser conversar mais sobre isso, deixe seu comentário!

Por: Equipe de Conteúdo Algar Telecom

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